一個(gè)文檔管理系統(tǒng)的誕生(一):追根溯源

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本文是系列文章的第一篇,筆者從建立一個(gè)文檔管理系統(tǒng)的第一步講起:如何追根溯源,抓住用戶的原生需求。

從任務(wù)說(shuō)起

近期從老板處接到一項(xiàng)非產(chǎn)品工作,每天收集匯總公司多個(gè)運(yùn)營(yíng)小組編寫(xiě)的針對(duì)病種的專業(yè)性文檔(涉及到公司核心業(yè)務(wù),此處以文章指代)。

并至少滿足老板如下需要:

  • 為每個(gè)文檔分配唯一編碼;
  • 統(tǒng)一出口,使用者只能在我這獲取文檔;
  • 統(tǒng)計(jì)匯報(bào)每日完成的文檔數(shù)量;
  • 制作文檔清單,并定期更新。

收集統(tǒng)計(jì)這么簡(jiǎn)單的事,擼起袖子就干吧,結(jié)果往往一頓操作猛如虎,回頭一看不靠譜。

職場(chǎng)老炮說(shuō):會(huì)不會(huì)工作取決于能不能猜中老板心思。產(chǎn)品經(jīng)理會(huì)翻譯成:產(chǎn)品好不好取決于能不能抓住用戶的原生需求。

原生需求

Want 和 Need 是老生常談,今天只想補(bǔ)充一個(gè)Original Need。道生一,一生二,二生三,三生萬(wàn)物。大大小小的真實(shí)需求取之不盡,挖之不竭(其實(shí)能挖到真實(shí)需求已并非易事)。而一定存在一個(gè)原生需求來(lái)不斷產(chǎn)生這些真實(shí)需求,有果必有因,原生需求就像一條主干,圍繞著它生長(zhǎng)出來(lái)的才是各種真實(shí)需求。找到了主干,想跑偏都很難。

要透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì),先抽象再具體,先歸納再演繹,才能萬(wàn)變不離其宗。本質(zhì)的、抽象的、歸納的宗就是原生需求?!R大爺

抽象也好,歸納也罷。還是要基于大量的信息,信息從何而來(lái)是要解決的第一個(gè)問(wèn)題。直接從老板或相關(guān)第三方獲取信息是最直接的辦法。但即便如此,這些也只是信息源,少不了接下來(lái)自己的分析和加工。

今天,就拿上述老板提過(guò)的具體要求為例,聊一聊:怎么衍生出更多的信息?

先把書(shū)讀厚

先把書(shū)讀厚,再把書(shū)讀薄 ——華羅庚

分析出大量的信息就是把書(shū)讀厚,而歸納總結(jié)出原生需求就是把書(shū)讀薄。“十萬(wàn)個(gè)為什么”是最容易把書(shū)讀厚的方法之一。

我們先來(lái)簡(jiǎn)單分析一下:

為什么要為文章分配唯一編碼?

——就像每個(gè)人都有身份證,并且號(hào)碼肯定是唯一的。當(dāng)然是為了便于管理了,而且這串神秘的數(shù)字隱藏著不少關(guān)鍵信息呢,這個(gè)不用解釋了吧?。ㄓ绕涫?10開(kāi)頭的土著們)

為什么要統(tǒng)一出口?

——統(tǒng)一出口的前提是集中管理,目的是為了讓使用者明確該找誰(shuí)獲取,同時(shí)又能起到傳播控制的作用,防止傳播泛濫;

為什么統(tǒng)計(jì)匯報(bào)每日完成的文檔數(shù)量?

——工作進(jìn)度既體現(xiàn)了當(dāng)前的狀態(tài)和瓶頸,也為未來(lái)規(guī)劃和發(fā)展提供了依據(jù),因此需要時(shí)刻跟進(jìn)。

文檔清單干什么用?

——文檔的價(jià)值不是存起來(lái),而是用起來(lái),建立清單就是為了更好的使用。書(shū)要有目錄才會(huì)結(jié)構(gòu)清晰,便于索引。

再把書(shū)讀薄

通過(guò)上面的簡(jiǎn)單分析,總結(jié)成一句話就是:文檔很重要,要集中管理、實(shí)時(shí)監(jiān)控、便于使用。這就是粗略的原生需求了!

很多朋友會(huì)說(shuō),這么簡(jiǎn)單的事,有什么好分析的,干就完了。而且分析完了也是一句正確的廢話,你可能不知道是:總結(jié)這句廢話的兩個(gè)極其重要的好處:

  1. 在分析具體要求時(shí),會(huì)發(fā)現(xiàn)多個(gè)問(wèn)題的答案存有潛在的矛盾沖突。不要慌,這是好事,這會(huì)增強(qiáng)你對(duì)具體問(wèn)題的準(zhǔn)確理解。比如:上面有兩個(gè)問(wèn)題看起來(lái)是稍稍有一些沖突的,統(tǒng)一出口勢(shì)必會(huì)降低使用效率,而文件清單是為了提高使用效率。重新思考一下,統(tǒng)一出口本質(zhì)上保護(hù)文檔內(nèi)容信息盡量少外泄,目錄清單在沒(méi)有外泄內(nèi)容的前提下輔助了傳播,兩者并無(wú)矛盾。
  2. 找到原生需求以后,就可以輕易的辨別之后的每一個(gè)需求是不是偽需求,優(yōu)先級(jí)有多高,是否具有擴(kuò)展性,就像各種立法的根基一定是不能違背憲法的準(zhǔn)繩。

迭代原生需求

哈哈,終于定義出了原生需求,大功告成!

不要高興的太早,原生需求是需要迭代的,上面的問(wèn)題只是個(gè)例子。你還可以通過(guò)繼續(xù)追問(wèn),獲取更多新的信息,來(lái)不斷的完善對(duì)原生需求的定義,比如:

  • 為什么要編寫(xiě)文檔?
  • 文檔包含什么內(nèi)容?
  • 文檔有什么用途?
  • 文檔和業(yè)務(wù)怎么結(jié)合?
  • ……

原生需求的定義不是一成不變的,隨著業(yè)務(wù)的開(kāi)展,隨時(shí)需要進(jìn)行微調(diào)甚至顛覆。但至少在一個(gè)中短期的時(shí)間窗口,還是能穩(wěn)定的指引方向的。

最后

無(wú)招勝有招,才是真正的高手。–《笑傲江湖》

不要盲目的扎入具體需求的實(shí)現(xiàn),拿出一些時(shí)間總結(jié)出原生需求,當(dāng)手握根基時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn):

  1. 接到需求后瞬間就能判斷是否合理,優(yōu)先級(jí)高低;
  2. 不再被動(dòng)接受需求,而去主動(dòng)發(fā)現(xiàn)需求;
  3. 功能可用性增強(qiáng),返工和廢棄的概率大大降低;
  4. 易于擴(kuò)展,新功能與舊功能兼容性更高;
  5. ……

不知不覺(jué)寫(xiě)了這么多,只寫(xiě)了個(gè)開(kāi)頭。不過(guò)也好,即保證了閱讀體驗(yàn),又能體現(xiàn)文章重點(diǎn)。

 

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評(píng)論
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  1. 寫(xiě)得什么亂七八糟的。每一句是重點(diǎn),吃飽的撐著的范例。

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  2. 確實(shí)沒(méi)有干貨,廢話不少

    來(lái)自北京 回復(fù)
  3. 沒(méi)多少干貨,不懂重點(diǎn)要講些什么就結(jié)束了。

    來(lái)自廣西 回復(fù)
  4. 寫(xiě)的很好,很有道理

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