針對直營電商，當(dāng)電商后臺產(chǎn)品做到一定程度，一定會把業(yè)務(wù)、財務(wù)打通，做到一體化的處理。這個時候針對采購賬務(wù)，在產(chǎn)品規(guī)劃上就會遇到幾個難點。在本文中，筆者從業(yè)務(wù)角度向讀者抽絲剝繭、詳細解讀采購賬務(wù)難點的處理方式，以便“以不變應(yīng)萬變”。

一、采購結(jié)算、采購暫估的含義

在具體展開難點處理前，先統(tǒng)一兩個概念在本文的含義。

1. 采購結(jié)算

我們經(jīng)?？吹讲少徎蜇攧?wù)人員，一手拿采購入庫單、一手拿采購發(fā)票核對完畢，然后用曲別針別在一起的過程，這個過程就是采購結(jié)算的核心動作。因此，本文中把采購入庫單與采購發(fā)票、采購費用發(fā)票匹配的過程稱為采購結(jié)算。

在采購結(jié)算中，有兩種情況需要特別說明：

• 一是采購過程中發(fā)生的運費、保險費、裝卸費、通關(guān)費等，這些費用有些企業(yè)直接分攤到采購貨物成本中，有些企業(yè)把它們歸集到期間費用中。
• 二是采購過程中的合理損耗也是采用了這兩種處理方式，有的分攤到了采購貨物成本中，有的歸入了期間費用。

這兩種情況在財務(wù)處理上會進入不同的會計科目，但在業(yè)務(wù)處理中差別不大，最多是不同的系統(tǒng)中操作上有細微差別，采購人員也不必過多關(guān)心。

2. 采購暫估

先用大白話解釋一下，采購暫估就是對采購金額的估計。按照財務(wù)規(guī)定，每月采購的貨物，月底必須入賬。財務(wù)以采購發(fā)票金額做為入賬金額，若本月采購的貨物，月底之前沒有收到采購發(fā)票，就需要把采購金額先估計入賬，等到收到采購發(fā)票后，再根據(jù)采購發(fā)票的實際金額做調(diào)整。這種估計采購金額并按該金額入賬的方式即為采購暫估。

因為采購暫估是預(yù)估的應(yīng)付賬款，所以財務(wù)上也稱為暫估應(yīng)付。在采購結(jié)算中，筆者提到采購發(fā)票包含采購貨物發(fā)票和采購費用發(fā)票兩部分。若本月的這兩部分發(fā)票都沒有收到，一般貨物金額必須暫估，對于費用金額，根據(jù)金額的大小，企業(yè)可以靈活選擇是否進行暫估。對于如何估計采購金額，也不是隨便拍腦袋，一般按照采購訂貨時的價格進行暫估。

二、暫估回沖

估計的采購金額，等到收到采購發(fā)票后，需要把采購暫估回沖掉。那么，如何做暫估回沖呢？

一般有三種方式：單到回沖、單到補差、月初回沖。企業(yè)最常用的是單到回沖和單到補差這兩種。

這三種方式具體是什么，請看下表中解釋：

三、如何處理采購結(jié)算與采購暫估

因為采購結(jié)算、采購暫估兩個環(huán)節(jié)銜接緊密，它們也是采購業(yè)務(wù)中財務(wù)、業(yè)務(wù)處理的銜接點，筆者把二者放在一塊兒進行解說。

1. 采購結(jié)算、采購暫估的分類

對于一筆貨物來講，若本月收到貨物，也收到了貨物發(fā)票和費用發(fā)票，就不需要做暫估處理，直接結(jié)算即可。

若本月僅收到貨物，未收到貨物發(fā)票或費用發(fā)票，月底需要對貨物金額做暫估，費用金額視企業(yè)要求而定是否進行暫估。

等到收到貨物發(fā)票或費用發(fā)票的月份，先回沖暫估，再做結(jié)算。

針對極個別先收到發(fā)票，本月未收到貨物的情況，先把發(fā)票做應(yīng)付賬款處理即可，等到收到貨物后直接做結(jié)算。

根據(jù)采購人員收到貨物和發(fā)票的不同時間，常用的采購結(jié)算與采購暫估具體可以分為如下幾種情況：

2. 采購結(jié)算、采購暫估的詳細處理

在細說每種情況的處理之前，筆者先解釋一下采購費用發(fā)票的處理原則。

采購費用發(fā)票，可以攤?cè)氩少彸杀?，可以歸集到期間費用。

歸集到期間費用時，不需要對應(yīng)到每筆采購貨物，不需要采購結(jié)算，也不會涉及采購暫估了。

但是，采購費用發(fā)票如果攤?cè)氩少彸杀?，它一般按照需要攤?cè)氲拿糠N貨物的數(shù)量或金額進行分攤。采購費用金額能對應(yīng)到每筆采購貨物最好，若實在對應(yīng)不上也需要清楚的知道應(yīng)該分攤到哪些種類的貨物中；因此，采購費用發(fā)票攤?cè)氩少彸杀緯r，一定需要做采購結(jié)算處理。

采購費用攤?cè)氩少彸杀緯r是否需要暫估呢？企業(yè)一般根據(jù)采購費用金額大小而定，金額較小時一般不暫估，等收到采購費用發(fā)票后，直接結(jié)算即可。

因為采購費用歸集到期間費用無需暫估，所以在如下的詳細處理介紹中，筆者按照采購費用攤到采購成本的方式進行闡述。

（1）貨票同到

對于貨物、貨物發(fā)票、費用發(fā)票同時到來的情況最好處理，此種情況不涉及暫估處理，僅需做采購結(jié)算。三者匹配完畢后，采購費用按照入庫單上每種貨物的數(shù)量或金額直接攤?cè)氩少彸杀?。結(jié)算完畢，需要在系統(tǒng)中生成一張采購結(jié)算單，同時給參與結(jié)算的貨物打上已結(jié)算的標識。

（2）貨與部分票同到

針對貨物全到、貨物發(fā)票全到、費用發(fā)票部分到的情況，一般與“貨票同到”處理情況相同，把上述三者先做結(jié)算，剩余部分做暫估。后續(xù)收到剩余部分的費用發(fā)票時，再做一次費用結(jié)算處理；但此時一般把后續(xù)收到的費用發(fā)票金額直接攤?cè)虢Y(jié)存的貨物成本中，不再追蹤當(dāng)時貨物的采購入庫單據(jù)。

因為在系統(tǒng)中，當(dāng)時的貨物入庫單據(jù)已經(jīng)做過一次結(jié)算，并進行了賬務(wù)處理，哪怕進行追蹤也無法更新當(dāng)時貨物單據(jù)的金額。還有另一個重要原因是攤?cè)虢Y(jié)存成本的方式，一般不影響貨物出庫的成本計算（影響貨物出庫成本的特殊情況是：“個別計價”核算出庫成本的情況）。

針對貨物全到、貨物發(fā)票部分到的情況，無論費用發(fā)票情況怎么樣，一般把到票的那一部分貨物做結(jié)算處理，沒有到票的部分做暫估處理。在處理中，一般把費用發(fā)票按照分攤規(guī)則直接攤?cè)胴浳锏慕Y(jié)存成本中。

（3）先貨后票

先貨后票的情況，本月先做暫估，等收到貨物發(fā)票后先回沖暫估，再做結(jié)算處理。對于費用發(fā)票，若進行了暫估也需要先回沖暫估，再做結(jié)算處理。

費用結(jié)算時，一般也是僅調(diào)整貨物的結(jié)存成本。比如：費用結(jié)算處理時，可以通過一筆僅有金額無數(shù)量的“入庫調(diào)整單”，調(diào)整貨物的結(jié)存成本。

（4）先票后貨

先票后貨的情況，比較少。但是，存在此情況時，一般把發(fā)票先做應(yīng)付處理即可，等到收到貨物后，再做結(jié)算。

（5）未開票退貨

此種情況也稱為“紅藍入庫單結(jié)算”。因為采購入庫后，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)結(jié)束了，但財務(wù)處理還沒有結(jié)束，最終需要通過結(jié)算往財務(wù)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。因為貨物已退給供應(yīng)商，不會再收到采購發(fā)票，所以要從財務(wù)意義上結(jié)束這筆業(yè)務(wù)，需要進行入庫單據(jù)和退貨單據(jù)的匹配工作，即：紅藍入庫單結(jié)算。

（6）開票后退貨

開票后退貨，原則上會收到供應(yīng)商的退貨發(fā)票，若實在沒有退貨發(fā)票，一般是換貨而非退貨。對于換貨業(yè)務(wù)，如果原來的采購入庫單在系統(tǒng)中已經(jīng)標記為開票，建議在形式上走退貨流程，依據(jù)退貨單做形式上的紅字采購發(fā)票，并二者做結(jié)算。

四、采購結(jié)算中的特殊情況處理

前面提到采購結(jié)算及暫估的六種情況，它們都是正常情況。在采購結(jié)算中還有一些“疑難雜癥”或不按套路出牌的情況。采購損耗、小供應(yīng)商不給開發(fā)票，這兩種就是“疑難雜癥”的典型代表。

下面說一下這兩種情況應(yīng)該如何處理：

（1）采購損耗

采購損耗，分為合理損耗與非合理損耗。對于合理損耗，雙方協(xié)商由誰來承擔(dān)，若采購方承擔(dān)，可以攤?cè)氩少彸杀净驓w入期間費用；攤?cè)氩少彸杀緯r，在采購結(jié)算環(huán)節(jié)，平攤到對應(yīng)的采購金額中即可，它會稍微抬高貨物的采購單價；若歸入期間費用，根據(jù)損耗依據(jù)直接在財務(wù)中做憑證即可。若合理損耗由供應(yīng)商承擔(dān)，一般在采購結(jié)算中抵消該部分采購金額即可，從而降低貨物的采購單價。

對于非合理損耗，一般由供應(yīng)商承擔(dān)，同樣也是在采購結(jié)算中抵消采購金額，從而減少應(yīng)付賬款。

（2）供應(yīng)商無法開具采購發(fā)票

在現(xiàn)實工作中，企業(yè)經(jīng)常要買些低值易耗品，或生產(chǎn)輔料。有時這些供應(yīng)商就是個體戶，他們不愿給客戶開發(fā)票，或需要單獨談開發(fā)票的條件；這就導(dǎo)致企業(yè)購買低值易耗品或生產(chǎn)輔料時收不到采購發(fā)票。

針對這些情況，如果企業(yè)在采購系統(tǒng)中走采購入庫流程，建議做張?zhí)摂M的采購發(fā)票，然后結(jié)算即可。當(dāng)做財務(wù)憑證時，用供應(yīng)商給開的收據(jù)作為原始憑證。

五、期初采購的處理

在企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化上線之初，上線前未收到采購發(fā)票的采購入庫單怎么處理呢？還需要重新走一遍入庫單嗎？不用，可以通過期初入庫單的方式解決。

在采購模塊需要做一個期初采購的功能，在該功能下錄入上線前未收到采購發(fā)票的采購入庫單。錄入的這些采購入庫單，它不會影響倉庫中的現(xiàn)存量，它僅用于收到采購發(fā)票后，回沖暫估、做采購結(jié)算處理。期初采購入庫單后續(xù)的暫估回沖、采購結(jié)算流程，與正常的采購入庫業(yè)務(wù)完全一樣。如上，即是期初采購的處理。

六、采購中轉(zhuǎn)科目借貸不平的常見原因

當(dāng)采購系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)集成使用時，一般采購業(yè)務(wù)的入庫單進入存貨核算模塊生成憑證，采購發(fā)票進入應(yīng)付款管理模塊生成應(yīng)付憑證。然后，這兩類憑證再進入財務(wù)總賬模塊。

下面先畫圖把這兩種方式做個對比：

在“財務(wù)業(yè)務(wù)一體化”方式下，采購入庫單、采購發(fā)票都在采購管理模塊中，二者結(jié)算后，采購入庫單、采購發(fā)票分別傳入存貨核算和應(yīng)付管理模塊生成憑證。在“直接做總賬憑證”方式下，拿著紙質(zhì)的采購入庫單和采購發(fā)票，直接在總賬模塊中填制憑證即可。

在這兩種方式下最大的區(qū)別就是：財務(wù)業(yè)務(wù)一體化方式下，采用了“物資采購”科目做中轉(zhuǎn)。原因在于：它把“直接做總賬憑證方式”下的一張憑證拆成了兩張，為了平賬，必須通過一個中轉(zhuǎn)科目。

這里需要說明的是“物資采購”中轉(zhuǎn)科目月末是沒有余額的，因為只有采購入庫單、采購發(fā)票做結(jié)算后才會用到該科目做中轉(zhuǎn)，暫估狀態(tài)下不需中轉(zhuǎn)科目。

暫估時，借方直接記入“原材料或庫存商品”，貸方記入“暫估應(yīng)付”，不涉及“物資采購”的中轉(zhuǎn)。有時，企業(yè)也用“在途物資”科目做中轉(zhuǎn)；至于“物資采購、在途物資”兩個會計科目在會計準則下的含義與區(qū)別，本文中不做討論，本文的目的在于把這種業(yè)務(wù)在財務(wù)業(yè)務(wù)一體化下的使用難點解釋清楚。

正是因為在“財務(wù)業(yè)務(wù)一體化”方式下，用“物資采購”科目做了中轉(zhuǎn)，增加了處理環(huán)節(jié)，所以稍有不慎，便會引起“物資采購”科目借貸方不平，月末有余額。

究其具體情況與原因，筆者總結(jié)如下：

（1）發(fā)票憑證與入庫單憑證會計期間不一致

若采購入庫單與采購發(fā)票在某月份做了結(jié)算，兩張單據(jù)需要同時在當(dāng)期內(nèi)生成憑證，若有一方不生成，月末會引起“物資采購”科目借貸不平，導(dǎo)致借方或貸方有余額。這里再次強調(diào)一下，對于采購入庫單暫估的業(yè)務(wù)，是用不到“物資采購”科目的。

（2）非采購結(jié)算業(yè)務(wù)使用了“物資采購”科目

無論哪一個中轉(zhuǎn)科目，一定是需要借貸匹配的；建議給中轉(zhuǎn)科目明確使用范圍與用途，不得用于其他情況，這樣才能有效避免中轉(zhuǎn)科目借貸不平。對于用于采購結(jié)算業(yè)務(wù)的中轉(zhuǎn)科目，若在其他業(yè)務(wù)中當(dāng)做非中轉(zhuǎn)科目使用，當(dāng)然極易引起“物資采購”科目的借貸不平。

（3）存在未結(jié)算就直接做憑證的采購發(fā)票

在財務(wù)業(yè)務(wù)一體化中，采購發(fā)票需要先與入庫單結(jié)算再生成憑證，若未結(jié)算就直接生成了憑證。而采購入庫單要么仍在暫估狀態(tài)要么需要做暫估，因為暫估處理用不到“物資采購”科目，所以此種情況下會造成“物資采購”科目借貸不平。

（4）費用發(fā)票攤?cè)氩少彸杀镜恼{(diào)整單據(jù)，未生成憑證

在采購入庫單與采購貨物發(fā)票做過一次結(jié)算后，收到采購費用發(fā)票時，若采購費用發(fā)票需要攤?cè)氩少彸杀?，它只能通過直接調(diào)整相應(yīng)貨物的結(jié)存成本。一般通過存貨調(diào)整單據(jù)實現(xiàn)成本的調(diào)整，同時采購費用發(fā)票做應(yīng)付賬款處理。在此種情況下，若調(diào)整單據(jù)沒有及時生成憑證，也會引起“物資采購”科目借貸不平。

這里講點兒題外話，存貨調(diào)整單據(jù)，會引起存貨明細賬僅有金額沒有數(shù)量的情況。舉個例子，假如A貨物現(xiàn)在的庫存量是零，若現(xiàn)在有一筆采購費用發(fā)票通過存貨調(diào)整單攤?cè)肓薃貨物的成本中，此時就會引起A貨物僅有金額無數(shù)量的情況。

但是，此種情況不算異常，不用擔(dān)心，后期它會隨著A貨物的購進與使用，在A貨物的出庫成本核算中，進行動態(tài)調(diào)整的。比如：A貨物的出庫計價方式為“移動平均”，那么A貨物每次出庫時，系統(tǒng)都會動態(tài)的計算A貨物的出庫成本的。

七、結(jié)束語

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化下，電商采購賬務(wù)的難點不多，但是這些難點還真是不簡單，瑣碎并且對財務(wù)知識要求較高，或許這才是成為難點的真正原因吧！對于這些難點的解說，筆者也感覺比較難，因為自己清楚與如何讓別人清楚這完全是兩種能力或兩個階段。

筆者上述的解說，仍比較晦澀，也可能不全面，權(quán)當(dāng)拋磚引玉，愿能激起讀者更深入思考與理解！