本文基于Volere需求過程方法論，結(jié)合江鈴汽車集團合同管理系統(tǒng)需求規(guī)格說明書實踐案例，系統(tǒng)性地闡述如何撰寫高質(zhì)量的合同管理系統(tǒng)需求分析文檔。通過5000余字的詳細解析，將從需求分析的理論框架到具體實踐，從功能需求到非功能需求，全面覆蓋合同管理系統(tǒng)需求分析的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為需求分析師、產(chǎn)品經(jīng)理和系統(tǒng)架構(gòu)師提供一套可操作的需求分析指南。

在當(dāng)今企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，合同管理系統(tǒng)作為企業(yè)法律合規(guī)和商業(yè)運營的重要支撐工具，其需求分析的準確性和完整性直接關(guān)系到系統(tǒng)建設(shè)的成敗。

一、需求分析理論基礎(chǔ)與Volere方法概述

1.1 需求分析的重要性

需求分析是軟件開發(fā)生命周期中最關(guān)鍵的階段之一，據(jù)統(tǒng)計，約56%的軟件項目失敗直接歸因于需求問題。對于合同管理系統(tǒng)這類涉及企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程和法律合規(guī)性的系統(tǒng)，需求分析的重要性更為突出：

• 業(yè)務(wù)復(fù)雜性：合同管理涉及法務(wù)、財務(wù)、采購等多部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程復(fù)雜
• 合規(guī)性要求：系統(tǒng)必須符合《合同法》《電子簽名法》等法律法規(guī)要求
• 風(fēng)險控制：合同履行過程中的風(fēng)險點需要通過系統(tǒng)進行有效管控
• 數(shù)據(jù)安全：合同數(shù)據(jù)通常包含企業(yè)核心商業(yè)機密，安全性要求高

1.2 Volere需求過程方法論

Atlantic System Guild公司提出的Volere需求過程是現(xiàn)代需求工程的典范方法，其核心是通過結(jié)構(gòu)化的需求捕獲和分析技術(shù)，確保需求的完整性、一致性和可驗證性。Volere方法的主要特點包括：

1. 需求分類體系：將需求分為功能性需求、非功能性需求、約束條件等類別
2. 需求記錄卡：為每個需求項提供標(biāo)準化的描述模板
3. 驗收標(biāo)準：每個需求都必須有明確的驗收驗證方法
4. 追蹤機制：建立需求與設(shè)計、測試之間的可追蹤關(guān)系

在江鈴集團合同管理系統(tǒng)項目中，我們采用了Volere方法的精簡版框架，結(jié)合企業(yè)實際情況進行了適當(dāng)調(diào)整，取得了良好的效果。

二、合同管理系統(tǒng)需求分析框架

2.1 產(chǎn)品目標(biāo)定義

2.1.1 項目背景與用戶問題

根據(jù)江鈴集團項目文檔，合同管理系統(tǒng)建設(shè)的背景主要包括：

• 業(yè)務(wù)痛點：原有合同管理依賴紙質(zhì)文檔和Excel表格，存在版本混亂、審批效率低、履約跟蹤困難等問題
• 合規(guī)要求：集團上市監(jiān)管要求加強合同全生命周期管理
• 效率提升：年合同量超過5000份，急需數(shù)字化手段提升管理效率

2.1.2 產(chǎn)品目標(biāo)陳述

采用Volere模板中的”一句話目標(biāo)”方法，江鈴合同管理系統(tǒng)的目標(biāo)可表述為：

“構(gòu)建一個覆蓋合同起草、審批、簽署、履行、變更、歸檔全生命周期的數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)合同標(biāo)準化、流程自動化、風(fēng)險可控化和分析智能化，提升集團合同管理效率和風(fēng)險防控能力。”

該目標(biāo)符合SMART原則：

• Specific：明確限定在合同管理領(lǐng)域
• Measurable：可通過合同處理時效、異常合同比例等指標(biāo)衡量
• Achievable：基于現(xiàn)有技術(shù)可實現(xiàn)
• Relevant：與集團數(shù)字化戰(zhàn)略高度相關(guān)
• Time-bound：一期項目有明確時間節(jié)點

2.2 利益相關(guān)者分析

2.2.1 客戶與顧客

• 客戶（付費方）：江鈴集團信息部
• 顧客（使用者）：集團法務(wù)部、財務(wù)部、采購部等合同相關(guān)業(yè)務(wù)部門

2.2.2 其他利益相關(guān)者

根據(jù)Volere分類和江鈴項目實際情況，識別出以下關(guān)鍵利益相關(guān)者：

2.3 用戶角色分析

合同管理系統(tǒng)的用戶具有角色多樣、權(quán)限差異大的特點，需進行詳細分類：

2.3.1 用戶分類與特征

2.3.2 用戶優(yōu)先級劃分

• 關(guān)鍵用戶：合同經(jīng)辦人、法務(wù)專員（直接影響系統(tǒng)使用效果）
• 次要用戶：部門審批人、財務(wù)人員（必要但不決定系統(tǒng)成?。?/li>
• 不重要用戶：臨時查詢?nèi)藛T（偶爾使用）

三、需求約束條件分析

4.1 解決方案限制條件

基于江鈴項目文檔，系統(tǒng)需滿足以下強制性約束：

1. 組織架構(gòu)同步：需與現(xiàn)有IAM系統(tǒng)集成，組織人員信息以IAM為準
2. 權(quán)限模型：必須采用RBAC（基于角色的訪問控制）模型
3. 安全標(biāo)準：符合集團信息安全三級等保要求
4. 移動辦公：支持企業(yè)微信集成，實現(xiàn)移動審批

4.2 實現(xiàn)環(huán)境約束

4.3 伙伴應(yīng)用集成

4.4 商業(yè)組件(COTS)要求

1. 電子簽章：必須支持法大大或e簽寶
2. OCR識別：集成文通或ABBYY引擎
3. 全文檢索：基于Elasticsearch實現(xiàn)

4.5 項目限制條件

• 時間約束：一期項目周期6個月
• 預(yù)算約束：總投入不超過150萬元
• 資源約束：需復(fù)用現(xiàn)有硬件資源

四、核心功能需求分析

4.1 功能性需求建模

采用”用戶故事+驗收標(biāo)準”的方式描述核心功能需求：

人員組織管理模塊

需求4.1.1：部門信息管理

用戶故事：作為系統(tǒng)管理員，我需要維護組織架構(gòu)信息，以便合同審批流能按正確組織層級流轉(zhuǎn)

驗收標(biāo)準：

• 可展示樹形組織架構(gòu)
• 支持部門增刪改查操作
• 與IAM系統(tǒng)實時同步
• 部門刪除前校驗無關(guān)聯(lián)合同

需求4.1.2：角色權(quán)限管理

用戶故事：作為法務(wù)主管，我需要配置不同角色的合同訪問權(quán)限，確保敏感合同只能被授權(quán)人員查看

驗收標(biāo)準：

• 支持角色創(chuàng)建并關(guān)聯(lián)菜單/按鈕權(quán)限
• 可設(shè)置數(shù)據(jù)權(quán)限（如僅查看本部門合同）
• 權(quán)限變更實時生效
• 提供權(quán)限測試工具
• 合同全生命周期管理

需求4.1.3：合同起草

用戶故事：作為采購專員，我需要通過模板快速起草采購合同，減少重復(fù)工作

驗收標(biāo)準：

• 提供標(biāo)準合同模板庫
• 支持條款智能推薦
• 自動生成合同編號
• 保存草稿功能

需求4.1.4：合同審批

用戶故事：作為部門經(jīng)理，我需要審批本部門發(fā)起的合同，確保業(yè)務(wù)條款合規(guī)

驗收標(biāo)準：

1. 支持多級審批流配置
2. 可添加審批意見
3. 支持審批委托
4. 審批超時自動提醒

4.2 數(shù)據(jù)需求分析

核心業(yè)務(wù)實體

合同實體：

• 屬性：合同編號、名稱、類型、金額、簽約方、生效日期、狀態(tài)等
• 關(guān)系：與審批流程、履行計劃、附件關(guān)聯(lián)

履行節(jié)點：

• 屬性：節(jié)點名稱、計劃日期、實際日期、責(zé)任人、狀態(tài)
• 規(guī)則：逾期自動觸發(fā)提醒

數(shù)據(jù)字典

建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)字典確保術(shù)語一致性：

五、非功能性需求分析

5.1 性能需求

5.2 安全需求

認證安全：

• 支持AD域集成認證
• 密碼復(fù)雜度策略
• 登錄失敗鎖定

數(shù)據(jù)安全：

• 合同文檔加密存儲
• 敏感字段脫敏顯示
• 完整操作審計日志

5.3 可靠性需求

• 可用性：99.9%（年度宕機<8.7小時）
• 數(shù)據(jù)完整性：事務(wù)回滾機制
• 災(zāi)備恢復(fù)：RTO<4小時，RPO<15分鐘

5.4 合規(guī)性需求

法律合規(guī)：

• 符合《電子簽名法》要求
• 滿足上市公司內(nèi)控指引

標(biāo)準符合：

• 遵循GB/T 22239-2019等保要求
• 符合集團IT架構(gòu)標(biāo)準

六、需求驗證與管理

6.1 需求驗證方法

1. 原型驗證：通過Axure制作交互原型，早期確認需求理解
2. 用例評審：組織跨部門用例走查會議
3. 測試用例：需求階段即編寫驗收測試用例

6.2 需求變更管理

變更流程：

變更申請→影響分析→CCB評審→實施跟蹤

變更影響矩陣：

評估對范圍、進度、成本的影響

版本控制：

采用Git管理需求文檔版本

七、合同管理系統(tǒng)需求分析常見問題

7.1 典型問題分析

1）業(yè)務(wù)流程割裂：

問題：僅關(guān)注合同簽署環(huán)節(jié)，忽視履行跟蹤

解決：端到端分析全生命周期

2）權(quán)限設(shè)計不足：

問題：簡單權(quán)限模型無法滿足復(fù)雜場景

解決：采用RBAC+ABAC混合模型

3）集成考慮不周：

問題：忽視與財務(wù)、ERP系統(tǒng)的集成

解決：早期識別集成接口需求

7.2 需求分析最佳實踐

1）用戶訪談技巧：

• 準備問題清單但保持開放
• 關(guān)注”為什么”而非”怎么做”
• 記錄典型用戶原話

2）需求優(yōu)先級排序：

• 采用MoSCoW法（Must have, Should have, Could have, Won’t have）
• 結(jié)合Kano模型分析用戶滿意度

3）需求文檔編寫：

• 使用統(tǒng)一模板確保完整性
• 需求編號可追蹤
• 每個需求獨立可測試

八、案例解析：江鈴項目需求亮點

8.1 工作交接機制

江鈴需求文檔中”工作交接”功能設(shè)計體現(xiàn)了對用戶實際工作場景的深入理解：

1）場景覆蓋全面：

• 人員離職
• 崗位調(diào)整
• 臨時授權(quán)

2）數(shù)據(jù)完整性保障：

• 合同歷史可追溯
• 任務(wù)不丟失

3）操作便捷性：

• 批量交接
• 交接記錄可查

8.2 合同字段動態(tài)配置

通過”合同字段管理”功能實現(xiàn)靈活擴展：

1）字段類型豐富：

• 文本、數(shù)字、日期
• 下拉列表、附件

2）校驗規(guī)則可配：

• 必填校驗
• 格式校驗
• 邏輯校驗

3）界面表現(xiàn)控制：

• 顯示/隱藏
• 只讀控制
• 標(biāo)簽自定義

結(jié)論

高質(zhì)量的合同管理系統(tǒng)需求分析需要方法論指導(dǎo)與實踐經(jīng)驗相結(jié)合。通過應(yīng)用Volere需求過程，結(jié)合江鈴集團等實際項目經(jīng)驗，我們可以總結(jié)出以下關(guān)鍵成功要素：

1. 結(jié)構(gòu)化分析：采用標(biāo)準模板確保需求完整性
2. 用戶為中心：深入理解各類用戶實際工作場景
3. 全生命周期視角：覆蓋合同從生到死的各個環(huán)節(jié)
4. 平衡兼顧：功能需求與非功能需求并重
5. 可驗證性：每個需求都有明確的驗收標(biāo)準
6. 可追溯性：建立需求與設(shè)計、測試的追蹤關(guān)系

隨著合同管理數(shù)字化程度不斷提高，AI、區(qū)塊鏈等新技術(shù)將為合同管理系統(tǒng)帶來更多創(chuàng)新可能。需求分析師需要持續(xù)關(guān)注技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)變革，不斷優(yōu)化需求分析方法，為企業(yè)構(gòu)建更智能、更高效的合同管理解決方案。

本文參考山西肇新科技有限公司的文檔江鈴汽車集團合同管理系統(tǒng)需求規(guī)格說明書。

PS：江鈴集團的項目是我到公司干的第一個活，也是我印象最深的一個項目。后續(xù)我會陸續(xù)寫一些關(guān)于江鈴集團合同管理項目的經(jīng)歷。也會陸續(xù)放出一些東西讓大家參考。雖然過時，但還是有借鑒意義的。也歡迎大家來和我探討。