在HR系統(tǒng)類產(chǎn)品中，HC管理一般都比較少，但這個(gè)模塊相當(dāng)重要。以往的系統(tǒng)都是采購第三方，如果是需要公司內(nèi)部設(shè)計(jì)，這個(gè)模塊該怎么做？這篇文章，作者從需求到功能到原型，為大家詳細(xì)分享了HC管理的整個(gè)過程，供大家參考。

一、需求背景

1. 人事入職流程中，沒有結(jié)合HC管控，審批缺少依據(jù)，存在超編情況
2. HC申請(qǐng)通過郵件審批，系統(tǒng)中沒有記錄，難以有效進(jìn)行過程管理

二、需求目標(biāo)

1. 入職流程中進(jìn)行HC數(shù)控制，沒HC不能入職（V1.0）
2. 線上申請(qǐng)新HC，HC管理線上閉環(huán) （V1.0）
3. 從HC數(shù)管控，到人力成本預(yù)算管控 （V2.0）
4. 年度人力成本預(yù)算線上編制（V3.0未實(shí)現(xiàn)）

三、產(chǎn)品規(guī)劃

3.1 產(chǎn)品全景圖

3.2 業(yè)務(wù)領(lǐng)域

從業(yè)務(wù)領(lǐng)域看，HC管理屬于全面預(yù)算管理的范疇，全面預(yù)算管理是量入為出的原則。

但一般來講，企業(yè)的收入和支出是不同的產(chǎn)品線，也沒必要完全打通，所以HC管理就作為預(yù)算管理這個(gè)領(lǐng)域的一個(gè)子模塊，形成了自閉環(huán)。

HC管理和常規(guī)預(yù)算管理不同，負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)不同，常規(guī)預(yù)算管理是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)，不管是固定資產(chǎn)采購，還是日常餐費(fèi)報(bào)銷，但HC管理屬于人財(cái)交叉的領(lǐng)域，偏人力一些，也可以說，主要業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)是HR。

3.3 HC管控流程

3.4 開發(fā)規(guī)劃復(fù)盤

實(shí)現(xiàn)分3期，V2.0已上線，即HC人數(shù)和預(yù)算金額雙線管控。

復(fù)盤看來，長遠(yuǎn)規(guī)劃不夠。V1.0功利性比較強(qiáng)，就是控制HC數(shù)，但是缺少長期考量，導(dǎo)致V2.0在引入了預(yù)算成本后，進(jìn)行了比較多的調(diào)整。細(xì)究這件事的本質(zhì)，HC數(shù)本身的意義不是很大，只有錢，才是管理層關(guān)注的核心點(diǎn)。

所以本產(chǎn)品功能設(shè)計(jì)也是按照V2.0的全景來展示的。

V3.0是預(yù)算編制，和V2.0耦合度不高，故此處略過了。

四、功能設(shè)計(jì)

4.1 HC預(yù)算新增

4.1.1 頁面設(shè)計(jì)

主要用戶是HRBP，在年度預(yù)算編制的基礎(chǔ)上，申請(qǐng)新的HC數(shù)和預(yù)算金額。

4.1.2 功能說明

1.新增HC詳情

• 薪資標(biāo)準(zhǔn)：族群、職業(yè)路徑、職級(jí)、地點(diǎn)，這四項(xiàng)用于確定薪資標(biāo)準(zhǔn)，申請(qǐng)人只需要填寫這些描述信息，系統(tǒng)自動(dòng)給出薪資標(biāo)準(zhǔn)、包括新增HC涉及的預(yù)算金額
• 2026年（下一年）成本：V2.0剛上線時(shí)，采用了最嚴(yán)格的管理方式，即任意時(shí)刻都不能超年度預(yù)算金額。那么存在場景：如果年底最后一天入職，當(dāng)年預(yù)算余額比較多，可能會(huì)招聘一個(gè)成本過高的人，從而引入了兩年預(yù)算控制，除了不能超當(dāng)年預(yù)算，也不能超過第二年的預(yù)算。為此，年度預(yù)算編制也是編兩年的，但簡化為使用了第一年12月的數(shù)字作為了第二年每個(gè)月的數(shù)字使用。

2.部門預(yù)算數(shù)據(jù)

• 數(shù)據(jù)范圍：分成2個(gè)頁簽，預(yù)算/HC數(shù)，分別展示當(dāng)年的匯總員工、各類型員工的HC數(shù)和預(yù)算金額
• 動(dòng)態(tài)更新：當(dāng)“新增HC詳情”中填寫了申請(qǐng)的HC和預(yù)算金額信息，該信息會(huì)自動(dòng)顯示在“部門預(yù)算”中，并對(duì)所影響的月份做不同背景色的展示，幫申請(qǐng)人和審批人聚焦核心信息
• 在途流程：對(duì)接的入職、離職流程發(fā)起后，經(jīng)過特定業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，即便沒有正式生效，也認(rèn)為占用了HC數(shù)和預(yù)算金額，并以動(dòng)態(tài)浮窗展示，如“在途入職：1”，使得HC和預(yù)算即時(shí)占用，避免流程審批時(shí)間過長導(dǎo)致沒有占用預(yù)算的系統(tǒng)漏洞

3.過渡期HC替換

• 頁面動(dòng)態(tài)變化：選擇過渡期HC后，“新增HC詳情”中，會(huì)額外展示2個(gè)信息“被替換人”、“預(yù)計(jì)離職日期”，同時(shí)隱藏全部金額有關(guān)的信息。
• 過渡期HC場景：在HC數(shù)和預(yù)算金額不足的時(shí)候，當(dāng)發(fā)生人員更替，如果舊人還沒離職（尚不能發(fā)起離職流程），新人就要發(fā)Offer，就會(huì)出現(xiàn)短時(shí)間超編、超預(yù)算的場景，過渡期HC就是為了解決這個(gè)場景。申請(qǐng)過渡期HC的審批是簡化過的。
• 過渡期HC消費(fèi)：當(dāng)入職流程中選擇被替換人為過渡期HC申請(qǐng)中的“被替換人”時(shí)，該過渡期HC被消費(fèi)，此時(shí)不檢查部門預(yù)算是否超出。
• 過渡期HC風(fēng)險(xiǎn)：解決了業(yè)務(wù)實(shí)際場景中人員替換的問題，但因?yàn)闆]有控制預(yù)算，所以存在超預(yù)算的問題，需要結(jié)合線下其他管控的手段一起使用
• 過渡期HC限額：因?yàn)檫^渡期HC會(huì)導(dǎo)致超預(yù)算，所以嚴(yán)控過渡期HC的使用，比如只能按照部門HC數(shù)的3%做管控，100人的部門，不能超過3個(gè)過渡期HC

4.2 HC預(yù)算調(diào)整

4.2.1 頁面設(shè)計(jì)

4.2.2 業(yè)務(wù)說明

HC預(yù)算調(diào)整中，并沒有按照“HC預(yù)算新增”的填報(bào)規(guī)則，根據(jù)HC來生成預(yù)算金額的邏輯，而是分別填報(bào)要調(diào)整的預(yù)算金額、HC數(shù)。因?yàn)?點(diǎn)：

1.業(yè)務(wù)預(yù)算不足時(shí)，進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，從一個(gè)員工類型調(diào)整為另外一個(gè)員工類型，此時(shí)并不一定是嚴(yán)格根據(jù)HC的薪資標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整的，有時(shí)候只是因?yàn)檎衅傅娜诵匠曷愿哂谠绢A(yù)算的金額，需要進(jìn)行少量金額調(diào)整的場景。

2.HC數(shù)的控制變化：在V1.0時(shí)，因?yàn)橹挥蠬C數(shù)，沒有引入預(yù)算金額，所以對(duì)于每一個(gè)員工類型，都嚴(yán)格控制HC數(shù)不能超出預(yù)算，即便是實(shí)習(xí)生，HC數(shù)也不能超；在V2.0引入預(yù)算金額后，更接近業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，除了正式員工，非正式員工類型的HC都不再強(qiáng)控了，即只要有預(yù)算，HC數(shù)可以超。

4.2.3 功能說明

1.預(yù)算調(diào)整明細(xì)

預(yù)算金額，是嚴(yán)控不能超出年度預(yù)算的，所以此處只能從一個(gè)或多個(gè)員工類型調(diào)整到另外一個(gè)或多個(gè)員工類型，即必須有減少預(yù)算金額的行，才能有增加預(yù)算金額的行，最終使得“調(diào)整預(yù)算總額”只能為0。

2.HC調(diào)整明細(xì)

因?yàn)橹挥姓絾T工才做HC控制，而正式員工的HC申請(qǐng)必須使用“HC預(yù)算新增”流程，所以這里不允許選擇“正式員工”；

對(duì)于非正式員工，可以任意增加/減少HC數(shù)。因?yàn)椴辉賹?duì)HC數(shù)進(jìn)行管控，故此處只是作為部門的HC數(shù)的參考，不一定能保證與實(shí)際相符，HRBP可能因?yàn)槿鄙賱?dòng)力而不再準(zhǔn)確維護(hù)該信息。

4.3 HC預(yù)算管理

面向管理員，提供查看全部部門HC數(shù)、預(yù)算金額的能力。管理員可通過該功能進(jìn)行相關(guān)配置。

1.部門設(shè)置

預(yù)算部門設(shè)置

• 設(shè)置/取消所選部門為預(yù)算部門

強(qiáng)控部門設(shè)置

• 設(shè)置/取消所選預(yù)算部門強(qiáng)控
• 強(qiáng)控的部門執(zhí)行預(yù)算檢查，沒有預(yù)算不允許入職；非強(qiáng)控部門不檢查

2.調(diào)整

• 打開“HC預(yù)算調(diào)整”申請(qǐng)

3.日志

• 可查看部門全部的變更日志

4.4 HC計(jì)算引擎

計(jì)算引擎中，包含預(yù)算部門全部的HC數(shù)和預(yù)算金額的信息，對(duì)各種信息進(jìn)行綜合計(jì)算，判斷是否有余額發(fā)起入職、調(diào)動(dòng)流程。

4.4.1 數(shù)據(jù)范圍

1.HC編制數(shù)和預(yù)算金額

• 年初HC數(shù)和預(yù)算金額
• “HC預(yù)算新增”中的HC數(shù)和預(yù)算金額
• “HC預(yù)算調(diào)整”中的HC數(shù)和預(yù)算金額

2.發(fā)生額

當(dāng)前在職人員產(chǎn)生的成本和未來月份的成本預(yù)測

• 因?yàn)閱T工入職/在崗信息中，并不會(huì)體現(xiàn)員工什么時(shí)候離職，所以，要假設(shè)員工一直在職進(jìn)行發(fā)生額的預(yù)測，即這部分?jǐn)?shù)據(jù)分2部分：對(duì)于歷史月份，可以按照實(shí)際員工在崗的情況，統(tǒng)計(jì)其產(chǎn)生的成本；對(duì)于當(dāng)前月以及未來月份，需要假定員工一直在崗（不包括在途流程），預(yù)測未來發(fā)生額。

在途流程的占用

• 與上一點(diǎn)的邏輯類似，只是針對(duì)在途流程（如入職申請(qǐng)、不帶崗調(diào)動(dòng)申請(qǐng)）來計(jì)算發(fā)生、預(yù)測數(shù)

4.4.2 計(jì)算規(guī)則

1.HC剩余

HC編制數(shù)（年初HC數(shù)+HC申請(qǐng)+HC調(diào)整） – 發(fā)生額（在職發(fā)生+在途發(fā)生）

2.預(yù)算剩余

公式與HC剩余類似

4.4.3 檢查邏輯

1.配置項(xiàng)

• 預(yù)算部門配置
• 強(qiáng)管控配置
• 員工類型配置

預(yù)算部門配置、強(qiáng)管控配置是在“HC預(yù)算管理”中進(jìn)行配置管理的，員工類型配置暫未提供配置管理能力。目前只有正式員工是按照HC數(shù)和預(yù)算金額雙線管控，非正式員工只強(qiáng)控預(yù)算金額。

2.業(yè)務(wù)規(guī)則變化

隨著公司的業(yè)務(wù)開展，系統(tǒng)也經(jīng)歷了從嚴(yán)格管控到靈活管控的變化。

年度預(yù)算管控

• V2.0剛上線時(shí)，是嚴(yán)格管控，采用了年度預(yù)算管控方式，而且是2年，即當(dāng)年和下一年，任意一個(gè)月份的HC數(shù)不能超預(yù)算，當(dāng)年年度預(yù)算金額不能超、下一年的年度預(yù)算金額也不能超。
• 為此也帶來了一些問題，對(duì)于部門HC整體處于下降的場景，用戶當(dāng)季度有預(yù)算，但按照預(yù)測的發(fā)生額，未來月份甚至年度預(yù)算已經(jīng)超額，就無法進(jìn)行正常的人員更替了。

季度預(yù)算管控

• 產(chǎn)品隨之進(jìn)行了迭代。入職流程中，只檢查當(dāng)季度的HC數(shù)、預(yù)算金額是否充足。即只檢查入職的季度是否有預(yù)算，不檢查未來是否有預(yù)算。這樣可以階段性滿編，部門可以通過人員調(diào)整（在崗人員離職）來規(guī)劃未來月份的預(yù)算，給部門以靈活度。

3.業(yè)務(wù)規(guī)則結(jié)論

• 系統(tǒng)采用按照員工類型、檢查特定員工類型季度預(yù)算的方式，判斷HC數(shù)和預(yù)算是否充足。
• 復(fù)盤說明：當(dāng)前采用的季度預(yù)算，實(shí)際是季度末最后一個(gè)月的預(yù)算，而不是季度3個(gè)月的匯總數(shù)，這里也進(jìn)行了很多討論和取舍，主要考慮人員的變化是線性的，幅度不是特別大，季度末的一個(gè)月的數(shù)字已經(jīng)具有代表性。

4.5 人事流程接入

人事流程是其他系統(tǒng)中的成熟流程，包括入職、調(diào)動(dòng)、離職流程，需要把這些流程接入到HC管理的產(chǎn)品中，從而通過這些流程的前端入口控制，形成有效的管控閉環(huán)。

4.5.1 入職流程

招聘同學(xué)在人事系統(tǒng)中發(fā)起入職流程時(shí)，需要填寫入職人的詳細(xì)信息，這里僅列舉與HC管理有關(guān)的：

• 員工類型
• 入職日期
• 被替換人：可為空。如果填寫，則在HC管理系統(tǒng)中，檢查是否有該員工作為“被替換人”的“過渡期HC”，有則按照過渡期的規(guī)則，不檢查預(yù)算即可發(fā)起入職
• 薪資標(biāo)準(zhǔn)：通過薪資標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算包含五險(xiǎn)一金、餐補(bǔ)等的綜合成本，與年度預(yù)算編制的規(guī)則保持一致

入職流程中，通過以上字段和HC管理系統(tǒng)做接口對(duì)接，調(diào)用計(jì)算引擎，檢查是否可以發(fā)起該流程。

當(dāng)流程經(jīng)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批后，HC管理即需要把該在途流程統(tǒng)計(jì)到發(fā)生額的占用。

4.5.2 調(diào)動(dòng)流程

相關(guān)信息：

• 員工類型
• 調(diào)動(dòng)日期
• 是否帶HC調(diào)動(dòng)
• 調(diào)動(dòng)人員成本：調(diào)動(dòng)流程中，僅對(duì)于“不帶HC調(diào)動(dòng)”時(shí)，通過以上字段和HC管理系統(tǒng)做接口對(duì)接，調(diào)用計(jì)算引擎，檢查是否可以發(fā)起該流程。

因?yàn)檎{(diào)動(dòng)流程一般比較短，審批較快，所以沒有做在途發(fā)生額的占用。

4.5.3 離職流程

相關(guān)信息：

• 員工類型
• 離職日期
• 離職人員薪資：通過薪資計(jì)算綜合成本，參考入職流程

當(dāng)流程經(jīng)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批后，HC管理即需要把該在途流程統(tǒng)計(jì)到發(fā)生額的占用。

五、FAQ

1.跨年使用預(yù)算怎么辦？

申請(qǐng)的HC數(shù)和預(yù)算僅限當(dāng)年有效。

因?yàn)槊磕甓家匦戮幹葡乱荒觐A(yù)算，所以不需要考慮跨年，如果有跨年的場景，在年度的預(yù)算編制中體現(xiàn)

2.如果下一年預(yù)算還沒編制時(shí)，就發(fā)起第二年的入職怎么處理？

系統(tǒng)中初始化了2年預(yù)算，第二年預(yù)算按照前一年12月的數(shù)據(jù)平推到下一年的12個(gè)月

3.全景圖中“項(xiàng)目維度”是什么？

預(yù)算管理和控制，實(shí)際不是在部門維度展開的，而是在項(xiàng)目維度展開的，一個(gè)部門可能有多個(gè)項(xiàng)目。項(xiàng)目維度是更細(xì)的顆粒度，后續(xù)會(huì)隨著其他產(chǎn)品的規(guī)劃同步調(diào)整，使得公司的管控顆粒度從部門細(xì)化到項(xiàng)目。

4.預(yù)算發(fā)生額是如何統(tǒng)計(jì)的？

發(fā)生額的計(jì)算不是在本產(chǎn)品中完成的，是接入的中臺(tái)數(shù)據(jù)，本產(chǎn)品是建立在很多現(xiàn)有能力的基礎(chǔ)上，包括入職等流程、薪資標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算金額的計(jì)算，如果企業(yè)還沒有這些相關(guān)產(chǎn)品，從0到1做HC管理是非常困難的，需要做的工作更多。