在日常工作中，會議是常有的一種溝通交流形式，那么如何設(shè)計(jì)一套行之有效提升整體會議室預(yù)定效率、日程管理效率？作者對此進(jìn)行了總結(jié)，一起來看看吧。

最近服務(wù)了一家偏傳統(tǒng)的行業(yè)，為他們提供會議系統(tǒng)的咨詢服務(wù)，并設(shè)計(jì)一套行之有效提升整體會議室預(yù)定效率、日程管理效率。

會議室與日程使用系統(tǒng)用戶：為公司內(nèi)正式員工、外包員工提供服務(wù)；受到數(shù)據(jù)隱私權(quán)限管控不開放給外部合作團(tuán)隊(duì)。

一、問題現(xiàn)狀

1. 會議室系統(tǒng)與日程系統(tǒng)強(qiáng)綁定，面對會議室變更或日程變更的問題，處理起來非常不靈活

• 會議如果是從日程視角被發(fā)起，那么，一旦當(dāng)前的會議室轉(zhuǎn)讓或取消，則日程也會被同時取消。對于已經(jīng)約了很多人參會的日程來說，產(chǎn)生過度打擾。
• 會議室與日程強(qiáng)綁定同時也會造成，使用者提前使用完成之后，會被告知浪費(fèi)會議時間。想要避免這個問題，只能把剛剛的約會刪除或者縮短相應(yīng)的時間。而刪除已過的日程對于后續(xù)跟進(jìn)歷史會議造成信息差。

2. 會議室風(fēng)控、預(yù)約效率不足

• 缺少防搶訂的風(fēng)控：相同UID可以在相同時間內(nèi)預(yù)定多個會議室無上限，并且在一天預(yù)定會議室的總時間沒有上限；
• 無法支持周期性的會議間預(yù)定，資源無法高效利用：會議室不能跟隨日程同步進(jìn)行，這就造成了每個會議安排每個開周會的同學(xué)每周都要卡點(diǎn)預(yù)約會議間，還得注意會議間的大小，非常浪費(fèi)時間，而對于周會、月會這類，每周\月都需要安排專門的時間搶訂。

3. 日程與用戶關(guān)系不靈活

• 日常工作中，需求不斷推進(jìn)的過程中，涉及相關(guān)方會越來越多，通過新的會議，可以迅速對齊目標(biāo)跟方案，但沒有一鍵建群的通道，造成會議后的會議紀(jì)要散亂各處，由于路徑依賴方?jīng)]有在群里被即時同步信息背景，也會造成錯漏的問題；
• 同樣的，組織在不斷壯大的過程中，會持續(xù)有新人進(jìn)群，而組內(nèi)周會、大組月會仍然需要逐個確認(rèn)，逐個拉會，既浪費(fèi)時間，又會由于忘記或不及時造成新人對新環(huán)境產(chǎn)生一定的恐慌——不知道何時在哪參加何會議；
• 日程被用戶選擇過待定或者拒絕，則無法對當(dāng)前日程進(jìn)行更改。

4. 隱私設(shè)置忽略用戶體驗(yàn)，影響工作效率

• 會議間只有名稱，沒有位置，每次趕赴會議室都打開會議室圖片或者圖片所在網(wǎng)頁才可以找到具體位置；
• 日程嚴(yán)格對外不可見，涉及到外部合作約會、外包招聘帶來一定程度的難以溝通問題；
• 日程在不同場景對外展示的標(biāo)準(zhǔn)不同，比如在會議預(yù)定頁面，可以看到每個會議名稱，但是在個人日程卻又只有約滿的名稱，客觀上對外展示信息差會招致隱私問題。

基于上述的幾個問題，盤點(diǎn)一套好用服務(wù)的目標(biāo)預(yù)期。

• 搭建獨(dú)立系統(tǒng)：會議室與日程打散做各自獨(dú)立的系統(tǒng)
• 提高數(shù)據(jù)隱私性：統(tǒng)一日程對外展示的名稱與形式，把隱私設(shè)置權(quán)限對用戶開啟；會議室名稱無需隱藏，方便快速定位
• 打通IM與日程通路：確保日程-群組相關(guān)用戶可以隨時同步，支持用戶對日程的多類編輯方式
• 搭建搶訂風(fēng)控系統(tǒng)：盤點(diǎn)現(xiàn)有會議室資源跟員工對會議室需求量級，制定預(yù)約時長；合理控制周期會議的持續(xù)時間

二、日程會議室系統(tǒng)架構(gòu)圖

三、日程-會議-用戶時序圖

上圖主要展示兩個核心發(fā)起日程的入口：會議室、日程系統(tǒng)。

1. 會議室系統(tǒng)

會議室基礎(chǔ)信息登記公司內(nèi)所有的會議室明細(xì)，包括會議室名稱、會議室roomID、位置、容納人數(shù)、提供設(shè)備。

預(yù)約信息包括會議室roomid、會議室已預(yù)約的時間、空閑時間、時間區(qū)間的數(shù)據(jù)登記。

通知系統(tǒng)屬于事實(shí)交互系統(tǒng)，包括會議室預(yù)約成功的通知（過于打擾可以考慮加入過濾功能）；預(yù)約失??；會議室簽到提醒；會議室被釋放通知。

底層的數(shù)據(jù)判斷表，應(yīng)用于相同預(yù)約時段的去重設(shè)計(jì)、簽到提醒、釋放判斷、從用戶粒度預(yù)約會議室總時長的判斷。

2. 日程生成規(guī)則

• 日程系統(tǒng)：用以生成、更新、查詢、刪除日程的系統(tǒng)。
• 聯(lián)通IM系統(tǒng)同步日程與會人員與群組人員保持信息暢通；
• 通過IM系統(tǒng)直接拉取與會人員日程，用以發(fā)起日程；
• 查詢生成日程中會議室預(yù)約狀態(tài)，并實(shí)時展示，支持通過日程預(yù)定會議室的能力；
• 參會人員若編輯日程權(quán)限被開啟，則可以對已生成日程的字段進(jìn)行改寫更新并發(fā)布；
• 日程更新調(diào)用IM對與會人員發(fā)送通知。

3. 日程與會議室

獨(dú)立管理會議室在不同時段的使用狀態(tài)，通過會議室系統(tǒng)可以發(fā)起日程，日程撤銷會議室系統(tǒng)已經(jīng)預(yù)約的時間也同步撤銷；但通過會議室系統(tǒng)創(chuàng)建的日程安排若已經(jīng)發(fā)布生效，會議室從該日程被剔除，則日程依然保留。

4. 用戶與日程

用戶：指會議發(fā)起人、會議編輯更改人

會議發(fā)起人可以發(fā)起日程、對日程進(jìn)行編輯、更新日程時間、會議室、預(yù)約參會人、對日程是否支持參會人編輯進(jìn)行設(shè)置；

被邀請日程用戶默認(rèn)可以邀請其它與會人員參會、增加會議室；若被賦予編輯權(quán)限，則可以對日程時間、主題等進(jìn)行編輯。

5. 隱私保護(hù)

隱私：統(tǒng)一收口日程信息、IM與日程交互、日程與會議室系統(tǒng)交互的主態(tài)、客態(tài)展示信息。

日程名稱對外默認(rèn)不展示日程名稱，顯示為【忙碌】，范圍包括：客態(tài)日程信息、客態(tài)會議室系統(tǒng)?？蛻B(tài)日程信息只展示【忙碌，時間】；客態(tài)會議系統(tǒng)展示【用戶名】。

會議室名稱對外展示規(guī)則：工區(qū)-樓層-區(qū)域-會議室名字

會議室狀態(tài)：【空閑】\【忙碌】

6. IM系統(tǒng)

主要承擔(dān)同步已經(jīng)預(yù)約的日程、會議室時間提示。

四、前端改造

五、落地排期