編輯導(dǎo)讀：審批功能在B端產(chǎn)品中是一個常見的功能，本文作者從一個紙質(zhì)化審批場景出發(fā)，通過借閱審批功能，對如何分析場景，場景問題，最終提煉轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品功能需求進(jìn)行了分析和探討，與大家分享，希望對大家有所幫助。

首先要想的是：與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化審批相比，線上的電子化審批有什么優(yōu)勢？能解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)化審批中的什么弊端？這里想先給大家講述一個場景。

01 紙質(zhì)化審批場景

現(xiàn)銀行一筆不良貸款需要緊急立案追回，立案時需要提供客戶貸款的相關(guān)的材料，負(fù)責(zé)人小王花了小半天時間填寫打印檔案借閱審批單，去找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

首先，他去找網(wǎng)點(diǎn)主任進(jìn)行審批，但網(wǎng)點(diǎn)主任下午被某企業(yè)老板約出去談事情。沒辦法，第二天小王才找到網(wǎng)點(diǎn)主任進(jìn)行審批，之后他又拿著材料去找分管領(lǐng)導(dǎo)審批，可領(lǐng)導(dǎo)出差了，需要兩天才回。

兩天后，小王終于完成了相關(guān)手續(xù)的審批，然后到檔案管理員那里領(lǐng)取材料，在檔案管理員的帶領(lǐng)下，小王和檔案管理員在檔案室翻了十幾分鐘，才找到材料。

但忙完都已經(jīng)是周五下午了，去法院申請也來不及了，而周末法院也不接待，那就只能下周一去處理相關(guān)事宜了。可這么一耽擱，將對追回貸款帶來不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

從以上場景我們可以分析出，傳統(tǒng)紙質(zhì)審批帶來的幾個問題：

1. 審批都需要填寫打印審批單，過程繁瑣。
2. 領(lǐng)導(dǎo)往往是很忙的，就造成了審批過程中意外因素非常多，那就造成了審批周期往往很長，而且不可控。
3. 檔案管理無序，找尋起來無頭無腦，增加難度。

02 線上借閱審批流程

同樣，我們先看一下平日里，通過線上的方式借閱審批的場景是什么樣的。

現(xiàn)銀行一筆不良貸款需要緊急立案追回，立案時需要提供客戶貸款的相關(guān)的材料，負(fù)責(zé)人小王馬上在系統(tǒng)填寫申請列表，兩分鐘不到就提交審核，因?yàn)闀r間比較緊，給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)打電話告知一下原由，不到半小時審批流程就完成了。

小王馬上到檔案管理員那里領(lǐng)取材料，通過系統(tǒng)資料查到檔案柜檔案盒編號，快速的找到相關(guān)材料，第二天小王就去了法院辦理相關(guān)事宜 （以上情景，審核流程只花了半個小時）。

那么電子化的借閱審批是具有什么樣的優(yōu)勢呢？

1. 借閱者可一鍵發(fā)起申請，申請借閱的時候就不需要填紙質(zhì)單了。
2. 整個審批流程線上化了，打破了空間地域的限制。審批不需要當(dāng)面簽字了，審批的形式可以通過PC端、移動端等多種方式。如上述場景：網(wǎng)點(diǎn)主任外出，但因事情緊急，臨時用手機(jī)操作一下就完成審核；網(wǎng)點(diǎn)主任出差在外，也可通過隨身攜帶的筆記本或者手機(jī)進(jìn)行審核。如此一來靈活且大大縮短了審批時長，整個審批時長不過半小時，不會因線下審批的不穩(wěn)定因素而耽誤事情，增加不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
3. 檔案因?yàn)樵谙到y(tǒng)有序歸檔了，可直接從借閱信息中找到編號，直接對號拿出即可

03 “電子化借閱審批”的功能

介紹完上述場景，就到了我們設(shè)計(jì)產(chǎn)品功能的時候了。從上述場景中結(jié)合實(shí)際的線下借閱流程，我們將整個電子化借閱審批模塊看成借閱申請和借閱審批兩個部分。

1. 借閱申請

整個借閱申請簡單來說可以看成兩個部分，信息列表+操作。對于借閱者來說，他需要從信息列表中得到這些信息：這個檔案基本信息，通過基本信息我能找到我想要的、以及這個檔案當(dāng)前的狀態(tài)。

通過這些信息借閱者做出決策，快速的發(fā)起申請操作，而且因?yàn)樽侄涡畔⒍加辛?，也就不需要像線下一樣花半天時間填紙質(zhì)單。如果列表數(shù)據(jù)多的話，為了進(jìn)一步提升效率，可以在頂部添加本地篩選條件和搜索功能。

2. 借閱審批

當(dāng)借閱者發(fā)起申請后，流程就進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。整個借閱審批我們細(xì)細(xì)的拆開來看，有這么幾個功能：字段信息列表、操作（審核操作、查看詳情、指定領(lǐng)確人、借閱確認(rèn)）、審核進(jìn)度條、審核記錄、數(shù)據(jù)排序、分頁功能。

那么我們一點(diǎn)點(diǎn)來分析：

（1）字段信息列表

這里的字段信息列表和上述借閱申請的目的是一樣的，只不過這里需要考慮多個角色，因?yàn)檫@個界面的查看者是所有角色（申請者、審批者、檔案管理員）。在設(shè)計(jì)這塊的時候，我想了兩種方案：是所有人看一個相同的界面，還是不同角色看不同的頁面。

前者開發(fā)在開發(fā)的時候就不需要另外做處理，節(jié)省工作量。而后者所看的頁面字段就是為了他們定制的，剔除一些無關(guān)字段，比如：審核者就不需要關(guān)注檔案柜編號，檔案存放位置的信息,但對于檔案管理員來說卻是非常關(guān)鍵的信息。

最終我采用了折中的方案，信息列表部分展示的所有角色都關(guān)注的重點(diǎn)信息字段，詳細(xì)信息可以通過點(diǎn)擊查看詳情查看。這么做還有另外一個原因就是考慮到借閱理由字?jǐn)?shù)在一定范圍內(nèi)不確定，如放在如上圖的列表中，會造成表格排版不整齊。

（2）查看詳情

將所有的信息字段放在查看詳情中，這么做一是列表能夠展示字段數(shù)量有限，還有一個原因就是可以展示字?jǐn)?shù)多的字段，不會造成排版錯亂。

（3）審核操作

通過線上的審核功能，審批者就可以方便的進(jìn)行審核，不需要通過面簽的方式。也打破了空間地域限制。審核者想要了解的信息也可以在審核頁面進(jìn)行查看進(jìn)行審核。

（4）指定領(lǐng)確人

指定領(lǐng)取人功能是考慮到實(shí)際情況中，因?yàn)槟承┰蛏暾堈咄荒芗皶r去領(lǐng)取材料，而造成審核失效。這時候就可以在審核通過后，指定領(lǐng)取人進(jìn)行代領(lǐng)。

（5）借閱確認(rèn)

這一步是為了材料的安全考慮，檔案管理員負(fù)責(zé)把關(guān)借閱的最后一環(huán)。與領(lǐng)取檔案者當(dāng)面確認(rèn)并將材料交付，并將一些備注信息填寫留存記錄。結(jié)合線下臺賬的方式，可以幫助檔案管理有效的跟蹤到檔案的去向，更好的維護(hù)檔案資料的安全。

（6）審核進(jìn)度條

借閱這可以通過審核進(jìn)度查條看當(dāng)前進(jìn)度，如遇到上述緊急的情況，就可以通過電話等有效方式通知相關(guān)審核者，快速完成申請審批流程。有效的處理緊急事情

（7）審核記錄

每次審核需在系統(tǒng)進(jìn)行記錄留存，方便回溯。如果需要查看，可以方便用戶及時查閱

（8）數(shù)據(jù)排序

排序是將最新的一條數(shù)據(jù)置頂，方便相關(guān)角色能及時關(guān)注到。而且從使用場景來說，用戶新提交的一條申請，肯定是希望能很’輕松’留意到，而不希望在頁面中一頓尋找。

（9）分頁功能

分頁功能主要是為了展示多數(shù)據(jù)的情況，這個功能是后臺列表中極其常見的功能，所以這里就不過多闡述了。需要的注意的是下圖這種做法可能會帶數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)和增加數(shù)據(jù)庫的壓力。因?yàn)殚_發(fā)再看到這樣的原型設(shè)計(jì)，可能會將數(shù)據(jù)一次性從數(shù)據(jù)庫中全部取出。

如果整個系統(tǒng)的分頁功能都是這樣的，而且又頻繁取的話，是可能將數(shù)據(jù)庫干趴的。還有就是這種情況下如果有的報(bào)表功能的在這里又配備導(dǎo)出功能的話，那導(dǎo)出時會一次性將所有數(shù)據(jù)導(dǎo)出，從而造成數(shù)據(jù)泄露的安全隱患。

當(dāng)然如果是有經(jīng)驗(yàn)的程序員一般會把好這道關(guān)卡，但還是需結(jié)合實(shí)際情況減小不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

04 總結(jié)

最后，我們把上面的描述總結(jié)一下：從發(fā)現(xiàn)問題，到結(jié)合場景分析問題，再根據(jù)分析出的結(jié)果來設(shè)計(jì)產(chǎn)品功能。

就比如用戶填寫紙質(zhì)單覺得費(fèi)勁，我們就分析下紙質(zhì)單的作用是需要傳遞一些信息給審核者以及這是一種發(fā)起審請的形式，承載了審核過程的證據(jù)，領(lǐng)取檔案的憑證。

那么在系統(tǒng)中我們就可以圍繞這些分析出來的結(jié)果對應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)替代品，既能達(dá)到預(yù)期效果，又能解決用戶的痛點(diǎn)。

05 結(jié)語

《刻意練習(xí)》一書中有這樣一個觀點(diǎn)：杰出并非一種天賦，而是人人都可以學(xué)習(xí)的技巧。分享的內(nèi)容，是一次功能設(shè)計(jì)的過程，完整的寫下來，對自己來說既是復(fù)盤也是一次刻意練習(xí)的過程。

愿你我在產(chǎn)品的道路上越走越遠(yuǎn)，不覺得枯燥。

作者：Shaw；微信公眾號：季冬分享館

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