采購在企業(yè)運轉(zhuǎn)當中是常見且重要的一個環(huán)節(jié)，它起著降低成本，加速資金周轉(zhuǎn)率等作用。本文從十個方面對采購系統(tǒng)進行深度剖析，希望對你有幫助。

首先我們先來了解下什么是采購，采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。是指個人或單位在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為自己的資源，為滿足自身需要或保證生產(chǎn)、經(jīng)營活動正常開展的一項經(jīng)營活動。

作為物流的起點，采購涵蓋了從供應(yīng)商到需求方的貨物、技術(shù)、信息或服務(wù)流動的全過程。企業(yè)通過實施有效的計劃、組織與控制等采購管理活動，合理選擇采購方式、品種、批量、頻率等，以有限的資金保證企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，在降低企業(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)率等，都起到至關(guān)重要的作用。

一、采購的意義

• 采購部門不是成本中心，而是企業(yè)的利潤中心之一。采購作為企業(yè)的生命源泉，有效降低采購成本才能將利潤最大化。
• 采購成本是企業(yè)成本控制中的主體和核心部分。采購成本直接影響著產(chǎn)品的定價和企業(yè)的利潤，合理的采購有利于提高企業(yè)在市場上的競爭力、降低經(jīng)營風險。
• 合理采購，可提高資金的使用率、庫存的周轉(zhuǎn)率，減少資金擠壓、降低庫存成本。

二、什么是采購管理系統(tǒng)

上面了解了什么是采購以及采購的意義，接下來我們一起來了解在電商系統(tǒng)中什么是采購管理系統(tǒng)。

采購管理系統(tǒng)是通過采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購退貨、購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。

采購系統(tǒng)主要服務(wù)于公司內(nèi)部采購部門，向供應(yīng)商采購商品來增加商品庫存量，并滿足庫存周轉(zhuǎn)、商品銷售等需求。

采購系統(tǒng)的功能主要包括采購商品管理、采購單管理、采購建議、采購維價、供應(yīng)商管理、退供應(yīng)商等，核心在于采購單的生命周期管理和維護，而難點在于供應(yīng)商的管理，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、供應(yīng)商的評級、供應(yīng)商所營商品等。

若想在最短時間內(nèi)采購到價格最低、質(zhì)量最好的商品，背后必須有一套完善的供應(yīng)商管理體系，故筆者會將供應(yīng)商管理單獨拉出來寫一篇文章進行詳細講解。

三、采購系統(tǒng)產(chǎn)品架構(gòu)

為方便大家對采購系統(tǒng)整體的認識和了解，筆者整理了一張采購系統(tǒng)的產(chǎn)品架構(gòu)圖，僅供參考。

▲采購產(chǎn)品架構(gòu)圖

四、采購流程

采購部門的采購人員的日常工作流程大致為：接收采購計劃－詢比議價－決定－下采購單－審核－跟催－收貨－付款－退貨。

在整個采購過程中，采購管理系統(tǒng)會與倉儲系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、庫存管理等系統(tǒng)之間產(chǎn)生信息交互。

流程圖如下，僅供參考：

▲采購時序圖

采購流程中涉及到的幾個關(guān)鍵節(jié)點需要重點說明一下：

創(chuàng)建采購單：創(chuàng)建采購時往往涉及到系統(tǒng)的一系列校驗，例如：在商品管理系統(tǒng)中校驗采購商品的SKU，在供應(yīng)商系統(tǒng)中檢驗供應(yīng)商的資質(zhì)、價格等，在倉儲管理系統(tǒng)中校驗庫房等信息。

創(chuàng)建采購的方式一般有兩種。手動創(chuàng)建采購單：根據(jù)業(yè)務(wù)需求由采購部門手動創(chuàng)建采購單。自動補貨建議：由庫存系統(tǒng)發(fā)出的庫存預(yù)警，依據(jù)庫存控制策略自動生成的采購單。

采購單拆單：采購單創(chuàng)建成功一般會涉及到拆單邏輯，一般會按供應(yīng)商、倉庫、配送中心等進行拆單，拆單后父訂單與子訂單關(guān)聯(lián)。

采購單審核：不論是手動創(chuàng)建采購單還是系統(tǒng)自動生成采購單，在創(chuàng)建采購單時，為減少審核的工作量，可設(shè)置相應(yīng)的閾值（指最小采購量），閾值可由采購部門自行設(shè)定。當商品采購量小于設(shè)定的閾值時，系統(tǒng)默認自動審核通過，審核通過后進入采購單的流轉(zhuǎn)過程。

采購維價：若首次采購，或者當前采購價高于歷史采購價時，需要提交領(lǐng)導審批，審批通過后對系統(tǒng)中最高采購價更新維護。

供應(yīng)商回告：回告的目的是能讓采購人員及時知曉供應(yīng)商的供貨情況，包括可供貨量、價格等?；馗娣绞揭话阌袃煞N，一種是系統(tǒng)回告，另一種是線下回告。

供應(yīng)商發(fā)貨：供應(yīng)商開始發(fā)貨到實際到貨中間會有幾天的間隔時間，這段時間的貨物在庫存管理系統(tǒng)中稱為“在途庫存”，一般3天左右到貨的庫存會被計算到可銷售可庫存中；另外采購量大或者被拆單的采購訂單，會涉及到分批到貨的情況。

驗貨入庫：采購商品到貨后，由wms系統(tǒng)進行驗收入庫，合格品上架入口、不合格品退供應(yīng)商。驗貨入庫后，wms系統(tǒng)告知采購系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)，采購系統(tǒng)采購單狀態(tài)更新、庫存系統(tǒng)庫存數(shù)量更新、財務(wù)系統(tǒng)結(jié)算。

退供應(yīng)商：按照與供應(yīng)商的合同協(xié)議，將不合格品、滯銷品商品或臨近過期品退還給供應(yīng)商。

供應(yīng)商結(jié)算：財務(wù)通過供應(yīng)商提供的發(fā)票、實際入庫情況和退貨情況與供應(yīng)商進行結(jié)算，結(jié)算完畢后整個流程才算結(jié)算。

采購關(guān)單：采購關(guān)單是采購流程中最后一個節(jié)點，是針對采購單上的采購商品后續(xù)無再進貨入庫，對采購單進行完結(jié)的處理。

采購關(guān)單一般分為一下兩種情況：

1. 系統(tǒng)自動關(guān)單：WMS系統(tǒng)中與采購單關(guān)聯(lián)的入庫單商品量+退貨量=采購單商品量，系統(tǒng)可自動觸發(fā)關(guān)單處理。
2. 強制關(guān)單：一般針對采購單上的采購商品長期未入庫完結(jié)的情況（例如供應(yīng)商一直不發(fā)貨或者缺貨），采購人員可根據(jù)實際的業(yè)務(wù)場景進行強制關(guān)單的操作。需要注意的是，關(guān)單時需要與告知WMS系統(tǒng)，若庫房正在對此采購單進行入庫作業(yè)，不允許關(guān)單；一旦關(guān)單成功，不允許庫房對此采購單再進行入庫。

五、采購商品管理

采購商品管理的作用主要是為采購提供數(shù)據(jù)支持?；A(chǔ)數(shù)據(jù)來源于商品管理，采購價格來源于供應(yīng)商管理，庫存信息來源于庫存管理。

采購商品主要通過SKU與外圍系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)與管理，外圍系統(tǒng)也是通過采購商品的SKU進行關(guān)聯(lián)，產(chǎn)生信息的交互。例如供應(yīng)商管理中的供應(yīng)商及采購價格、庫存管理系統(tǒng)的庫存量、財務(wù)管理系統(tǒng)的結(jié)算價格、商品管理系統(tǒng)中的商品基礎(chǔ)信息等。

如下圖：

▲SKU關(guān)聯(lián)

六、采購單管理

采購單主要對應(yīng)供應(yīng)商的訂單和倉庫的入庫單。

采購單管理主要是對采購訂單生命周期的管理，包括采購單的創(chuàng)建、采購單全流程的管理與監(jiān)控、以及采購完成后的關(guān)單處理。

▲采購單管理

采購單的管理從表面上看無非就是對采購單的“增、改、查”，而它涉及到多個系統(tǒng)之間的相互配合，才能完成整個采購單的閉環(huán)，故難點在于與多個外圍系統(tǒng)之間的信息交互。

采購單的主要信息包括但不限于，采購商品、采購單價、采購數(shù)量、倉庫、供應(yīng)商、預(yù)計到貨時間、結(jié)算方式、發(fā)票類型、合同附件等。

采購單的狀態(tài)一般包括：編輯中、待審核、審核中、審核通過、已完成。創(chuàng)建采購單時，選擇需要采購的商品和入庫倉庫，再選擇相應(yīng)的供應(yīng)商，其中采購的商品價格、結(jié)算方式、發(fā)票類型、付款方式等信息在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中維護。

這個過程可以理解為用戶在淘寶商城購買商品，將多家店鋪的商品加入購物車，一起支付下單的過程。下單后會涉及到拆單的邏輯，將父訂單拆成若干個子訂單，后續(xù)的狀態(tài)的跟蹤體現(xiàn)在子訂單上，所有子訂單完成父訂單才能完成。

七、采購建議

采購建議主要是來自庫存管理系統(tǒng)并結(jié)合采購系統(tǒng)中的供應(yīng)商評分體系綜合得出，庫存管理系統(tǒng)會依據(jù)庫存控制策略（包括安全庫存、訂貨點、訂貨量、近期庫存動銷率等綜合因素），為采購系統(tǒng)提供采購建議。庫存系統(tǒng)中的詳細的邏輯筆者在此不再做詳細的闡述，再介紹庫存系統(tǒng)時會詳細說明。

八、采購維價

采購維價是指在采購商品，采購價格發(fā)生變動時（新價格超出原價格區(qū)間），需要在采購系統(tǒng)中更新價格的維護。

采購維價主要涉及一下幾種場景：

• 采購新商品：采購新的商品時，對于系統(tǒng)來說無相關(guān)商品價格信息，所以需要首次維護新采購商品的價格信息。
• 供應(yīng)商價格變動：由于市場變動等因素導致供應(yīng)商的價格變動超出原采購價格的區(qū)間范圍，需要價格更新維護。
• 采購價格維護錯誤：由于采購員價格錄入錯誤導致，需要重新修改價格。

采購維價時需要提交申請，由上級領(lǐng)導審核通過后方可生效。一般低于原采購價不用審批。

▲采購維價

九、退供應(yīng)商

退供應(yīng)商是指將商品退貨給供應(yīng)商，退供應(yīng)商的產(chǎn)品價值在于退貨全流程的管理和監(jiān)控（退貨單的生命周期管理）。

退供應(yīng)商一般涉及的業(yè)務(wù)場景有：

• 殘次品（不合格品）；
• 滯銷商品；
• 臨近過期商品；
• 商品清場（與供應(yīng)商不再合作）等。

退供應(yīng)商流程如下：

▲退供應(yīng)商

1. 退貨單據(jù)類型

在不同的退貨場景中，會涉及不同的退貨單類型，殘次品退貨單、臨期退貨單、普通退貨單等。

殘次品退貨單是指商品受損不能正常銷售需要退給供應(yīng)商的退貨單；臨期退貨單是指商品即將到期或已經(jīng)到期，需要將商品退給供應(yīng)商以降低公司損失的退貨單；普通退貨單一般是將滯銷商品或者清場商品退給供應(yīng)商的退貨單。

2. 創(chuàng)建退貨單

創(chuàng)建退貨單的方式一般有兩種。

1. 手動創(chuàng)建退貨單：殘次品退貨單和普通退貨單由采購人員手動創(chuàng)建，并提交審核，審核通過后告知WMS系統(tǒng)進入退貨流程。
2. 系統(tǒng)自動創(chuàng)建退貨單：根據(jù)商品的過期日期，系統(tǒng)會自動生成即將過期商品的退貨單，將商品退給供應(yīng)商。同樣也是審核通過后告知WMS系統(tǒng)進行退貨。

另外還有一種特殊的場景“虛入虛出”，是指“虛擬入庫、虛擬退貨”。

例如采購單創(chuàng)建錯誤、入錯庫房、出入庫數(shù)量倉管人員錄入錯誤等，具體的系統(tǒng)邏輯涉及到wms系統(tǒng)和庫存管理系統(tǒng)，后面筆者分享wms系統(tǒng)和庫存系統(tǒng)時會詳細介紹。

3. 退貨單審核

退貨單的商品退貨價格一般按照合同協(xié)議價、采購價、退貨時的市場價等進行退貨。創(chuàng)建好退貨單之后，由采購部領(lǐng)導進行審核，審核人可進行駁回或通過的操作，審核通過后，指令下達至WMS系統(tǒng)，WMS系統(tǒng)自動創(chuàng)建退貨單，然后打包發(fā)貨。

若業(yè)務(wù)發(fā)展相對成熟，為減少審核人員的工作量，可根據(jù)退貨供應(yīng)商、退貨商品、退貨量、退貨價格等，可設(shè)置免審規(guī)則機制。例如非特殊商品、小于一定的退貨量、退貨價格與采購價格的差值小于某一范圍等，可以自動審核通過。

4. 退貨單取消

采購人員可以對創(chuàng)建好的采購單做取消的操作，取消時系統(tǒng)會做一系列的校驗。不同的節(jié)點檢驗的邏輯不同，具體流程如下圖：

▲取消退貨單

十、小結(jié)

采購屬于供應(yīng)鏈鏈條中非常重要的環(huán)節(jié)，不僅是質(zhì)量的第一關(guān)、也是成本的第一關(guān)，若第一關(guān)把控不好的話，最終對用戶、企業(yè)都會產(chǎn)生非常大的影響。良好的采購管理能有效的降低企業(yè)成本、減少庫存、增強市場競爭力。

總而言之，企業(yè)如果想降低采購成本，增加企業(yè)利潤，應(yīng)該做好扎實的采購策略與方法。

作者：SurpassPM，公眾號：超悅產(chǎn)品

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