企業(yè)協(xié)作是個(gè)永久的話題，從人類誕生到經(jīng)歷了幾次工業(yè)革命，人類在協(xié)作意識(shí)、協(xié)作工作、協(xié)作能力上都在不斷提升。相信協(xié)作系統(tǒng)領(lǐng)域的突破會(huì)成為企業(yè)提升的助推器。

企業(yè)協(xié)作軟件在2015年成為了紅海，2016年也進(jìn)入了赤膊沙場(chǎng)的階段。teambition、eteams、tower、今目標(biāo)、釘釘、工作寶數(shù)不清的明星產(chǎn)品亮相，初現(xiàn)崢嶸。協(xié)作系統(tǒng)多不代表這個(gè)市場(chǎng)就成熟了，我們?nèi)匀豢梢钥吹锦磕_的協(xié)作軟件大行其道，產(chǎn)品高度定制迷失了基本的原則。想要做好協(xié)作系統(tǒng)，我們應(yīng)該追本溯源從團(tuán)隊(duì)協(xié)作說起。

團(tuán)隊(duì)協(xié)作是一個(gè)比較古老的話題了，人類是一種群體動(dòng)物，這是一種本能，個(gè)人為集體貢獻(xiàn)力量，集體為個(gè)人提供保障。人類社會(huì)始終遵循著這樣的組織原則。企業(yè)成為團(tuán)隊(duì)協(xié)作的典型代表。百度百科的定義是這樣的：團(tuán)隊(duì)協(xié)作是一種為達(dá)到既定目標(biāo)所顯現(xiàn)出來的自愿合作和協(xié)同努力的精神。說得通俗一些，就是各司其職，相互配合。企業(yè)協(xié)作的根本目的是追求最大化的經(jīng)濟(jì)利益和價(jià)值。因此協(xié)作系統(tǒng)的根本目的是幫助企業(yè)更好的控制成本、追求利益。

企業(yè)協(xié)作的影響因素

我把企業(yè)協(xié)作的影響因素分為角色、部分、規(guī)則，協(xié)作質(zhì)量好壞也就基于這三個(gè)因素。

角色

團(tuán)隊(duì)為每個(gè)成員設(shè)定一個(gè)或多個(gè)標(biāo)簽，作為該成員在組織內(nèi)活動(dòng)的通行證，這個(gè)標(biāo)簽就是角色，例如人力專員、設(shè)計(jì)師、總經(jīng)理、總裁等，這些角色（職位級(jí)別）告訴每個(gè)人自己該做什么，也告訴了其他需要和該角色協(xié)作的成員如何互動(dòng)。例如，我們需要審批一個(gè)結(jié)算單，那么首先是財(cái)務(wù)專員匯總，整理，確認(rèn)，然后財(cái)務(wù)主管審核簽字，再由財(cái)務(wù)專員執(zhí)行；人力專員負(fù)責(zé)邀約面試，人力主管負(fù)責(zé)面試審查等等。這些流程都深諳角色在團(tuán)隊(duì)中的分工作用，不得逾越，不得懈怠。

部門

僅有角色是不夠的，角色不足以將相近、相關(guān)聯(lián)、無關(guān)的成員進(jìn)行定位區(qū)分，因此僅靠角色的協(xié)作，線路會(huì)很長(zhǎng)，關(guān)系會(huì)交織錯(cuò)亂，不利于效率提高，因此就有了部門?，F(xiàn)在比較流行的部門是相同類似角色的集合或者為某項(xiàng)目協(xié)作的集合，前者更加穩(wěn)固，后者偏向于臨時(shí)性和靈活性。則兩類部門的組織形式要基于角色屬性來設(shè)定。例如：財(cái)務(wù)部門相對(duì)獨(dú)立，比較穩(wěn)定就適合前者；而公司臨時(shí)決定成立的新項(xiàng)目則適合后者的部門形式。

部門有效的規(guī)避了重復(fù)性、隨意性的協(xié)作，因此這在原來角色之間的協(xié)作基礎(chǔ)上升級(jí)為部門之間的協(xié)作。一方面，這使得協(xié)作的流程增加了至少兩個(gè)環(huán)節(jié)；另一方面，也將協(xié)作的入口、出口和路徑進(jìn)行了統(tǒng)一，變得有章可循，而不再是點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的互動(dòng)。

規(guī)則

理論情況下，角色和部門足夠支撐我們常態(tài)的協(xié)作。但是我們并不是完全處于理想狀態(tài)下進(jìn)行協(xié)作，往往存在突發(fā)事件或者意料之中的意外——畢竟我們不是生活在實(shí)驗(yàn)室中。因此人們發(fā)明了另一個(gè)元素——規(guī)則。每個(gè)公司都會(huì)有規(guī)章制度：財(cái)務(wù)制度、辦公室衛(wèi)生管理制度、人力資源制度、工作規(guī)范準(zhǔn)則，這就像流水線一樣，生成出來的產(chǎn)品是否符合標(biāo)準(zhǔn)，都會(huì)有質(zhì)檢部門根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來檢測(cè)，不合格則會(huì)銷毀或再生產(chǎn)。而規(guī)則就相當(dāng)于這個(gè)質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)。工作是否有效、是否符合標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)成員的獲客成本不得高于多少、辦公用品的標(biāo)準(zhǔn)是X元/月等等。

有了規(guī)則，再結(jié)合角色、部門，一個(gè)有效閉環(huán)的協(xié)作機(jī)制就形成了。當(dāng)三個(gè)元素在一個(gè)團(tuán)隊(duì)內(nèi)合理有效結(jié)合時(shí)，團(tuán)隊(duì)的協(xié)作成本最低，效率最高，也就是價(jià)值最大化了。

如何設(shè)計(jì)清晰高效的協(xié)作系統(tǒng)

從上面的分析我們可以看出，協(xié)作系統(tǒng)的發(fā)力點(diǎn)是基于這三個(gè)基本要素的，我們?cè)O(shè)計(jì)協(xié)作系統(tǒng)時(shí)需要遵循以下幾點(diǎn)：

1. 協(xié)作工具要以已有團(tuán)隊(duì)機(jī)制為依托，優(yōu)化、刪除、修改和創(chuàng)新線下體制；
2. 協(xié)作工具需要以角色、部門和規(guī)則為基本點(diǎn)，萬變不理其宗；
3. 協(xié)作工具的最終目標(biāo)是降低成本、提高效率，實(shí)現(xiàn)利益最大化；

基于這三點(diǎn)的設(shè)計(jì)原則，我們需要結(jié)合協(xié)作對(duì)象和場(chǎng)景來具體梳理，如何設(shè)計(jì)清晰高效的協(xié)作系統(tǒng)。

首先，團(tuán)隊(duì)協(xié)作按照?qǐng)鼍昂蛯?duì)象分為：行為流、信息流、資金流。

任務(wù)流

任務(wù)流比較好理解，舉個(gè)最簡(jiǎn)單的例子：四個(gè)小孩搭積木，一個(gè)拿來積木，一個(gè)負(fù)責(zé)說清楚搭建成什么樣子，一個(gè)負(fù)責(zé)實(shí)施搭建工作，一個(gè)負(fù)責(zé)驗(yàn)收。這四個(gè)步驟環(huán)環(huán)相扣，就是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的任務(wù)流，每個(gè)任務(wù)流也可以繼續(xù)拆解成N個(gè)二級(jí)任務(wù)流。

如何設(shè)計(jì)好的任務(wù)流來實(shí)現(xiàn)線下業(yè)務(wù)目標(biāo)？需要透徹的理解行為、任務(wù)、目標(biāo)。例如：一個(gè)財(cái)務(wù)人員經(jīng)常需要貼發(fā)票，這是一個(gè)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的行為。他的任務(wù)是為了使工作有條理，不至于票據(jù)遺失混亂；目標(biāo)是為了方便財(cái)務(wù)審核報(bào)賬，以備查賬。如果有了電子發(fā)票，那么問題肯定迎刃而解，即便沒有電子發(fā)票，也可以通過線上的審核日志來作為憑證。

一定要學(xué)會(huì)了解行為，看透任務(wù)，抓住目標(biāo)，一切都是為了目標(biāo)設(shè)計(jì)。

信息流

信息流比較寬泛，為了聚焦，定義信息流為：無論通過紙面、口頭和互聯(lián)網(wǎng)工具，所產(chǎn)生的信息交換稱之為信息流。例如，紙質(zhì)合同、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、公司通知等。信息流是協(xié)作中頻次最高的內(nèi)容，也是協(xié)作的主要內(nèi)容。無論企業(yè)組織形態(tài)發(fā)展到任何形態(tài)，信息流不可能消失也不能被取代，它只是以更加易于理解和抓獲的形式存在。

例如：我們以前是靠書信、口頭傳達(dá)來實(shí)現(xiàn)溝通的，現(xiàn)在可以通過企業(yè)聊天工具實(shí)現(xiàn)；我們以前需要將重要文件打印留檔，存放在文件柜中，現(xiàn)在可以通過郵件或者電子文檔來儲(chǔ)存，不占用空間，且效率更高。

信息流的把控集中在信息交換的速度和質(zhì)量。一方面擴(kuò)大信息交換的方式，不局限于某幾種，另外要減少噪音干擾，例如公司通知是自上而下的，不需要接收方之間的交換信息，那么就可以控制這一方面的交換，為其他信息交換提供空間和時(shí)間。

資金流

資金流是一種比較特殊的信息流，因?yàn)樯婕暗劫Y金問題，獨(dú)立出來更方便我們?nèi)シ治鲐?cái)務(wù)、金融和公司運(yùn)營(yíng)狀況。這個(gè)是比較好理解的，例如：工資、欠款、貨款、融資等。資金流在整個(gè)企業(yè)協(xié)作中是比較敏感、曝光率最少的協(xié)作對(duì)象，但是不代表不重要，相反，財(cái)務(wù)是一個(gè)公司運(yùn)營(yíng)狀況重要的指向標(biāo)。它的不透明化、專業(yè)性又導(dǎo)致財(cái)務(wù)在人們看來那么神秘。因此，協(xié)作系統(tǒng)的職責(zé)就是捅破那層窗戶紙，讓每個(gè)成員了解自己工資、獎(jiǎng)金的組成結(jié)構(gòu)；讓每個(gè)成員了解公司的運(yùn)營(yíng)狀態(tài)，則都有利于成員對(duì)集體的凝聚力和責(zé)任感。

本文由 @白三 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。