編輯導(dǎo)語：會議紀(jì)要是職場人士用以輔助工作的一項(xiàng)工具，結(jié)合會議紀(jì)要，我們可以在需要多部門協(xié)調(diào)配合的工作中縷清工作線索，后續(xù)也可以更好地落實(shí)責(zé)任人等。本篇文章里，作者結(jié)合自己的十年工作經(jīng)驗(yàn)，就如何寫會議紀(jì)要一事做了分析，一起來看一下。

怎么寫會議紀(jì)要?

漁歌思考了下這個(gè)問題，饒有興趣地翻了過往比較好的會議紀(jì)要，再回首歷歷在目的職場十年，嘗試做個(gè)小結(jié)。

各位朋友請根據(jù)自己的情況，選擇性使用，責(zé)任自負(fù)，哈哈。

文章將分成4部分：

1. 為什么要寫會議紀(jì)要？
2. 是不是一定要寫會議紀(jì)要？
3. 會議紀(jì)要的內(nèi)容包括哪些？
4. 會議紀(jì)要的關(guān)鍵是什么？

一、為什么寫會議紀(jì)要？

會議紀(jì)要的核心作用是把會議結(jié)果往下落。

往下落，則包括但不限于：周知、備忘、推進(jìn)進(jìn)度、落實(shí)責(zé)任人、尋求幫助、減少被甩鍋、主動甩鍋等。

周知：假設(shè)來開會的是3個(gè)人，3個(gè)參會人的老板雖然沒來參會，但也關(guān)心會議結(jié)論?？诳谙鄠骺偸侨菀自斐擅總€(gè)人都挑有利于自己的信息傳遞，也有人不善和老板溝通，直接不和老板溝通了。所以會議紀(jì)要可以讓需要知道、和關(guān)心的人知道同一個(gè)信息，無論他是否參會。

備忘：我們每個(gè)人的工作千頭萬緒，不僅要擔(dān)心別人上不上心，自己也很可能忘了。那就記個(gè)會議紀(jì)要，隨時(shí)備查。

推進(jìn)進(jìn)度：工作卡殼，或大家不知道要干什么，為什么要干？那就開個(gè)會，統(tǒng)一宣導(dǎo)，說清楚工作目標(biāo)、工作計(jì)劃、各方職責(zé)，而后有計(jì)劃推進(jìn)。

落實(shí)責(zé)任人：各方的工作邊界不清晰，責(zé)任人不明確，也或者合作伙伴不想干，那就明確各自的目標(biāo)、責(zé)任、節(jié)奏。

尋求幫助：通過會議溝通達(dá)成一致，接下來該跟誰要資源，就跟誰要資源。這是會議討論決定，不是個(gè)人意志。

減少被甩鍋：人一多工作就難做。當(dāng)工作需要多方協(xié)同的時(shí)候，每個(gè)人每個(gè)環(huán)節(jié)都可能掉鏈子。力往一處使的美好愿景往往事與愿違，那就需要一些手段保障，也不至于孤軍作戰(zhàn)，還被甩鍋。所以在會議紀(jì)要中明確每個(gè)團(tuán)隊(duì)、每個(gè)人的職責(zé)，鍋就沒那么好甩。會議紀(jì)要是一種自我保護(hù)的手段。

主動甩鍋：把歷史問題掰扯清楚，不是我們該承擔(dān)的，那就把鍋還給責(zé)任方，無論是運(yùn)營、技術(shù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、還是數(shù)據(jù)；當(dāng)然，也可能是有預(yù)謀的甩鍋，因?yàn)橐呀?jīng)預(yù)期到后面會出事，但又無能為力，所以先留會議紀(jì)要為證據(jù)，誰沒按約定把活干漂亮，誰就可能是背鍋俠。

二、一定要寫會議紀(jì)要嗎？

當(dāng)然不是必須寫會議紀(jì)要。寫會議紀(jì)要費(fèi)神費(fèi)力，我們的時(shí)間、精力有限且寶貴，不要浪費(fèi)自己的資源。

而且一旦寫，就得寫得有質(zhì)量，給大家留下“我很靠譜”的職業(yè)印象，更不能給自己挖坑，寫得不好就是在給自己挖坑。

會議紀(jì)要是我們工作中的輔助工具，用得好就挺好，用得不好，傷人傷己。用好會議紀(jì)要，但不要被會議紀(jì)要綁架。

根據(jù)開會的目的、結(jié)果確定是否要寫會議要。一般來說，會議議題重要、工作情況復(fù)雜、有爭議、參與的人多、部門多、協(xié)同有難度，就需要寫會議紀(jì)要。

但如果工作環(huán)境比較友好，只是為了備忘，這類會議紀(jì)要可以簡寫，也或者可以詳細(xì)寫，但只發(fā)給最小范圍的人。

三、會議紀(jì)要的內(nèi)容有哪些？

會議紀(jì)要是為了說明為什么要干，要和誰一起干，要干成什么樣，現(xiàn)在有什么問題，需要怎么解決。

所以不記流水賬，突出關(guān)鍵。

會議紀(jì)要的內(nèi)容包括會議背景、核心結(jié)論、詳細(xì)結(jié)論。其中，詳細(xì)結(jié)論中一定要明確到人和時(shí)間的行動計(jì)劃。

1. 會議背景

包括會議議題、參會人員、會議時(shí)間。

1）會議議題

會議奔著要解決問題而去。沒有會議主題的會議紀(jì)要是沒有主心骨的。如果會議目的不明確，會議也不會有什么結(jié)論。

2）參會人員

表達(dá)對參會人員的尊重，也為事后查詢留底，免得有人說我沒參加、我沒說過這話、我不同意之類。如果是外部會議，需要的話列上雙方參會人的職務(wù)，畢竟從人名很難看出會議規(guī)格，人名也不好記。

3）會議時(shí)間

年月日小時(shí)。如果是爭議多的會議，不妨寫得詳細(xì)、具體些。

2.?核心結(jié)論

請言簡意賅。最多3條，每條不超過20個(gè)字。非要超過20個(gè)字的，請做好分行、斷句。

表達(dá)上，用序列號、字體、顏色突出重點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)結(jié)構(gòu)。

不要文字堆砌，不要文字堆砌，不要文字堆砌。重要的事說3遍。會議紀(jì)要要有可讀性。

3. 會議詳細(xì)結(jié)論

詳細(xì)結(jié)論同樣需要結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)，并落實(shí)到事、落實(shí)到人。

詳細(xì)結(jié)論中，每一件事要體現(xiàn)出事情、進(jìn)度、問題、負(fù)責(zé)人。

詳細(xì)結(jié)論示例：

可以用表格的，就用表格。因?yàn)楸砀衲苤庇^的表達(dá)邏輯關(guān)系，閱讀和管理成本更低。同一段文字堅(jiān)決不超過3行，控制在1行20個(gè)字以內(nèi)。

會議詳細(xì)結(jié)論的內(nèi)容，包含不限于：

1）序號：數(shù)字是一種能讓人條理清楚的表達(dá)，無論是對寫會議紀(jì)要的人，還是讀會議紀(jì)要的人。

2）問題分類：當(dāng)詳細(xì)問題超過3點(diǎn)時(shí)，請對問題進(jìn)行分類，每個(gè)細(xì)分類型的問題不要超過3點(diǎn)。分類建議從業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)或項(xiàng)目職能的角度來分，比如需求調(diào)研、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)進(jìn)度、運(yùn)營、銷售。分類要體現(xiàn)MEMC的原則，且重要的放在前面。

3）詳細(xì)問題：明確、聚焦的一個(gè)問題單獨(dú)成一個(gè)問題，盡量不要把多個(gè)問題柔和在一起。

4）當(dāng)前進(jìn)度：比如已解決、業(yè)務(wù)調(diào)研中、出產(chǎn)品方案中、已完成需求評審待排期中、技術(shù)開放中等，根據(jù)實(shí)際需求拆分節(jié)點(diǎn)；

5）后續(xù)行動方案：比如“通過XX，實(shí)現(xiàn)XX”，“待XX與XX討論確定，目前暫無解決方案”，描述中能有方法的體現(xiàn)方法，沒有方法的暴露問題。

6）完成時(shí)間：需要具體到日期的千萬別到周，需要明確到周也別到具體日期，收放都在文字間，壓得太重會反彈，放得太寬沒用。

7）負(fù)責(zé)人：能明確到人的務(wù)必到人。

8）備注：比如需要誰幫助，或者需要和誰討論，或者有什么待定點(diǎn)，未盡的重要事項(xiàng)都可以在備注中體現(xiàn)。

四、會議紀(jì)要的原則

會議紀(jì)要秉持客觀的心態(tài)，突出重點(diǎn)，非重點(diǎn)也不偷懶的原則來寫。

1. 客觀

切記用情緒表達(dá)會議結(jié)論，一定要用客觀、平穩(wěn)的情緒，人的情緒會體現(xiàn)在文字中。職場中大家都喜歡情緒穩(wěn)定、看問題客觀的人，偶爾可以有情緒，也可以利用情緒，但關(guān)鍵場合、多數(shù)場合都要表現(xiàn)出職場人的客觀、穩(wěn)定，而不是像祥林嫂或者一頭暴躁的獅子。盡量用客觀數(shù)字表達(dá)，慎用個(gè)人主觀觀點(diǎn)。

在漁歌剛?cè)肼殘鰰r(shí)，寫了一份客戶訪談的會議紀(jì)要，自覺目標(biāo)明確、有重點(diǎn)、有可閱讀性。在漁歌郵件發(fā)出會議紀(jì)要后，同部門一起參加會議的小姐姐在漁歌的會議紀(jì)要郵件上，回復(fù)了一封她寫的會議紀(jì)要，當(dāng)時(shí)我驚呆了，這是我負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，我兩是平級關(guān)系，她憑什么這么干，內(nèi)心憤怒的火團(tuán)竄竄竄就燒了起來。

后來，漁歌把自己的會議紀(jì)要和小姐姐的會議紀(jì)要一起發(fā)給了資深職場朋友，請他指點(diǎn)。朋友說我的會議紀(jì)要雖然事情說清楚了，但文字中傳達(dá)了一種剛?cè)肷鐣乃苹馃崆?，比如客戶需求很?qiáng)，會安排好和客戶的溝通，客戶也很滿意等字眼。

而實(shí)際上我只是整件事情的參與者中，最稚嫩，稚嫩到都沒冒芽的豆苗，隨時(shí)都可能被別人掐掉，我的意見并不重要。而那位小姐姐的會議紀(jì)要寫得比我客觀，更容易讓人信服，比如她的紀(jì)要里會寫追問3次客戶后，客戶依然認(rèn)為這個(gè)需求很強(qiáng)，而漁歌寫的是反復(fù)追問客戶這個(gè)業(yè)務(wù)的必要性，客戶表示非常需要。類似這類字眼之間的差異，還是能明顯看出來小姐姐更客觀、專業(yè)。

所以會議紀(jì)要要秉持客觀、平穩(wěn)的心態(tài)、用平實(shí)的文字、數(shù)字去寫。雖然寫會議紀(jì)要往往為了達(dá)成一些目的，但這個(gè)過程要做的客觀、有理有據(jù)，彰顯我們的大氣、平和、可靠，而不是情緒或個(gè)人意見。

2. 突出重點(diǎn)

尤其內(nèi)容繁雜，且面向高層的會議紀(jì)要，一定要在開篇，用幾十個(gè)字概括出問題、方案和希望尋求的幫助。因?yàn)楣芾韺犹Γ瑳]時(shí)間看一大堆文字。沒有重點(diǎn)的文字堆砌，浪費(fèi)自己的時(shí)間，還誤事，因?yàn)槔习鍌兒芸赡苤苯雍雎圆豢戳恕?/p>

重點(diǎn)要放在前面，開頭好了，才會有下文。有時(shí)候老板們也不看下文，看了開頭，就直接一個(gè)電話或郵件，讓大家當(dāng)面匯報(bào)。

我們寫會議紀(jì)要雖然是為了達(dá)成自己的目的，但要站著目標(biāo)用戶的角度來寫，怎么樣能讓管理層、合作伙伴快速關(guān)注，并且認(rèn)為我們專業(yè)、靠譜，并幫我們解決問題。

3. 明確到人和時(shí)間

會議紀(jì)要的重要目的是推進(jìn)工作，減少甩鍋與被甩鍋，所以一定要明確到人和時(shí)間。

能明確到1個(gè)人的，就不要@2個(gè)人；能明確到日期的，就不要明確到周；需要明確到幾點(diǎn)幾分的，就不要明確到天。

在人和時(shí)間的指向上，務(wù)必做到精準(zhǔn)指向，精準(zhǔn)打擊。除非是有目的、有策略的故意模糊處理。

4. 詳情部分不可偷懶

雖然大家重點(diǎn)關(guān)注的是會議紀(jì)要的概要，但詳情部分一樣不可偷懶。

因?yàn)檫@才體現(xiàn)了我們工作的系統(tǒng)性、專業(yè)度，詳情是底層的支撐，也是一次梳理。如果覺得關(guān)鍵點(diǎn)寫好了，詳情就可以多快好省，那就是在給自己挖坑。

五、最后

以上是通用的會議紀(jì)要，最重要的還是要大家根據(jù)實(shí)際情況來。比如有的會議紀(jì)要需要中英文多個(gè)語言版本，有的要求事無巨細(xì)。也有的會議既要兩三行字即可。

大家根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整。

祝大家每次寫會議紀(jì)要都能有一種小小的成就感，理清自己的思路，事情才能干得更順，寫會議紀(jì)要是為了自己的工作更順滑。

#專欄作家#

西湖漁歌，微信公眾號：西湖漁歌，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家，2019年度作者。11年經(jīng)驗(yàn)的某大廠產(chǎn)品經(jīng)理，專注產(chǎn)品和大數(shù)據(jù)。

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題圖來自Unsplash，基于 CC0 協(xié)議