小到一個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，一個(gè)項(xiàng)目組，大到一條產(chǎn)品線，一個(gè)事業(yè)部，你都會(huì)獲得獨(dú)立負(fù)責(zé)工作的機(jī)會(huì)。那么，你要如何才能成為一個(gè)合格的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人呢？

最近觀察到很多同學(xué)著急忙慌地做事，但在很多最基本的工作上犯錯(cuò)，持續(xù)犯錯(cuò)，準(zhǔn)備花點(diǎn)時(shí)間把工作過程里已經(jīng)形成肌肉記憶的東西整理出來。我個(gè)人風(fēng)格偏向解決實(shí)際問題，所以會(huì)更多講一些拿來即用的小技巧。無論你是什么崗位，工作方法與決策模型底層都是互通的，希望能支持到有意愿自我提升的同學(xué)們。

準(zhǔn)備寫成一個(gè)系列，估計(jì)會(huì)很長，盡量不斷更。

我們先來談?wù)劦谝粋€(gè)話題“如何成為一個(gè)合格的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人”，小到一個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，一個(gè)項(xiàng)目組，大到一條產(chǎn)品線，一個(gè)事業(yè)部，你都會(huì)獲得獨(dú)立負(fù)責(zé)工作的機(jī)會(huì)。機(jī)遇到來時(shí)，希望你已經(jīng)做好了準(zhǔn)備：）

這個(gè)話題相對(duì)比較龐大，細(xì)節(jié)也比較多，我會(huì)分成幾篇文章來講解：本文是這個(gè)系列的第一篇

• 報(bào)信 | 如何做好信息同步工作
• 搖人 | 如何做好資源協(xié)調(diào)工作
• 拉車 | 如何做好項(xiàng)目推進(jìn)工作
• 鏟事 | 如何做好危機(jī)處理工作

無論你的職級(jí)多高，能力多強(qiáng)，在企業(yè)中第一優(yōu)先級(jí)的角色都是“員工”。你天生需要與身邊的伙伴協(xié)作共事，讓他們充分知曉情報(bào)是你的義務(wù)。

為什么要做信息同步？

1. 降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)代職場已經(jīng)很難出現(xiàn)完全獨(dú)立的工作事項(xiàng)了，讓信息公開一定有利于降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。團(tuán)隊(duì)中不同的角色視角是完全不同的，研發(fā)關(guān)注成本與實(shí)現(xiàn)，視覺側(cè)重于好看與美觀，市場著眼于怎么宣發(fā)，銷售想著能不能賣錢，老板只關(guān)心劃不劃算。

在立項(xiàng)之初，各側(cè)參與者對(duì)同一件事的理解大概率是不一致的。沒做好信息同步，要么項(xiàng)目組織不起來，要么運(yùn)行到中段執(zhí)行冒泡，要么在收尾階段頻繁暴雷。公開信息，讓不同角色用不同的視角來觀察項(xiàng)目，潛在風(fēng)險(xiǎn)提前提出，在事發(fā)之前就做充分準(zhǔn)備，極大降低風(fēng)險(xiǎn)。

切記，信息公開代表著合作與尊重。坦誠是互相建立信任的敲門磚，別浪費(fèi)建立革命友誼的機(jī)會(huì)。

2. 為合作團(tuán)隊(duì)提供調(diào)整空間

一個(gè)工作事項(xiàng)的完成往往需要多個(gè)角色共同參與，舉個(gè)栗子：

12月15日我們要發(fā)布一個(gè)產(chǎn)品，市場計(jì)劃在當(dāng)天召開發(fā)布會(huì)，銷售為了業(yè)績決定開啟促銷活動(dòng)。假使項(xiàng)目出現(xiàn)延期，產(chǎn)品質(zhì)量低，功能不完善的情況，便需要配合部門的同事做好計(jì)劃調(diào)整。發(fā)布會(huì)的口吻可以從“產(chǎn)品發(fā)布”調(diào)整為“產(chǎn)品公測”，銷售將“促銷”的活動(dòng)玩法變更為“邀請(qǐng)?jiān)囉玫么螵?jiǎng)”。

問題每天都會(huì)有，總有辦法來解決。后面單獨(dú)起文章展開講解。

切記，當(dāng)出現(xiàn)不可逆的情況下越早讓信息公開，挽救的可能性便越大。

3. 為你的“老大”負(fù)責(zé)

每個(gè)職場人都有上下級(jí)的關(guān)系，扁平化管理的團(tuán)隊(duì)也會(huì)有類似導(dǎo)師（sponsor）的角色存在。經(jīng)常聽到有同學(xué)抱怨自己的工作成果沒被看到，錯(cuò)失升職加薪的機(jī)會(huì)覺得委屈。這僅僅是從我們自己的角度的分析結(jié)果，那么從領(lǐng)導(dǎo)的角度呢？有沒有我們可以提升的空間？

作為“老大”，可能會(huì)同時(shí)跟進(jìn)N個(gè)項(xiàng)目，無法事無巨細(xì)了解每個(gè)項(xiàng)目的細(xì)節(jié)。在這里你有義務(wù)積極主動(dòng)讓Ta知曉你的工作近況。

作為“老大”，能力或是資歷是強(qiáng)過你的，他會(huì)從資源和經(jīng)驗(yàn)的角度給你一些支持。

比如：這件事曾經(jīng)做過已經(jīng)有成熟的落地方案，你只需要在確定的方向上繼續(xù)優(yōu)化放量；或者這件事別的部門已經(jīng)在做了直接協(xié)調(diào)資源與他們合作推進(jìn)即可。

為了支持團(tuán)隊(duì)成長，我們都會(huì)給新人獨(dú)立負(fù)責(zé)項(xiàng)目以成長的機(jī)會(huì)，免不了會(huì)因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)不足犯錯(cuò)誤。這種時(shí)候你的“老大”會(huì)是被問責(zé)的第一對(duì)象，如果你沒做好信息同步，他被他的“老大”用一個(gè)不知情的方案和結(jié)果問責(zé)，這是管理失控。

切記，不要搞這種烏龍讓“老大”連為你解釋的機(jī)會(huì)都沒有。

4. 用里程碑事件保留證據(jù)

團(tuán)隊(duì)之間協(xié)作共事，難免會(huì)遇見沖突或者扯皮的事情。不管是合作伙伴疏忽“沒記住”，還是能力欠佳，我們作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都應(yīng)該主動(dòng)避免這類問題發(fā)生。信息同步就能很好解決此問題，不要扯皮看會(huì)議紀(jì)要，看郵件就好了。里程碑事件也有利于項(xiàng)目組的士氣提升，在大型項(xiàng)目時(shí)里程碑事件尤其重要。

切記，不要做無謂的爭論。除了讓威信受損，你什么都得不到。

信息同步工作做不好，我們認(rèn)為這個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是失職的。

要同步哪些信息？

一般來講我會(huì)主動(dòng)同步以下幾類信息：

• 項(xiàng)目進(jìn)度
• 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)
• 項(xiàng)目階段性結(jié)論

1. 項(xiàng)目進(jìn)度

完成度=已完成工作量/總工作量

時(shí)間進(jìn)度=已用工作天數(shù)/計(jì)劃交付工作天數(shù)

我們一般會(huì)在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)對(duì)既定工作進(jìn)行工時(shí)估點(diǎn)，做到工作事項(xiàng)可衡量。

比如：項(xiàng)目完成度為35%，對(duì)比時(shí)間進(jìn)度為45%，存在10個(gè)點(diǎn)的進(jìn)度落后。我們需要通過其他方式追回一些進(jìn)度。

2. 里程碑事件

在項(xiàng)目管理里方法較為常見，常見的里程碑事件有立項(xiàng)、方案評(píng)審、階段性結(jié)果、提測、發(fā)布等。封閉開發(fā)類項(xiàng)目，立項(xiàng)、提測、發(fā)布等可以不做為里程碑事件做信息同步，其余情況下都不建議縮減里程碑事件。你要知道沒有人愿意在沒有存在感的團(tuán)隊(duì)中做事的，要積極向合作伙伴們釋放確定感。

3. 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

項(xiàng)目過程不可能一帆風(fēng)順，每天都要處理各種問題。常見的風(fēng)險(xiǎn)有：項(xiàng)目延期、需求變更、人員變動(dòng)等，遇見風(fēng)險(xiǎn)不可怕，可怕的是風(fēng)險(xiǎn)不可控。所以當(dāng)你進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)向的信息同步時(shí)，請(qǐng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)「重要/不重要，緊急/不緊急」不要是個(gè)風(fēng)險(xiǎn)就匯報(bào)，也不要害怕風(fēng)險(xiǎn)被暴露。如果能對(duì)風(fēng)險(xiǎn)提供你力所能及的解決方案，團(tuán)隊(duì)會(huì)愿意積極配合你工作的。

比如：「項(xiàng)目延期」**項(xiàng)目具有延期風(fēng)險(xiǎn)

• 項(xiàng)目成員***3月1日至14日休產(chǎn)假，生產(chǎn)力短缺 | 建議抽調(diào)基礎(chǔ)項(xiàng)目部xxx進(jìn)行彈性人力支持；
• 模板訪問時(shí)存在跨域問題，加載速度緩慢 | 負(fù)責(zé)人xxx正在進(jìn)行技術(shù)攻堅(jiān)，預(yù)計(jì)耗時(shí)3天。

以上兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)都是事實(shí)，都是為了你的目標(biāo)服務(wù)的。

一場已發(fā)生的事故說明一定存在數(shù)個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，而每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)又指代了尚未被發(fā)現(xiàn)的數(shù)十個(gè)隱患。不是所有的風(fēng)險(xiǎn)都要被解決，但風(fēng)險(xiǎn)需要被管理。

4. 項(xiàng)目階段性結(jié)論

項(xiàng)目進(jìn)程中我們會(huì)進(jìn)行各種正式或非正式的溝通，討論。這些談話往往以達(dá)成共識(shí)和計(jì)劃review為目標(biāo)的。這種情況下，做好信息同步是必要的。

我更建議用會(huì)議紀(jì)要這種方式同步以下幾方面信息：

• 參與人（注明主持人，與會(huì)人）；
• 時(shí)間，談話發(fā)生的時(shí)間；
• 主題，討論了哪些問題；
• 結(jié)論，基于問題的結(jié)論；
• 后續(xù)計(jì)劃，動(dòng)作|時(shí)間|負(fù)責(zé)人。

每個(gè)企業(yè)和團(tuán)隊(duì)情況各有不同，當(dāng)你為同步什么信息撓頭時(shí)，我建議大家使用這個(gè)原則來決策：

• 「這個(gè)信息對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)程是是否起正向作用？」
• 「如果是，講！如果是的比重較大，也講！」

當(dāng)然每個(gè)人對(duì)于正向的理解有差異，多向你的上級(jí)或?qū)熣?qǐng)教，聽聽別人的意見。同步時(shí)未處理好信息密度，說不到重點(diǎn)或者事無巨細(xì)的婆婆嘴都是不理想的選擇。這部分能力缺失的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是不合格的。

怎么進(jìn)行信息同步？

企業(yè)中，我們常用：郵件、即時(shí)通訊工具、WIKI、Teambition等，也會(huì)通過每日站立會(huì)議，周例會(huì)等方式同步，不同的方式定位也存在較大差別。

• 郵件：非常正式的信息傳遞工具。你要同步的信息具備「嚴(yán)肅正式，后續(xù)可查詢」兩個(gè)特性，請(qǐng)使用郵件；
• 即時(shí)通訊工具：相對(duì)寬松的溝通工具，臨時(shí)的，討論性質(zhì)的內(nèi)容大多在這里發(fā)生；
• 站會(huì)：口頭告知昨天做了什么，今天準(zhǔn)備做什么，需要參會(huì)人知道的及需要團(tuán)隊(duì)支持的。

會(huì)議是個(gè)特殊的話題，我會(huì)在后面單獨(dú)展開來介紹。下文只介紹線上的信息同步方式。

（1）郵件

怎么寫一篇好的匯報(bào)郵件，我會(huì)分成標(biāo)題，收件人，正文內(nèi)容，附件幾個(gè)部分來介紹。

標(biāo)題：標(biāo)題的原則很簡單，一句話說清楚重點(diǎn)。

比如：

• 「會(huì)議紀(jì)要」3月28日模板市場周例會(huì)會(huì)議紀(jì)要
• 「方案確認(rèn)」移動(dòng)端適配模板市場需求方案，請(qǐng)***確認(rèn)

建議使用“「類別」+ 具體事宜”的結(jié)構(gòu)來書寫郵件標(biāo)題。目的是方便協(xié)作伙伴們快速判斷這封郵件的類型是否需要看下去，是否需要立刻馬上處理。對(duì)了，關(guān)鍵信息記得前置以便于在頻幕較小的移動(dòng)設(shè)備上僅通過標(biāo)題便能判斷。

收件人：

郵件的收件人類型分為發(fā)送，抄送，有的還包含密送功能，不同的類型代表的業(yè)務(wù)含義也有區(qū)別。

• 發(fā)送列表中填寫的大都是需要知曉信息的同事。
• 抄送列表中一般填寫與項(xiàng)目相關(guān)，但非直接負(fù)責(zé)的同事。比如其他部門接口人的上級(jí)等。除此之外，建議follow之前讓信息被更多人知道的原則，添加上項(xiàng)目組同事都在的郵件組。
• 密送列表中的人會(huì)收到郵件但不會(huì)在郵件中明文顯示，所以用法比較特殊，自己琢磨吧：）
• 還有一些通用的細(xì)則，比如有的同事同時(shí)使用好幾個(gè)郵箱，為了信息到達(dá)效率請(qǐng)?zhí)崆按_認(rèn)好收件郵箱；也不要偷懶發(fā)郵件組就不再單發(fā)收件人，因?yàn)橛械臅r(shí)候同事會(huì)因?yàn)猷]件較多設(shè)置收件規(guī)則「只看收件人包含自己的郵件」導(dǎo)致你的郵件遺漏。

正文內(nèi)容：

一封清晰的郵件正文，我會(huì)按照如下順序書寫：

• 先說結(jié)論 | 節(jié)省大家的時(shí)間先說結(jié)論，是否查看得出結(jié)論的過程由收件人自行判斷。
• 再說過程 | 證明你結(jié)論的完整推導(dǎo)過程，背景，實(shí)施方案，以便于收件人知曉更多細(xì)節(jié)來做判斷
• 后續(xù)計(jì)劃 | 結(jié)論對(duì)項(xiàng)目的幫助是？我們的后續(xù)準(zhǔn)備怎么做，需要什么支持？

寫郵件是個(gè)藝術(shù)，不同的人匯報(bào)同一件事也會(huì)有截然不同的效果。以上三點(diǎn)基本可以幫我們把事兒有效率地說明白。有興趣的話，我后面會(huì)結(jié)合一些實(shí)際案例展開聊聊不同類型郵件的寫法。

附件：

附件一般是服務(wù)結(jié)論的物料格式類型各有不同。這里就嘮叨一點(diǎn)，如果你的郵件中需要添加附件，在你寫郵件時(shí)第一時(shí)間將附件上傳上去。我們見過太多郵件遺忘附件而后續(xù)追發(fā)蓋樓的烏龍了。請(qǐng)避免這種不職業(yè)的情況。

（2）即時(shí)通訊工具

一般大家都會(huì)使用微信，企業(yè)微信，釘釘?shù)燃磿r(shí)通訊工具進(jìn)行溝通。在工作環(huán)境中，請(qǐng)你謹(jǐn)慎使用語音功能，大多數(shù)情況下語音的效率是弱于文字消息的。每個(gè)伏案工作者在溝通工作時(shí)收到五、六條長達(dá)60秒的語音消息都不會(huì)愉悅。當(dāng)然你是老板的話，你想任性請(qǐng)隨意，其實(shí)也不建議。

同步給誰

終于說到最后一個(gè)環(huán)節(jié)了。同步信息給誰值得你花點(diǎn)兒時(shí)間好好設(shè)計(jì)，它和你做信息同步的目標(biāo)強(qiáng)相關(guān)。

比如：你匯報(bào)了因?yàn)閤x要休年假導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力下降，那么你的同步對(duì)象一定要包括具備資源調(diào)動(dòng)能力的人

原則：與你的項(xiàng)目相關(guān)的人，你希望Ta知道你表現(xiàn)的人。

所以常見的同步對(duì)象如下：

• 你的上級(jí)，導(dǎo)師等
• 你的團(tuán)隊(duì)，與你一起推進(jìn)項(xiàng)目的人
• 你的業(yè)務(wù)方，和你項(xiàng)目有依賴關(guān)系的上下游
• 某些特別的人（能看到這里，你肯定很聰明又勤奮，自己意會(huì)吧）

總結(jié)

信息同步是成為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的基本功，是你成長為一名可信賴組織者的必備條件。

本文由 @?Lil_Sun 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議