隨著零售業(yè)務(wù)的復(fù)雜性不斷增加，對(duì)采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的要求也日益提高。本文深入探討了零售行業(yè)采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，重點(diǎn)分析了表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、主要表單及其核心字段的設(shè)置。

在零售行業(yè)，【采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)(Procurement Settlement System)】是財(cái)務(wù)系統(tǒng)和供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，均不可或缺的一環(huán)。隨著零售業(yè)務(wù)的快速發(fā)展及其帶動(dòng)相關(guān)供應(yīng)鏈企業(yè)的共同壯大，對(duì)【采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)】的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和自動(dòng)化要求越來(lái)越高。

本文(下篇)將圍繞【采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)】的表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、主要表單及其核心字段兩方面淺析【采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)】的設(shè)計(jì)思路。

一、采購(gòu)系統(tǒng)的表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

【采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)】的源數(shù)據(jù)分別來(lái)源于【采購(gòu)管理系統(tǒng)(PMS)】和【物流管理系統(tǒng)(WMS)】，所以其數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)上首先會(huì)有對(duì)“采購(gòu)訂單”和“出入庫(kù)單”兩項(xiàng)對(duì)源數(shù)據(jù)的繼承，按頭行信息分別為“采購(gòu)訂單_訂單頭信息表、采購(gòu)訂單_訂單行信息表”和“出入庫(kù)單_訂單頭信息表、出入庫(kù)單_訂單行信息表”4張數(shù)據(jù)表，用于記錄采購(gòu)訂單中關(guān)于供應(yīng)商、采購(gòu)商品的信息和出入庫(kù)中商品實(shí)際到貨信息。

有了上游系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)后，【采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)】對(duì)“采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)”和“實(shí)際到貨數(shù)據(jù)”加工形成“對(duì)賬數(shù)據(jù)”，即“對(duì)賬業(yè)務(wù)單_頭信息表”和“對(duì)賬業(yè)務(wù)單_行信息表”，并基于此形成“對(duì)賬單表”，用于記錄需與供應(yīng)商對(duì)賬確認(rèn)的“采購(gòu)-到貨-付款”信息。

供應(yīng)商對(duì)賬確認(rèn)后，作為銷售方會(huì)開(kāi)具增值稅發(fā)票至采購(gòu)方，采購(gòu)方收到發(fā)票后，錄入系統(tǒng)形成發(fā)票的結(jié)構(gòu)化信息，即需要“進(jìn)項(xiàng)發(fā)票_發(fā)票頭信息表”和“進(jìn)項(xiàng)發(fā)票_發(fā)票行信息表”，用于記錄發(fā)票的信息。

有了確認(rèn)的對(duì)賬信息和進(jìn)項(xiàng)發(fā)票信息，【采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)】會(huì)執(zhí)行其核心職能之一的“票核”，即對(duì)“對(duì)賬信息與發(fā)票信息進(jìn)行一對(duì)一核對(duì)”，核對(duì)之后的數(shù)據(jù)，形成所謂的“采購(gòu)小票”，其數(shù)據(jù)記錄至“采購(gòu)小票_頭信息表”和“采購(gòu)小票_行信息表”。

基于“采購(gòu)小票”，系統(tǒng)會(huì)判斷是否已有預(yù)付款，如果無(wú)預(yù)付，則會(huì)生成待付款數(shù)據(jù)，用于后期按供應(yīng)商付款賬期推送付款指令，即需要“付款記錄表”記錄這一數(shù)據(jù)；如果已有預(yù)付，會(huì)將預(yù)付款和采購(gòu)小票進(jìn)行“核銷”，完成付款確認(rèn)，則需要“付款核銷記錄表”，確認(rèn)已對(duì)付款執(zhí)行完成。

二、采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的主要表單和核心字段

(注：表單限于版面，僅列示了部分核心字段，也未做相關(guān)按鈕，以表意為主。）

1.采購(gòu)訂單同步表

連接采購(gòu)活動(dòng)和財(cái)務(wù)結(jié)算的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，記錄采購(gòu)訂單中涉及財(cái)務(wù)結(jié)算需要的字段。

核心字段：采購(gòu)訂單號(hào)、公司信息(編碼、名稱)、供應(yīng)商信息(編碼、名稱)、采購(gòu)信息(數(shù)量、單價(jià)、總金額)、訂單狀態(tài)、商品明細(xì)信息(編碼、名稱、數(shù)量、單價(jià))

2.庫(kù)存同步表

同步庫(kù)存實(shí)際到貨/退貨的商品數(shù)量，作為與供應(yīng)商對(duì)賬的采購(gòu)數(shù)量依據(jù)。

核心字段：出入庫(kù)單號(hào)、單據(jù)類型(到貨、退貨)、商品信息(編碼、名稱)、庫(kù)存信息(入庫(kù)數(shù)量、退貨數(shù)量)、采購(gòu)信息(采購(gòu)訂單號(hào)、供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)公司編碼、采購(gòu)公司名稱)

3. 對(duì)賬業(yè)務(wù)單表

根據(jù)采購(gòu)訂單和庫(kù)存到貨信息形成的供應(yīng)商結(jié)算依據(jù)，以出入庫(kù)單為基礎(chǔ)，一一對(duì)應(yīng)生成的對(duì)賬基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

核心字段：對(duì)賬業(yè)務(wù)單號(hào)、上游關(guān)聯(lián)信息（關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單號(hào)、關(guān)聯(lián)出入庫(kù)單號(hào)）、供應(yīng)商信息(編碼、名稱)、金額信息、商品明細(xì)信息(采購(gòu)數(shù)量、到貨數(shù)量、單價(jià))。

4.對(duì)賬單表

基于對(duì)賬業(yè)務(wù)單合并或獨(dú)立生成的供應(yīng)商對(duì)賬數(shù)據(jù)，與供應(yīng)商結(jié)算及其開(kāi)票的依據(jù)。

核心字段：對(duì)賬單號(hào)、供應(yīng)商信息(編碼、名稱)、采購(gòu)訂單號(hào)、、對(duì)賬信息(對(duì)賬日期、對(duì)賬金額、對(duì)賬狀態(tài))、商品明細(xì)信息(采購(gòu)數(shù)量、到貨數(shù)量、單價(jià))

5.發(fā)票信息查詢表

記錄發(fā)票信息，查看發(fā)票票核情況，特別是稅額的及時(shí)抵扣情況。

核心字段：發(fā)票信息(號(hào)碼、代碼、日期、購(gòu)銷方信息)、公司信息(編碼、名稱)、供應(yīng)商信息(編碼、名稱)、票核信息(金額、狀態(tài))

6.付款信息表

記錄預(yù)付款和票核后的付款申請(qǐng)，并查看付款狀態(tài)及其付款憑證的狀態(tài)。

核心字段：申請(qǐng)人信息(公司、部門、人員)、付款對(duì)象信息(公司、開(kāi)戶行、賬號(hào))、收款對(duì)象信息(供應(yīng)商、開(kāi)戶行、賬號(hào))、金額信息(付款金額、已核銷金額、未核銷金額)、審核信息、狀態(tài)信息。