編輯導(dǎo)語：審批系統(tǒng)是企業(yè)中常用的系統(tǒng)，那么，應(yīng)該如何進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)？也許你需要一份需求文檔來幫助梳理用戶需求，清晰目標(biāo)與流程規(guī)劃。本篇文章里，作者結(jié)合實(shí)際案例，梳理了一份OA系統(tǒng)迭代升級的需求文檔，一起來看一下。

本文為OA系統(tǒng)依照客戶需求進(jìn)行迭代升級的需求文檔。文章共分五個章節(jié)就新功能進(jìn)行闡述，希望對您有所幫助。

一、修訂記錄

二、需求背景與目標(biāo)

項(xiàng)目背景與目標(biāo)

目前SaaS背景：現(xiàn)有的SaaS功能，SaaS系統(tǒng)已有發(fā)票的驗(yàn)真、結(jié)構(gòu)化處理發(fā)票的數(shù)據(jù)、發(fā)票認(rèn)證、抵扣等功能。

目標(biāo)客戶背景：客戶為一家傳統(tǒng)的石油國企，現(xiàn)在客戶員工有幾千人，很多都是一線員工，且財(cái)務(wù)平時跟報(bào)銷發(fā)起人經(jīng)常不在一起辦公，需要郵寄簽收材料，現(xiàn)在都是線下多部門處理，效率低，管理比較混亂。

目標(biāo)：建立系統(tǒng)型報(bào)銷流程，減少報(bào)銷流程復(fù)雜度，幫助客戶提高工作效率。

任務(wù)：在現(xiàn)有基礎(chǔ)上增加財(cái)務(wù)審批的功能。

三、主要流程與狀態(tài)機(jī)

1. 流程圖

2. 狀態(tài)機(jī)

四、需求列表

五、功能詳細(xì)邏輯

1. APP端

1）通用頁面設(shè)置

初始頁（選擇職級及所在部門）

這兩個界面為用戶注冊成功并登錄后的初始界面，兩個界面按照用戶選擇情況遞進(jìn)，作用在于從選項(xiàng)區(qū)別各個用戶之后的工作界面，避免工作界面程序冗余。

兩個界面僅出現(xiàn)于新用戶注冊之后，后期職能發(fā)生更改需要到其他設(shè)置中進(jìn)行切換。

APP主界面、更多菜單導(dǎo)航欄界面、審批導(dǎo)航欄界面

點(diǎn)擊主頁面的【更多】按鈕，從屏幕左端向右滑出擴(kuò)展菜單欄，首排第一個功能設(shè)置為【審批】，點(diǎn)擊【審批】，進(jìn)入審批項(xiàng)目詳情頁。

進(jìn)入審批詳情頁后，第一排為各種審批申請的通用功能，分別為【提交申請】、【審批事項(xiàng)】、【抄送】和【歸檔】，為企業(yè)所有員工通用界面，且跳轉(zhuǎn)至【審批】界面后，APP顯示頁面為【提交申請】主頁面，下方為所有申請事項(xiàng)列表。

其中，本次迭代主要內(nèi)容是優(yōu)化APP端的財(cái)務(wù)類的【費(fèi)用報(bào)銷】功能-。

2）各版本操作設(shè)置

① 員工版審批設(shè)置

主要頁面設(shè)置及申請操作：

審批主頁面與選擇申請費(fèi)用報(bào)銷后進(jìn)入的費(fèi)用報(bào)銷填寫頁面

員工財(cái)務(wù)報(bào)銷操作：

審批頁面中，【審批事項(xiàng)】頁面、【抄送記錄】頁面及【歸檔記錄】頁面顯示內(nèi)容

單擊【費(fèi)用報(bào)銷】，進(jìn)入費(fèi)用報(bào)銷詳情頁，項(xiàng)目選擇選擇參與的項(xiàng)目（項(xiàng)目信息錄入工作由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人操作）；報(bào)銷類型包括但不限于差旅費(fèi)、餐費(fèi)、團(tuán)建費(fèi)等，內(nèi)容描述為該項(xiàng)目報(bào)銷內(nèi)容詳情；報(bào)銷金額輸入需要報(bào)銷的金額；圖片為上傳紙質(zhì)發(fā)票，上傳電子發(fā)票即上傳電子檔票據(jù)（支持PNG、JPG、PDF等格式）。

用戶點(diǎn)擊【審批人】欄中添加符號，跳轉(zhuǎn)至通訊錄選擇財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)員；【抄送】欄選擇申請抄送人；保存草稿為暫存該申請，【提交】為提交給上一級審批人。

• 【審批事項(xiàng)】中，普通員工可以查看自己的歷史審批記錄；
• 【抄送記錄】為將自己的申請抄送別人的記錄；
• 【歸檔記錄】為審批結(jié)束后，自己的申請歸檔記錄。

流程查看：

1. 第一張為【審批事項(xiàng)】主頁面；
2. 第二排分別為“業(yè)務(wù)員審核中”、“財(cái)務(wù)審核中”及“審批通過”頁面；
3. 第三排為“業(yè)務(wù)員”及“財(cái)務(wù)”駁回頁面。

員工查看流程界面：

提交申請后可在【審批詳情】頁面中看到每個申請的進(jìn)度（審批人、審批時間以及申請的信息），選擇【存儲為草稿】即將審核過程暫存至草稿箱；【撤回】為撤回申請；【修改】為修改申請，且不管申請推到哪步流程，選擇【修改】并【重新提交】申請后，該申請轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶律暾垺辈⒅貜?fù)最初步驟（申請?zhí)D(zhuǎn)至業(yè)務(wù)員審批）。

修改申請：

員工修改信息界面

與申請界面保持一致，最后的【提交】按鈕變?yōu)椤驹俅翁峤弧?，后臺進(jìn)行提次數(shù)數(shù)據(jù)記錄。

② 職能部門（業(yè)務(wù)員&財(cái)務(wù)）版審批

業(yè)務(wù)員主要頁面設(shè)置及審批操作：

【審批事項(xiàng)】中，【審批中】、【已審批】和【申請記錄】頁面

【審批事項(xiàng)】子界面

內(nèi)容

• 【抄送】包含抄送過來的申請信息列表；【歸檔】有所有員工申請通過并歸檔的信息列表；
• 【抄送記錄】界面與【歸檔記錄】頁面。

業(yè)務(wù)員

• 【審批事項(xiàng)】中，業(yè)務(wù)員可以查看所有員工的審批申請信息，且所有信息按照【審批中】、【已審批】及【申請記錄】分類；【申請記錄可以查看所有審批事項(xiàng)的進(jìn)程，包括“同意”“不同意”和“審核中”；
• 【審批中】和【已審批】可按照時間先后順序、員工信息、報(bào)銷類型等進(jìn)行篩選查看，點(diǎn)擊【詳情】進(jìn)入申請?jiān)斍轫撨M(jìn)行審批；
• 【抄送記錄】為業(yè)務(wù)員申請抄送給相應(yīng)人員列表記錄；
• 【歸檔記錄】為所有人員申請歸檔記錄。

財(cái)務(wù)

【審批事項(xiàng)】、【抄送記錄】與【歸檔記錄】顯示內(nèi)容與業(yè)務(wù)員相同。

操作流程

業(yè)務(wù)員審批界面：

內(nèi)容

• 審批中頁面包含“審批信息列表”與管理信息列表功能；
• 審批詳情頁面包含申請的詳細(xì)信息以及同意&駁回操作界面。

審批中頁面與審批詳情頁面：

不同意提交頁面、同意提交頁面及抄送頁面

內(nèi)容：分別包含駁回對象、提交對象、抄送對象以及提交/抄送意見

業(yè)務(wù)員抄送操作界面：

從左到右分別為查看業(yè)務(wù)員環(huán)節(jié)不同意頁面、業(yè)務(wù)員同意頁面以及同意并抄送頁面

內(nèi)容：包含申請基礎(chǔ)信息以及審批進(jìn)度信息。

審批狀態(tài)查看界面：

業(yè)務(wù)員進(jìn)行審批信息查看，根據(jù)審批進(jìn)度進(jìn)入不同頁面：對于審批中的申請，審核通過后跳轉(zhuǎn)至【同意提交】，提交至下一級（財(cái)務(wù)），【不同意】即駁回給申請人，且可以進(jìn)行信息抄送，【抄送】后退回至流程頁面，流程頁面記錄抄送人。

財(cái)務(wù)審批界面：

審批中頁面與審批詳情頁面

財(cái)務(wù)審批操作界面

不同意提交頁面、同意提交頁面及抄送頁面

從左到右分別為查看財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)同意頁面和財(cái)務(wù)不同意頁面

內(nèi)容包含申請基礎(chǔ)信息以及審批進(jìn)度信息以及抄送信息。

財(cái)務(wù)流程查看界面：

財(cái)務(wù)審批界面基本與業(yè)務(wù)員審批界面相同，不同之處在于進(jìn)度流程推進(jìn)至財(cái)務(wù)。

對業(yè)務(wù)員提交對審批進(jìn)行抽查，并對所有同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行批量同意或批量駁回，批量同意之后可選擇再次提交，提交人依照公司具體情況自行選擇；駁回的申請直接駁回至申請人處；且審核通過的報(bào)銷需進(jìn)行歸檔，全員歸檔記錄為業(yè)務(wù)員、財(cái)務(wù)、管理層可查看，普通員工可查看自己申請歸檔記錄。

2. Web端頁面設(shè)計(jì)

通用主界面

網(wǎng)頁主頁及【審批】主頁

進(jìn)入主頁的界面為消息界面，選擇最上方導(dǎo)航欄中【審批】右邊轉(zhuǎn)化為審批相關(guān)列表。

1）員工界面

① 員工首頁、審批頁面、申請頁面及申請操作頁面

從上到下分別為web端主頁面、員工【審批】主頁面、【新增申請】頁面及在【新增申請】中選擇具體審批事項(xiàng)后的填報(bào)頁面

內(nèi)容

• 【新增頁面】界面中占比更多的為各種類型的審批功能；
• 【填報(bào)】頁面為詳細(xì)信息的填寫與提交。

員工申請流程

1. 選擇【審批】，主頁面出現(xiàn)所有申請信息；
2. 選擇【新建申請】，主頁面出現(xiàn)所有申請類型（最近常用、日常、財(cái)務(wù)、人事等），選擇財(cái)務(wù)申請，進(jìn)入申請主頁面；
3. 申請編號自動生成，其余信息填寫與APP信息填寫規(guī)則相同，填寫完畢選擇【提交】或【存儲為草稿】。

② 員工審批進(jìn)度查看

頁面顯示從上到下分別為【審批列表】頁面、【審批詳情】頁面，其余的為審批詳情的各種狀態(tài)顯示。

③ 抄送給我、檔案記錄與審批設(shè)置

內(nèi)容

• 【審批列表】本人所有審批事項(xiàng)列表；
• 【審批詳情】點(diǎn)擊每條審批信息，頁面右側(cè)向左滑出具體審批進(jìn)度；
• 【抄送給我】內(nèi)容包括所有抄送過來的信息；
• 【檔案記錄】包括本人的所有申請歸檔的記錄。

員工查看信息頁面

• 【審批列表】：【審批列表】中，所有申請按照【審核中】、【不同意】和【同意】進(jìn)行排列，可以通過“按照時間先后”“項(xiàng)目類型”等進(jìn)行分類；點(diǎn)擊具體信息，頁面右側(cè)彈出相應(yīng)申請狀態(tài)框，該信息僅供查看；
• 【抄送給我】：查看抄送消息；
• 【檔案記錄】：查看本人申請歸檔的歷史記錄；
• 【審批設(shè)置】：普通員工暫無權(quán)限修改審批設(shè)置。

④ 申請修改頁面

員工申請修改界面及申請修改詳情界面

內(nèi)容

• 申請修改界面包含所有被駁回的申請；
• 申請?jiān)斍轫摪ň唧w申請?zhí)顚懶畔?，以及申請?jiān)俅翁峤徊僮鳌?/li>

對于未通過的申請，員工可直接在修改申請頁面查看，點(diǎn)擊相關(guān)申請進(jìn)入修改頁面，修改完畢后選擇【再次提交】或【刪除】。

2）職能部門審批界面

① 業(yè)務(wù)員審批界面

前兩張頁面分別為業(yè)務(wù)員審批界面、審批詳情界面，右側(cè)為審批結(jié)束至下一級、不同狀態(tài)呈現(xiàn)頁面及抄送操作界面。

內(nèi)容

• 審批界面包含公司所有員工申請事項(xiàng)；
• 審批詳情有具體申請信息及相關(guān)物料展示，核對后對該申請進(jìn)行下一步（同意與否以及抄送）操作。

業(yè)務(wù)員

1. 【審批】業(yè)務(wù)員的【審批】信息為所有員工提交的信息，按照查看與否分為“新消息”及“歷史信息”；
2. 選擇“審核中”的申請信息，頁面右側(cè)彈出申請?jiān)斍?，該頁面供業(yè)務(wù)員操作；
3. 同意申請將跳轉(zhuǎn)至提交給下一級，駁回則直接駁回至申請人。信息提交之后即可抄送信息給相應(yīng)人員。

② 財(cái)務(wù)審批界面

從左到右為財(cái)務(wù)審批界面和審批詳情界面，界面內(nèi)容與業(yè)務(wù)員相關(guān)界面相同

財(cái)務(wù)審批界面：

財(cái)務(wù)審批同理，駁回申請直接駁回至申請人。

③ 業(yè)務(wù)員【抄送】、【歸檔】及【審批設(shè)置】界面

從上至下分別為【抄送給我】界面、【檔案記錄】界面及【審批設(shè)置】界面

內(nèi)容

• 【抄送給我】內(nèi)容包括所有抄送過來的信息；
• 【檔案記錄】包括本人的所有申請歸檔的記錄；
• 【審批設(shè)置】為對員工申請時，所提交的物料進(jìn)行自定義。

業(yè)務(wù)員查看頁面

• 業(yè)務(wù)員查看信息頁面和普通員工相同，區(qū)別點(diǎn)在于檔案記錄業(yè)務(wù)員可查看所有員工申請的歸檔記錄；
• 業(yè)務(wù)員無權(quán)限設(shè)置【審批設(shè)置】。

④ 財(cái)務(wù)【抄送】、【檔案】及【審批設(shè)置】界面

從上至下內(nèi)容分別為【抄送給我】界面、【檔案記錄】界面、【審批設(shè)置】界面及【審批設(shè)置】詳情頁界面。

內(nèi)容：

• 【抄送給我】與【檔案記錄】界面內(nèi)容與業(yè)務(wù)員相關(guān)界面相同；
• 【審批設(shè)置】界面主要為編輯審批表操作頁面，除了程序設(shè)定的審批欄，財(cái)務(wù)可以根據(jù)自身需求增加或刪除相應(yīng)的事項(xiàng)。

財(cái)務(wù)查看及自定義審批設(shè)置：

財(cái)務(wù)查看信息情況和業(yè)務(wù)員權(quán)限相同，不同之處在于財(cái)務(wù)有權(quán)限自定義審批設(shè)置，即由財(cái)務(wù)選擇需要更改提交內(nèi)容的申請事項(xiàng)，進(jìn)入修改頁面之后，參考現(xiàn)有的初始信息再對其他需要提交的材料進(jìn)行自定義編輯。

提交的材料包括且不限于附件、日期、數(shù)字，且有【存儲為草稿】、【預(yù)覽】與【確認(rèn)修改】功能。

六、總結(jié)

此次版本迭代同時迭代APP端與web端，根據(jù)客戶需求同步上線財(cái)務(wù)（發(fā)票）審批流程APP端優(yōu)化了一線員工（不在辦公區(qū)時）報(bào)銷審批流程，使得報(bào)銷速度提升，web端使得報(bào)銷流程更加規(guī)范化，更有利于職能部門對相關(guān)審批信息的設(shè)置。

本文由 @三只 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自?Unsplash，基于 CC0 協(xié)議