“郵件“也是產(chǎn)品經(jīng)理非常有效的利器之一，它能夠“幫助”產(chǎn)品經(jīng)理有效推動(dòng)項(xiàng)目，還能激勵(lì)項(xiàng)目組成員，信息傳達(dá)時(shí)減少溝通漏斗，提高溝通效率。

當(dāng)今很多企業(yè)喜歡用TIM，微信來進(jìn)行辦公交流，大企業(yè)有自己研發(fā)的內(nèi)部溝通工具，比如網(wǎng)易的網(wǎng)易泡泡、百度的百度HI、中國(guó)電信的易信等，一來更符合公司業(yè)務(wù)，二防止信息泄露。然而在一個(gè)企業(yè)中，使用郵件進(jìn)行工作交流才算是規(guī)范的溝通方式。

曾經(jīng)看過一條動(dòng)態(tài)寫道，“如何評(píng)估公司內(nèi)部是否高效協(xié)同，可根據(jù)日郵件數(shù)指標(biāo)的高低，反應(yīng)出該企業(yè)內(nèi)部是否高效協(xié)同“。從此延伸出公司內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)效率有多高，就看日郵件數(shù)量有多少。

“郵件“也是產(chǎn)品經(jīng)理非常有效的利器之一，它能夠“幫助”產(chǎn)品經(jīng)理有效推動(dòng)項(xiàng)目，還能激勵(lì)項(xiàng)目組成員，信息傳達(dá)時(shí)減少溝通漏斗，提高溝通效率。

1. 減少溝通漏斗

先分享一個(gè)關(guān)于“觀測(cè)哈雷彗星的傳話”的故事，1910年美軍的一次部隊(duì)的命令傳遞是這樣的：

營(yíng)長(zhǎng)對(duì)值班軍官：明晚大約８點(diǎn)鐘左右，哈雷彗星將可能在這個(gè)地區(qū)看到，這種彗星每隔76年才能看見一次。命令所有士兵穿著野戰(zhàn)服在操場(chǎng)上集合，我將向他們解釋這一罕見的現(xiàn)象。如果下雨的話，就在禮堂集合，我為他們放一部有關(guān)彗星的影片。

值班軍官對(duì)連長(zhǎng)：根據(jù)營(yíng)長(zhǎng)的命令，明晚８點(diǎn)哈雷彗星將在操場(chǎng)上空出現(xiàn)。如果下雨的話，就讓士兵穿著野戰(zhàn)服列隊(duì)前往禮堂，這一罕見的現(xiàn)象將在那里出現(xiàn)。

連長(zhǎng)對(duì)排長(zhǎng)：根據(jù)營(yíng)長(zhǎng)的命令，明晚８點(diǎn)，非凡的哈雷彗星將身穿野戰(zhàn)服在禮堂中出現(xiàn)。如果操場(chǎng)上下雨，營(yíng)長(zhǎng)將下達(dá)另一個(gè)命令，這種命令每隔76年才會(huì)出現(xiàn)一次。

排長(zhǎng)對(duì)班長(zhǎng)：明晚８點(diǎn)，營(yíng)長(zhǎng)將帶著哈雷彗星在禮堂中出現(xiàn)，這是每隔76年才有的事。如果下雨的話，營(yíng)長(zhǎng)將命令彗星穿上野戰(zhàn)服到操場(chǎng)上去。

班長(zhǎng)對(duì)士兵：在明晚８點(diǎn)下雨的時(shí)候，著名的76歲哈雷將軍將在營(yíng)長(zhǎng)的陪同下身著野戰(zhàn)服，開著他那彗星牌汽車，經(jīng)過操場(chǎng)前往禮堂。

從故事中發(fā)現(xiàn)多層級(jí)信息傳遞容易產(chǎn)生“失真”問題。即使重點(diǎn)被傳送了下去，也會(huì)缺少很多信息細(xì)節(jié)。當(dāng)一個(gè)人和另一個(gè)人溝通時(shí)，嘴里說出來的信息已經(jīng)打折，往往只能說出80%的信息。

而在接收者一端，最終能夠接收到的信息可能只有60%，而其中能消化掉的只有40%。所以從故事中，連長(zhǎng)到排長(zhǎng)再到士兵，每一層都減少40%的信息量，導(dǎo)致下面層級(jí)再次傳遞信息的時(shí)候內(nèi)容完全“變了個(gè)樣”。

這種現(xiàn)象特別容易發(fā)生一個(gè)大企業(yè)中，一個(gè)任務(wù)的傳達(dá)往往要通過層級(jí)的方式，而這就像一個(gè)漏斗，當(dāng)任務(wù)下達(dá)到最底層的時(shí)候，已經(jīng)遺漏很多關(guān)鍵信息。

在互聯(lián)網(wǎng)團(tuán)隊(duì)一個(gè)再小的需求溝通從口頭傳達(dá)，再到團(tuán)隊(duì)人員吸收理解，這個(gè)極短的過程中都非常容易產(chǎn)生偏差。運(yùn)用郵件恰好能夠解決“溝通漏斗”問題。一方面，文字表達(dá)更加正式；另一方面，口頭表達(dá)較難達(dá)到“原句傳遞”的狀態(tài)，而郵件可以實(shí)現(xiàn)“原文轉(zhuǎn)發(fā)”，保證了發(fā)件人信息的真實(shí)性和完整性，防止信息被過濾而導(dǎo)致理解偏差。有效解決產(chǎn)品經(jīng)理一對(duì)多時(shí)信息不對(duì)稱問題。

2. 郵件驅(qū)動(dòng)

在同一個(gè)項(xiàng)目中溝通都內(nèi)容，可以集中到同一封郵件中。也就是說，無論溝通了多少次，都可以在同一封郵件中看到所有的記錄，減少了調(diào)取資料的麻煩。從立項(xiàng)到需求評(píng)審再到上線持續(xù)迭代，郵件能清晰的回顧產(chǎn)品某一個(gè)階段、某一個(gè)版本的歷程，并且可快速查找。

既然郵件讓信息變得“可查”，這也讓跨部門溝通更加順暢，因?yàn)殡p方領(lǐng)導(dǎo)都能看到郵件，一些承諾與需求可以更加有效進(jìn)行推進(jìn)，畢竟“領(lǐng)導(dǎo)們”都看著，成員責(zé)任感就會(huì)更強(qiáng)。那么在項(xiàng)目發(fā)生問題的時(shí)候，也可通過當(dāng)時(shí)的郵件記錄，確定是哪一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生了錯(cuò)誤，并且“責(zé)任到人”。這不僅能夠幫助企業(yè)更快地找到問題所在，還能夠明晰責(zé)任，減少糾紛。

據(jù)不可靠調(diào)查，在項(xiàng)目中33.3%的矛盾來源于口頭承諾然后其中一方“耍賴皮”，所以在工作上的事情盡可能不要口頭/聊天工具上進(jìn)行傳達(dá)，養(yǎng)成一切以郵件傳達(dá)為準(zhǔn)的工作規(guī)范。

3. 郵件激勵(lì)

現(xiàn)在很多團(tuán)隊(duì)的“郵件曲線”隨時(shí)間推移和郵件數(shù)量都是呈“上升”狀態(tài)，這反應(yīng)出郵件數(shù)量在產(chǎn)品評(píng)審和研發(fā)期間郵件數(shù)會(huì)比較多，一旦產(chǎn)品上線后就立刻沒聲了。

健康的“郵件曲線”應(yīng)該是隨時(shí)間推移郵件數(shù)量上升，隨著產(chǎn)品上線，后郵件減少逐漸為零，而不是直接為零。

最好的郵件結(jié)尾應(yīng)該是激勵(lì)或復(fù)盤反省，當(dāng)某個(gè)的版本/活動(dòng)“成功”了，版本/活動(dòng)數(shù)據(jù)非常好看，超預(yù)期完成目標(biāo)時(shí)，通過郵件感謝團(tuán)隊(duì)付出并簡(jiǎn)述下階段計(jì)劃，如果此前有團(tuán)隊(duì)成員之間存在相關(guān)矛盾，這類郵件基本能一筆勾銷，畢竟誰也不會(huì)和項(xiàng)目成功過不去。

但“不成功”的時(shí)候作為產(chǎn)品也要端正心態(tài)，正面面對(duì)，郵件上描述相關(guān)原因，主動(dòng)“背鍋”。要有一種“成功”了就是團(tuán)隊(duì)牛叉，“不成功”就你自己“菜”的思想覺悟，因?yàn)檫@個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)品經(jīng)理是你不是別人。

4. 郵件溝通框架

首先確定一個(gè)溝通目標(biāo)，發(fā)郵件并不是與平時(shí)聊天一樣隨隨便便寫點(diǎn)東西、發(fā)個(gè)附件就完成了，而是要花時(shí)間去思考措辭，并且條理清楚地進(jìn)行表達(dá)。

有些產(chǎn)品經(jīng)理在發(fā)送帶有附件的郵件時(shí)，并不會(huì)在郵件正文解釋附件的內(nèi)容、用途。他們認(rèn)為郵件接受方打開附件自然就明白了。

然而現(xiàn)實(shí)中很可能不按你的劇本走。發(fā)送帶有附件的郵件更需要做出詳細(xì)解釋，告訴接收方每個(gè)附件的作用，有些附件部分人必看，而有部分人可不看，這樣才算達(dá)到了溝通的目的。否則接收方很可能附件都不會(huì)下載，這樣就會(huì)造成溝而不通。

普適性比較強(qiáng)的郵件溝通框架

• 我希望讓對(duì)方了解什么？
• 我希望對(duì)方記住什么？
• 我希望對(duì)方有什么感覺？
• 我希望對(duì)方做些什么？

達(dá)到發(fā)送->接受->反饋3個(gè)有效溝通環(huán)節(jié)。

以上希望對(duì)你有用。

參考資料：《騰訊管理法》劉彥君 黎明

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動(dòng)物園園長(zhǎng)，微信公眾號(hào)：首席吹牛官，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。互聯(lián)網(wǎng)圈十八線作詞人，國(guó)家一級(jí)退堂鼓表演藝術(shù)家。顏良而文丑，歡迎交流。

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