上一篇文章給大家介紹了Excel導(dǎo)入的核心步驟，不同的步驟有著自己的作用與邏輯 ，本文又補充了一些產(chǎn)品經(jīng)理在做好Excel導(dǎo)入功能時需要注意的細節(jié)，希望對你有所啟發(fā)。

前言

上一篇講Excel導(dǎo)入的時候，提到有4個核心的步驟，在設(shè)計導(dǎo)入功能的時候要特別注意，不同的步驟有不同的職責(zé)和不同的校驗邏輯，同時也補充了一些Excel導(dǎo)入的知識點。這一篇，來和大家分享一下，做好一個Excel導(dǎo)入功能，產(chǎn)品經(jīng)理有哪些需要注意的細節(jié)之處。

這些細節(jié)之處雖然有些看似很碎，但是只要花點時間整理好了之后，就可以形成可復(fù)用的“組件化產(chǎn)品方案”了。

一、Excel模板的制作

Excel導(dǎo)入模板的制作說簡單也簡單，說復(fù)雜也復(fù)雜。簡單是因為本質(zhì)上就是把字段定義好，然后把對應(yīng)的規(guī)則整理好，可以理解為一種特殊的“輸入表單”。復(fù)雜是因為字段比較多，字段之間的關(guān)系也多，再加上用戶填寫的約束性比較弱，各種細節(jié)糅合在一起之后就會感覺做一個好用的Excel模板也不是那么簡單的樣子。

Excel導(dǎo)入的模板需要根據(jù)導(dǎo)入的業(yè)務(wù)而靈活變動，一般來說從簡單到復(fù)雜，有這么幾種類型的模板：

1. 單Sheet，字段同級的模板，也就是只有一個Sheet表，一般字段也不是很多，而且字段關(guān)系是同一級的，沒有父子級關(guān)系；
2. 單Sheet，字段有父子級的模板，也就是只有一個Sheet表，字段可能較多，關(guān)鍵是字段關(guān)系的父子級的，即主檔和明細同時導(dǎo)入；
3. 多Sheet，而且多個Sheet之間有邏輯關(guān)系的模板，這種Excel導(dǎo)入的模板填寫也比較麻煩，涉及到的邏輯校驗也比較麻煩；

1. 單Sheet且字段同級的模板

這種是最常見也是最簡單的Excel導(dǎo)入模板，示意圖如下：

黃色背景的為必填項，灰色的為非必填的內(nèi)容，如果有一些字段需要特殊介紹，則使用批注的方式進行說明。也有一些系統(tǒng)會預(yù)先填充一些參考案例，或者是在第一行做一些詳細的文案說明。

有贊的商品導(dǎo)入示意圖

第一行有詳細文案說明模板

2. 單Sheet，字段有父子級關(guān)系的模板

由于有一些字段是有父子級關(guān)系的，所以在制作模板和解析模板的時候就和第1種有一些細微的區(qū)別，是要特別注意處理的。

例如導(dǎo)入訂單，一個訂單可能會有多條商品信息，這就是存在一對多的關(guān)系。如果遇到這種場景，一般有兩種做法：

1. 一種是將所有字段打平，平鋪展示；
2. 一種是按子級的數(shù)據(jù)為最小粒度展示，父級的字段會有重復(fù)，有需要的時候可以用標(biāo)識號來確定同一父級；

所有字段都打平展示，模板看起來會稍微清爽簡潔一些，但是由于把子級的數(shù)據(jù)放在了最后面，為了方便用戶填寫以及程序解析模板，就會控制子級的數(shù)量級。例如該模板就是限制了最多10個子級，也就意味著一個訂單最多只有10條商品，如果超過了這個量級用這個模板導(dǎo)入就會失敗。

所有字段打平展示

按子級的數(shù)據(jù)為最小粒度展示，好處就是可以縱向的錄入很多個子級（超過10個），但是壞處也很明顯，父級的一些數(shù)據(jù)，例如訂單號，倉庫代碼，地址信息等都會重復(fù)填寫，除了不太美觀之外，還有可能會有不同行的數(shù)據(jù)填錯了有差異，不知道取哪個為準(zhǔn)的困擾出現(xiàn)。

按子級為最小粒度展示

3. 多Sheet同時導(dǎo)入

有些時候，用一個Excel表無法同時導(dǎo)入數(shù)據(jù)，用兩個Excel表又感覺操作比較麻煩，那么可以考慮使用同一個Excel表但是多Sheet的方式導(dǎo)入。例如之前在做尾程的物流報價的時候，經(jīng)過業(yè)務(wù)分析發(fā)現(xiàn)一共有5種計費方式：

1. 總價模式，只需要導(dǎo)入“總價表”的數(shù)據(jù)即可；
2. 單價模式，只需要導(dǎo)入“單價或續(xù)重價表”的數(shù)據(jù)，同時計費模式選擇為“單價”即可；
3. 續(xù)重價模式，只需要導(dǎo)入“單價或續(xù)重價表”的數(shù)據(jù)，同時計費模式選擇為“續(xù)重價”即可；
4. 總價+單價模式，則需要同時導(dǎo)入“總價表”和“單價或續(xù)重價表”的數(shù)據(jù)，同時將“單價或續(xù)重價表”的計費模式選擇“單價”即可；
5. 總價+單價模式，則需要同時導(dǎo)入“總價表”和“單價或續(xù)重價表”的數(shù)據(jù)，同時將“單價或續(xù)重價表”的計費模式選擇“續(xù)重價”即可；

為了讓用戶更好地理解這個表格導(dǎo)入的邏輯，我還做了一個“說明”的Sheet。多Sheet表導(dǎo)入背后會涉及到比較多的邏輯，因為多個Sheet之間有邏輯關(guān)系，所以能不使用這種方式是最好，實在避免不了，那么就要做好相關(guān)的邏輯說明和操作指引。

除了上述提到的3種模板之外，我們還會經(jīng)常遇到遇到實際要導(dǎo)入Sheet1，但是由于表格填寫的時候有很多字段需要有參考值，所以必須將這些參考值放在Sheet2或者Sheet3的場景，例如下面的一些案例：

從其他Sheet中選擇一些字段的可選值

從其他Sheet中選擇一些字段的可選值

我們在制作模板的時候，可能只需要制作Sheet1主表，然后用戶在下載模板的時候，需要將一些預(yù)設(shè)的可選值動態(tài)的插入到模板的其他Sheet中。例如導(dǎo)入訂單/出庫單這樣的場景下，需要選擇倉庫，選擇物流渠道等，這些信息是動態(tài)的，需要每次下載模板的時候獲取這些信息然后插入到相應(yīng)的Sheet種。而國家/地區(qū)簡碼和說明等內(nèi)容，則可以在制作模板的時候就提前把數(shù)據(jù)填充好。

二、展示導(dǎo)入失敗的信息

聊完了Excel模板的制作之后，還有一個場景的需求也需要注意一下，那就是導(dǎo)入失敗的信息怎么展示。我大概找了一些競品看了之后發(fā)現(xiàn)，大家普遍有這么幾種玩法：

1. 導(dǎo)入失敗的內(nèi)容直接在頁面展示，告知第多行錯誤，某某某字段不能為空或者XXX校驗未通過；
2. 導(dǎo)入失敗的內(nèi)容不在頁面展示，而是讓用戶下載錯誤的信息，自己進行修改，然后重新導(dǎo)入；

從用戶體驗的角度來說，提示成功多少，失敗多少，然后支持用戶下載失敗的結(jié)果是更好的做法。

當(dāng)用戶下載失敗結(jié)果之后，怎么展示失敗的原因是有一些小細節(jié)在里面的，主要有這么幾個點：

1. 錯誤原因是展示一個還是多個？
2. 錯誤字段是否要標(biāo)記背景色或者突出文字？
3. 如果有一些行是正確的，有一些行是失敗的，但是這些行是屬于同一個單據(jù)怎么展示？

1. 錯誤原因展示一個還是多個？

關(guān)于這一點，我建議建議一定要展示多個，把一次性能校驗出來的結(jié)果都展示出來，避免擠牙膏式的報錯。用戶在導(dǎo)入Excel過程中的報錯都要謹(jǐn)慎處理，因為修改模板，然后導(dǎo)入，再下載錯誤模板，打開查看錯誤，在修復(fù)后導(dǎo)入……這個鏈路太長了，很容易失去耐心直接發(fā)毛。

之前我在測試一個導(dǎo)入功能的時候，導(dǎo)入了10次都失敗了，每次反反復(fù)復(fù)修改模板，當(dāng)時的心情真的是想罵人。但是又轉(zhuǎn)念一想，這不是我自己做的嗎？罵自己豈不是尷尬，還是耐著性子趕緊優(yōu)化了吧。

2. 錯誤字段是否要標(biāo)記背景色或者突出文字?

錯誤詳情展示-摘自輕流
關(guān)于這個點，我感覺是見仁見智，能標(biāo)記出來肯定是利于用戶去修改的，我會傾向于標(biāo)記一下，注意不要用太濃烈的顏色，不然會很丑。而且用戶修改完了這個字段之后最好是可以去掉這個背景色，不然數(shù)據(jù)量一多就很容易形成干擾了。

3. 同一個單成功的行需要展示嗎?

必要的時候正確的信息也展示
因為下載的是失敗記錄的模板，雖然有一些行是正確的，但是由于整個單沒有成功，所以這些正確的行還是會一起展示，只不過在展示的時候需要對正確的行做一個特殊說明。

例如，同一個訂單購買了3個IP，其中的1個IP是正確的，但是另外2個IP是有問題的，所以導(dǎo)致這個單不能導(dǎo)入發(fā)貨完成，所以下載失敗記錄的時候也會把正確的信息帶出來，提示用戶這個訂單實際是需要導(dǎo)入3個IP，只有2個是有問題的、需要處理的。

三、Excel導(dǎo)入的一些規(guī)范

一個稍微復(fù)雜點的系統(tǒng)一般都是由多個產(chǎn)品經(jīng)理來分別負(fù)責(zé)不同的模塊，也就是同樣是導(dǎo)入Excel的功能，不同的人來做會有很多不一樣的風(fēng)格特色，而且這一塊的細節(jié)往往容易被人忽視掉。為了降低用戶使用系統(tǒng)時的割裂感，最好是可以為產(chǎn)品團隊制定一份關(guān)于Excel導(dǎo)入的規(guī)范，具體內(nèi)容可以自由發(fā)揮，因地制宜。下面，我分享一下，我之前為團隊制定的一份“文件導(dǎo)入規(guī)范”，給大家參考一下。

1. 文件命名

默認(rèn)導(dǎo)入的模板文件的名稱都用英文，而不是中英文。英文單詞之間用大駝峰的方式連接，英文與數(shù)字或者其他隔斷性詞（Import）連接時，使用下劃線“_”

1.1 導(dǎo)入模板文件命名

英文.xlsx

示例：Zone_Import.xlsx

說明：用英文做模板名是考慮到用戶可能是海外的員工，大概率會看不懂中文。如果想要做的細節(jié)一點的話，可以根據(jù)系統(tǒng)的語言來切換下載不同的導(dǎo)入模板，但是這樣維護的成本比較高，所以我就選擇全部用英文了。

1.2 導(dǎo)入失敗文件命名

Error_原文件名_年月日時分秒.xlsx

示例：Error_Zone_Import_211119144400.xlsx

說明：導(dǎo)入失敗的文件名，會在原模板文件名的基礎(chǔ)上，增加前綴和后綴。前綴是“Error”，后綴是“時間”。

1.3 打印/下載PDF文件命名

英文_年月日時分秒.pdf 示例：PickingList_211112164123.pdf

1.4 導(dǎo)出Excel文件命名

英文_年月日時分秒.pdf 示例：PackingList_211112164123.xlsx

2. 文件格式相關(guān)

• 導(dǎo)入Excel的時候，要對文件格式校驗，若不符合規(guī)定的文件格式，導(dǎo)入即報錯；
• 最好是在前端層做控制，在選擇本地文件的時候，就限制只能選擇.xlsx格式的文件，降低用戶找文件的成本；
• Excel導(dǎo)入文件格式規(guī)定為.xlsx，打印/下載文件格式規(guī)定為pdf，xlsx等；

3. 文件導(dǎo)入數(shù)量規(guī)定

• Excel導(dǎo)入文件，一次僅支持導(dǎo)入一個文件，不能多選；
• 上傳圖片可一次性支持多個，上限暫時未規(guī)定，看具體情況自己靈活設(shè)定；
• Excel導(dǎo)入文件的體積大小默認(rèn)是為5M以內(nèi)，如果有大批量的數(shù)據(jù)導(dǎo)入則可視情況而定做調(diào)整；
• 圖片上傳的體積大小默認(rèn)也是5M以內(nèi)，一般情況下上傳后都需要進行壓縮，便于后續(xù)的讀取展示；
• Excel導(dǎo)入的行數(shù)默認(rèn)是不超過1000行，超過1000行的部分不做處理；如果有大批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入可以視請客認(rèn)定做調(diào)整；

4. 文件導(dǎo)入上傳機制規(guī)定

• 同步導(dǎo)入，文件導(dǎo)入后需要等響應(yīng)了結(jié)果之后才可以繼續(xù)其他操作；
• 異步導(dǎo)入，文件導(dǎo)入后會自動加入異步任務(wù)中，此時可以去執(zhí)行其他操作；
• 數(shù)據(jù)重復(fù)–支持覆蓋（看情況而定）；
• 數(shù)據(jù)重復(fù)–上傳失?。辞闆r而定）；
• 數(shù)據(jù)重復(fù)–跳過（看情況而定）；

5. Excel模板的字段元素

• 必填、選填規(guī)定：黃色文本框（#FFF836）為必填，灰色文本框（#BFBFBF）為選填；
• 單元格樣式規(guī)定：全選所有表格，設(shè)定單元格樣式為左對齊，微軟雅黑12號，文本格式；
• 表頭規(guī)定：字段排列位置固定不允許更換，采用按坐標(biāo)匹配的方式來確定字段；
• 表頭字段：采用英文+中文的方式展示，默認(rèn)情況下要盡量給足夠的列寬，便于用戶查看并填寫；
• 批注：目前統(tǒng)一為中文批注，如有需要注明英文的，也可以靈活使用。批注字體也用微軟雅黑，字體建議用10，便于展示更多信息；

6. 錯誤原因的展示

• 下載導(dǎo)入失敗的Excel文件，錯誤失敗原因在第一列；
• 錯誤列表頭文字為（Error/錯誤原因），背景色為紅色（Red）；
• 錯誤列一次性給出能判斷的所有錯誤信息，多條錯誤信息之間用英文逗號”,”分隔；

7. 模板Sheet定義

• 如果只有一個Sheet，則不做名稱修改
• 如果有多個Sheet，第一個Sheet可以用“XX信息”名，例如“商品信息”，“訂單信息”；后續(xù)的Sheet則按時間的內(nèi)容而確定名稱，例如“國家/地區(qū)二字碼”，“渠道信息列表”

總結(jié)

Excel導(dǎo)入的門道如果要拆碎來講的話會有很多內(nèi)容，很多細節(jié)，通過這兩篇文章的輸出，我發(fā)現(xiàn)自己對Excel導(dǎo)入的大多數(shù)場景和玩法都有相關(guān)的沉淀和總結(jié)了，受益頗深。

這些沉淀的知識就是我在上一篇文章中提到的“組件化產(chǎn)品方案”，我將自己遇到過好的導(dǎo)入案例和資料沉淀在知識庫中，后續(xù)要做類似的功能的時候，直接拿來即用就好了。

希望這兩篇文章除了能幫助大家更好地掌握Excel導(dǎo)入中的一些細節(jié)之外，還能通過這個案例更加深刻地理解“組件化產(chǎn)品方案”的思維。掌握這個思維方法，可以真正有效地提升你的工作效率，突破自己的能力瓶頸，同時也能很好地賦能團隊，創(chuàng)造更大的價值。