編輯導(dǎo)語(yǔ)：由于降本增效和對(duì)反腐、合規(guī)的訴求，采購(gòu)系統(tǒng)急需實(shí)施規(guī)范化、陽(yáng)光化管理，向新的臺(tái)階邁進(jìn)。在這篇文章里，作者分析了電子采購(gòu)的價(jià)值和建設(shè)方式，一起來(lái)看一下吧。

上一篇文章簡(jiǎn)述過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的四個(gè)階段，采購(gòu)1.0階段后期保證供應(yīng)的任務(wù)基本解決，但采購(gòu)系統(tǒng)深層次問(wèn)題開始逐漸顯現(xiàn)，具體問(wèn)題如下：

• 采購(gòu)績(jī)效完全依賴于采購(gòu)員的個(gè)人能力
• 采購(gòu)過(guò)程不透明、不規(guī)范
• 管理層對(duì)采購(gòu)過(guò)程無(wú)法監(jiān)管
• 企業(yè)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己買貴了
• 采購(gòu)貨比三家，但總是老三家供應(yīng)商比來(lái)比去，供應(yīng)商庫(kù)數(shù)年沒有更新
• 采購(gòu)無(wú)法自證清廉，產(chǎn)生內(nèi)部信任危機(jī)，其他部門總是戴著有色眼鏡看采購(gòu)
• 腐敗事件一旦曝光，危害觸目驚心
• 不能產(chǎn)生讓企業(yè)滿意的績(jī)效

與此同時(shí)，因經(jīng)濟(jì)下行，產(chǎn)能過(guò)剩，供過(guò)于求，激烈的競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)持續(xù)下降。降本增效，向采購(gòu)成本降低要利潤(rùn)，成為很多企業(yè)當(dāng)前最緊迫的任務(wù)和重要課題。

國(guó)企由于反腐、合規(guī)的訴求，在國(guó)資委等主管部門的指引下，也要求對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)施規(guī)范化、陽(yáng)光化管理。于是，在企業(yè)高層管理者的推動(dòng)下，采購(gòu)系統(tǒng)向新的臺(tái)階邁進(jìn)。

• 工作重心：從業(yè)務(wù)層級(jí)上升到管理層級(jí)
• 工作目標(biāo)：從保證供應(yīng)上升到追求價(jià)格最優(yōu)

不再僅僅追求滿足供應(yīng)，而是通過(guò)調(diào)整供需關(guān)系引發(fā)供方的充分競(jìng)爭(zhēng)來(lái)實(shí)現(xiàn)價(jià)格最優(yōu)。

一、明顯特征

管理方面摒棄對(duì)個(gè)人績(jī)效的依賴，通過(guò)制度建設(shè)與流程建設(shè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理的陽(yáng)光化、規(guī)范化?？偨Y(jié)起來(lái)，采購(gòu)2.0階段有4個(gè)明顯特征：

1. 管理集中化
2. 過(guò)程陽(yáng)光化
3. 分工專業(yè)化
4. 流程信息化

1. 管理集中化

為了規(guī)范采購(gòu)管理制度、統(tǒng)一采購(gòu)流程，在采購(gòu)2.0階段，企業(yè)往往將分散在各個(gè)部門的采購(gòu)職能進(jìn)行集中，實(shí)施統(tǒng)一管理。

除原材料外，企業(yè)還將MRO類采購(gòu)（Maintenance維護(hù)、Repair維修、Operation運(yùn)行）、建設(shè)工程類采購(gòu)、服務(wù)行政類采購(gòu)等凡與花錢有關(guān)的項(xiàng)目都集中到采購(gòu)部門進(jìn)行管理，由采購(gòu)部門按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行采購(gòu)。

集團(tuán)型企業(yè)隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，為了解決下屬公司需求分散、信息不暢、資源不共享而導(dǎo)致的重復(fù)采購(gòu)、重復(fù)儲(chǔ)備等問(wèn)題，開始著手對(duì)各下屬公司采購(gòu)需求的整合，從而降低采購(gòu)成本。

另外從合規(guī)的角度推進(jìn)集團(tuán)化采購(gòu)，采購(gòu)管理權(quán)限向集團(tuán)集中，從上到下形成一整套完整的采購(gòu)流程和制度，解決下屬公司操作不規(guī)范、過(guò)程不透明、人為干擾多等普遍性問(wèn)題。

2. 過(guò)程陽(yáng)光化管理

降低采購(gòu)1.0階段由采購(gòu)人員主導(dǎo)業(yè)務(wù)、易引發(fā)暗箱操作的風(fēng)險(xiǎn)，在采購(gòu)2.0階段，企業(yè)推行過(guò)程陽(yáng)光化管理。

對(duì)內(nèi)強(qiáng)化管理職能，統(tǒng)一管理流程，健全管理制度；對(duì)外則注重充分尋源，廣泛對(duì)外公布采購(gòu)需求，鼓勵(lì)更多符合條件的供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，并按事先規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)擇優(yōu)確定供應(yīng)商，讓所有的操作流程都透明化、陽(yáng)光化。

有的企業(yè)還成立專門的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，如招投標(biāo)監(jiān)督管理辦公室，以強(qiáng)化對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的全程監(jiān)督。過(guò)程陽(yáng)光化是采購(gòu)規(guī)范管理的重要標(biāo)志，也可以去除來(lái)自外界、企業(yè)內(nèi)部其他部門的“有色眼鏡”。

3. 分工專業(yè)化

為規(guī)避采購(gòu)人員“一條龍”式業(yè)務(wù)操作所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)人員專業(yè)化分工，在采購(gòu)2.0階段，企業(yè)往往把采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行分段處理，實(shí)施“采”與“購(gòu)”兩大職能分離。

有的集團(tuán)公司規(guī)定由集團(tuán)負(fù)責(zé)開發(fā)和認(rèn)定供應(yīng)商，子公司負(fù)責(zé)具體的下單與庫(kù)存管理；外企則實(shí)行戰(zhàn)略性采購(gòu)（sourcing）與操作性采購(gòu)（buyer）的分段模式，這些都體現(xiàn)了2.0階段分工專業(yè)化的特點(diǎn)。

4. 流程信息化

隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，企業(yè)建立起了一套完整的規(guī)范化采購(gòu)體系，但往往由于企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)大的慣性，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后慢慢“還原”為原來(lái)的工作模式。

為了不讓變革倒退回去，企業(yè)在這個(gè)時(shí)候就希望通過(guò)一套軟件來(lái)固化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)操作效率，也有利于追溯、監(jiān)管和審計(jì)。在采購(gòu)2.0的后期，企業(yè)開始推行采購(gòu)信息化工作。

企業(yè)由于外部競(jìng)爭(zhēng)及自身發(fā)展的要求，開始將采購(gòu)的價(jià)格優(yōu)勢(shì)當(dāng)作重要目標(biāo)。

要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格優(yōu)勢(shì)，倒逼企業(yè)推行采購(gòu)陽(yáng)光化管理，采購(gòu)陽(yáng)光化的主要手段包括對(duì)采購(gòu)集中化管理、招標(biāo)采購(gòu)、“采”與“購(gòu)”職能專業(yè)化分工。

為了讓流程固化，提高采購(gòu)效率，實(shí)行陽(yáng)光化采購(gòu)，企業(yè)著手推行采購(gòu)信息化。

在采購(gòu)2.0推行過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下4點(diǎn)：

1. 集中采購(gòu)對(duì)集中的“度”的把握，集中采購(gòu)與分散采購(gòu)要因地制宜，有機(jī)結(jié)合，避免“一刀切”。既要發(fā)揮集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，又不因推行集中采購(gòu)而影響業(yè)務(wù)。
2. 招標(biāo)采購(gòu)中重點(diǎn)管控招標(biāo)流于形式，規(guī)避圍標(biāo)、串標(biāo)的發(fā)生。解決好的供應(yīng)商進(jìn)不來(lái)、差的供應(yīng)商趕不走的問(wèn)題。
3. 推行“采”“購(gòu)”專業(yè)分工，要把“采”的專業(yè)度提升及“采”“購(gòu)”工作的協(xié)同當(dāng)作管理重點(diǎn)。
4. 推行采購(gòu)流程信息化時(shí)，把快速推進(jìn)、規(guī)范操作，充分發(fā)揮其作用與價(jià)值當(dāng)作管理重點(diǎn)。

二、電子采購(gòu)的價(jià)值

與企業(yè)推行其他信息化建設(shè)一樣，采購(gòu)信息化建設(shè)可以把流程、制度固化下來(lái)，避免執(zhí)行走樣；還可以提高工作效率，使過(guò)程全程可追溯，實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光化、規(guī)范化。

除此之外，采購(gòu)信息化還有其獨(dú)特的一些價(jià)值，通過(guò)表3-5可以看到傳統(tǒng)模式和信息化模式下兩種采購(gòu)管理的差異。

1. 有助于縮短采購(gòu)周期，提高采購(gòu)效率

通過(guò)電子采購(gòu)交易平臺(tái)，采購(gòu)方可以根據(jù)自己的要求自由設(shè)定交易時(shí)間和交易方式，自項(xiàng)目正式開始至結(jié)束，一般只需要1~2周，較傳統(tǒng)招標(biāo)采購(gòu)節(jié)省30%~60%的采購(gòu)時(shí)間，大大縮短了采購(gòu)周期。

2. 節(jié)約行政采購(gòu)成本

據(jù)美國(guó)全國(guó)采購(gòu)管理協(xié)會(huì)（www.napm.org）稱，采用傳統(tǒng)方式生成一份訂單所需要的平均費(fèi)用為150美元，而使用基于Web的電子采購(gòu)解決方案則可以將這一費(fèi)用減少到30美元。

并且，企業(yè)通過(guò)電子采購(gòu)的商品的價(jià)格平均降幅為10%，最高可達(dá)40%。

3. 優(yōu)化采購(gòu)流程

電子化不是用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)簡(jiǎn)單替換原有的方式方法，而是要依據(jù)更科學(xué)的方法優(yōu)化采購(gòu)流程，在這個(gè)過(guò)程中，摒棄了不適應(yīng)社會(huì)生產(chǎn)發(fā)展的落后因素。

4. 減少庫(kù)存，提高資金利用率

世界著名的家電行業(yè)實(shí)施電子采購(gòu)后，在雙方信息共享的基礎(chǔ)上，供應(yīng)商能直觀地了解企業(yè)需求，企業(yè)也可以根據(jù)供應(yīng)商的庫(kù)存以及生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整自身的庫(kù)存和生產(chǎn)計(jì)劃，這使得采購(gòu)成本大幅降低，庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)時(shí)間從30天降低到12天，倉(cāng)儲(chǔ)面積減少一半，節(jié)省庫(kù)存周轉(zhuǎn)資金7億元。

5.有助于實(shí)現(xiàn)信息共享與交易透明化

在電子采購(gòu)平臺(tái)上，不同企業(yè)、相關(guān)供應(yīng)商不僅可以即時(shí)了解采購(gòu)、競(jìng)標(biāo)的詳細(xì)信息，還可以查詢以往交易記錄，這些記錄中包括交貨、履約等各方面情況。

同時(shí)可以幫助買方全面了解供應(yīng)商，更準(zhǔn)確地把握市場(chǎng)需求及企業(yè)本身在交易活動(dòng)中的成敗得失，從中積累經(jīng)驗(yàn)。在提高客戶服務(wù)和客戶滿意度的同時(shí)改善供需雙方的關(guān)系。

三、電子采購(gòu)平臺(tái)的建設(shè)方式

1. 一個(gè)門戶

網(wǎng)站把企業(yè)的采購(gòu)品類、需求、政策、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等信息公開展示，形成面向潛在供應(yīng)市場(chǎng)的采購(gòu)門戶網(wǎng)站。

建立門戶網(wǎng)站相當(dāng)于企業(yè)設(shè)立了一個(gè)24小時(shí)傳達(dá)室，專門接待供應(yīng)商，極大降低了供應(yīng)商參與企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的門檻。某企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)踐中將這種方式總結(jié)為“任何人，不得以任何理由，把任何想與公司做生意的供應(yīng)商擋在門外”。

該企業(yè)在門戶網(wǎng)站上線后，經(jīng)過(guò)線上、線下推廣，使得企業(yè)的供應(yīng)商庫(kù)得到了很大程度的豐富。

2. 兩個(gè)平臺(tái)

電子采購(gòu)系統(tǒng)由外部供應(yīng)商（即投標(biāo)單位）操作平臺(tái)和企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)工作業(yè)平臺(tái)兩部分構(gòu)成。

供應(yīng)商操作平臺(tái)為外部供應(yīng)商提供了自助服務(wù)：可以自助更新企業(yè)信息、資質(zhì)文件，發(fā)布企業(yè)產(chǎn)品信息，查看采購(gòu)公告，網(wǎng)上投標(biāo)，等等。

企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)作業(yè)平臺(tái)是為采購(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)人員搭建的，系統(tǒng)按用戶權(quán)限不同進(jìn)行劃分，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)內(nèi)完成全流程作業(yè)。利益相關(guān)者可以根據(jù)自己的需要和權(quán)限隨時(shí)查詢了解采購(gòu)過(guò)程，對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行審批。

“一個(gè)門戶，兩個(gè)平臺(tái)”是根據(jù)其自身職能的不同進(jìn)行劃分的，其中的信息、數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)按權(quán)限共享。

通過(guò)合理劃分內(nèi)、外網(wǎng)業(yè)務(wù)，在提高企業(yè)采購(gòu)工作的同時(shí)保障數(shù)據(jù)交互的便捷性和信息安全，如在電子平臺(tái)上參加投標(biāo)的企業(yè)就能在一定程度上避免串標(biāo)的行為，能有效地防止投標(biāo)企業(yè)串通，在規(guī)定的投標(biāo)時(shí)間內(nèi)可以防止內(nèi)部人員與供應(yīng)商之間的一些不合規(guī)的信息交互等。

3. 三個(gè)體系

三個(gè)體系分別指采購(gòu)作業(yè)流程體系、供應(yīng)商資源管理體系、評(píng)標(biāo)專家?guī)旃芾眢w系。采購(gòu)作業(yè)流程體系對(duì)采購(gòu)部門編制需求、供應(yīng)商投標(biāo)、組織開標(biāo)、內(nèi)部評(píng)標(biāo)、綜合定標(biāo)5個(gè)步驟進(jìn)行了規(guī)范化設(shè)計(jì)，把采購(gòu)行為的內(nèi)控要素落實(shí)到軟件中。

供應(yīng)商資源管理體系著眼于供應(yīng)商信息收集、供應(yīng)商準(zhǔn)入、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商分級(jí)等方面，幫助企業(yè)在公平、公正、科學(xué)的評(píng)估體系下不斷地引進(jìn)優(yōu)秀供應(yīng)商，淘汰劣質(zhì)供應(yīng)商，建立一個(gè)動(dòng)態(tài)更新的供應(yīng)商庫(kù)。

評(píng)標(biāo)專家?guī)旃芾眢w系通過(guò)建立企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)人才庫(kù)，規(guī)范專家評(píng)標(biāo)規(guī)則，規(guī)范評(píng)標(biāo)打分流程，使得這些把握著評(píng)標(biāo)技術(shù)部分的責(zé)任人行使權(quán)力時(shí)能真正地為企業(yè)負(fù)責(zé)，避免摻雜個(gè)人情感或傾向打分，如上圖所示。

三個(gè)體系構(gòu)成一個(gè)穩(wěn)固的三角形結(jié)構(gòu)：供應(yīng)商資源管理體系保障了能有更多優(yōu)秀的供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，評(píng)標(biāo)專家?guī)旃芾眢w系保障了優(yōu)秀的專家能真正發(fā)揮其專業(yè)特長(zhǎng)，幫助企業(yè)獲得利益，兩者共同形成了三個(gè)體系所構(gòu)成的這個(gè)“三角形”的底邊。

企業(yè)規(guī)范化、透明化的采購(gòu)作業(yè)流程，保障了采購(gòu)作業(yè)過(guò)程符合公司的制度要求，相當(dāng)于“三角形”的頂點(diǎn)，三個(gè)點(diǎn)互相連接、互相支撐，為企業(yè)的采購(gòu)提供有力的支持。

4. 四大采購(gòu)資源庫(kù)

對(duì)于電子采購(gòu)而言也是一樣的，下面我們就采購(gòu)資源構(gòu)成的4個(gè)基本要素（采購(gòu)類別庫(kù)、價(jià)格信息庫(kù)、模板文件庫(kù)、采購(gòu)檔案庫(kù)）一一進(jìn)行分析。

1）采購(gòu)類別庫(kù)對(duì)物資按專業(yè)、采購(gòu)方式進(jìn)行分類，其中生產(chǎn)物資建立明細(xì)分類下的物資編碼，非生產(chǎn)物資等不方便編碼的，可以通過(guò)規(guī)格、用途、圖片等多種方式做進(jìn)一步描述。

采購(gòu)類別庫(kù)相當(dāng)于建立了一個(gè)所有物料的索引，方便企業(yè)按索引查詢供應(yīng)商，描述分工，統(tǒng)計(jì)分析。

2）價(jià)格信息庫(kù)基于物料分類，可以采集市場(chǎng)價(jià)格行情，建立預(yù)算、招標(biāo)、合同簽訂、結(jié)算的價(jià)格管理機(jī)制，為企業(yè)在價(jià)格評(píng)估上提供支持。

3）模板文件庫(kù)為采購(gòu)人員工作建立了系列范本，在采購(gòu)作業(yè)流程中，軟件可以抽取流程數(shù)據(jù)，套用模板文件自動(dòng)生成一系列具體文件，模板文件可以把企業(yè)采購(gòu)的通用條款、管理要求固化下來(lái)，既提高了工作效率，又減少了人為疏忽導(dǎo)致的錯(cuò)誤。

4）采購(gòu)檔案庫(kù)是企業(yè)歸檔文件的電子資料庫(kù)，采購(gòu)人員在系統(tǒng)中的每一步工作和決定都可以自動(dòng)生成電子檔案。線下工作的紙板文件，也可以掃描上傳到系統(tǒng)中，可以減少文件查詢的工作量，提供資料的利用率。

采購(gòu)陽(yáng)光化電子采購(gòu)管理，建立起了權(quán)責(zé)明確的采購(gòu)管理制度、流程，取得了不錯(cuò)的降本效果！

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