編輯導(dǎo)語：產(chǎn)品經(jīng)理在面對外包項目時，需要注意一些容易踩坑的操作，對于項目的需求都需要不斷地進(jìn)行調(diào)研確認(rèn)，確保在進(jìn)行外包對接的時候可以順利進(jìn)行；本文作者分享了關(guān)于自己在外包中的一些經(jīng)驗，我們一起來了解一下。

最近半年在瘋狂對接外包公司，做了2次乙方、3次甲方在這半年的過程中，篩選了數(shù)十個外包，反復(fù)溝通無數(shù)次，埋過坑也填過坑，希望自己的經(jīng)驗?zāi)軒偷皆诋a(chǎn)品路上摸爬滾打的你。

不論是外包還是自己公司實現(xiàn)項目都離不開需求確定、研發(fā)測試、項目驗收。

相較于常規(guī)項目外包項目增加了與外包對接的環(huán)節(jié)，項目管理的流程一般分為四步：前期準(zhǔn)備、外包篩選、研發(fā)測試、項目驗收。

• 前期準(zhǔn)備：前期準(zhǔn)備主要是在公司內(nèi)部，是需求確認(rèn)的一個過程。主要流程為需求調(diào)研→需求分析→原型設(shè)計→需求完善->內(nèi)部評審->需求確認(rèn)。
• 外包篩選：外包篩選是篩選外包、反復(fù)溝通、明確需求的過程，主要流程為外包初篩→需求溝通→疑問梳理→確定需求→價格和工期確定→合同簽訂→進(jìn)入開發(fā)（UI設(shè)計、產(chǎn)品開發(fā)）。
• 研發(fā)測試：研發(fā)測試的工作主要在外包公司。
• 項目驗收：項目驗收是對成品最終把握的節(jié)點。主要流程為：培訓(xùn)→項目驗收→文檔/代碼交接→尾款。

一、前期準(zhǔn)備

前期準(zhǔn)備主要是在公司內(nèi)部，是需求確認(rèn)的一個過程。主要流程為需求調(diào)研→需求分析→原型設(shè)計→需求完善->內(nèi)部評審->需求確認(rèn)。

而這一套流程與公司需求評審流程一致，具體流程再次就不再贅述，在此只對產(chǎn)出物進(jìn)行介紹。

1. 系統(tǒng)語言/框架

針對外包系統(tǒng)因為不同的公司的能力和代碼不同，所以對方提供的語言/框架也是不相同的。作為甲方需要根據(jù)自身需要提前考慮語言和框架。

考慮語言是否可維護(hù)、考慮框架的兼容性。但是這一塊內(nèi)容也可以讓外包推薦，不過公司內(nèi)部可以有一個預(yù)方案。

如公司僅有Java程序員，則可以要求甲方使用Java語言進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的編輯。

如公司常用layui框架，則要求外包使用該框架減少對接難度和后期維護(hù)人力成本。

如公司對產(chǎn)品語言要求不高，只對價錢和工期敏感，可由乙方推薦語言，如PHP語言等（一般Java工期長花費(fèi)多，PHP工期短，工期又決定了價格等）。

2. 產(chǎn)品相關(guān)文檔

1）業(yè)務(wù)流程圖

在與第三方對接時，需要描述一下自家產(chǎn)品的使用場景和業(yè)務(wù)流程，而一份完善的業(yè)務(wù)流程圖是最為高效的對接方式。

業(yè)務(wù)流程圖比單純的文字要清晰，比語音更容易留存，可以極大的減少與甲方反復(fù)溝通的過程。

2）頁面流程圖

頁面流程圖主要是介紹一下頁面跳轉(zhuǎn)邏輯，通過業(yè)務(wù)流程圖可以提前明確有多少個頁面，有多少個功能點。

通過頁面流轉(zhuǎn)圖，在與外包對接工時等內(nèi)容時更有話語權(quán)。

3）詳細(xì)需求文檔

詳（一）細(xì)（份）的需求文檔是良好的背書的內(nèi)容，而且一份需求文檔決定了溝通時的反復(fù)次數(shù)與乙方交付產(chǎn)品的好壞。

3. 工作量評估表

工作量評估表是由內(nèi)部人員對需求評估的結(jié)果。

在與乙方的溝通時，可以更加容易評估對方的工期與價錢是否合理，是否可以按時交付等。

二、外包篩選

外包篩選是篩選外包、反復(fù)溝通、明確需求的過程，主要流程為外包初篩→需求溝通→疑問梳理→確定需求→價格和工期確定→合同簽訂→進(jìn)入開發(fā)（UI設(shè)計、產(chǎn)品開發(fā)）。

而在這一套流程中，篩選外包到價格和工期確定是一個反復(fù)的過程，在時間充?；蛘邲]有固定外包的情況下，反復(fù)篩選和確認(rèn)是必不可少的流程。

1. 外包初篩

外包初篩實際上是簡版的競品分析的過程，通過簡單的查看外包的資歷和服務(wù)，排除明顯不符合預(yù)期的外包，再聯(lián)系外包初步溝通的過程。

注：初篩主要是對明顯不符合需求的外包公司排除，同時也是了解己方需要產(chǎn)品在外包行業(yè)的行情。

而外包初篩可以通過查看外包的資質(zhì)和歷史案例來確認(rèn)外包是否符合預(yù)期，以減少反復(fù)溝通的次數(shù)。

2. 需求溝通

需求溝通時前期準(zhǔn)備的內(nèi)容尤為重要，前期準(zhǔn)備有完備的資料可以極大減少溝通成本。

1）項目簡介

在與外包的初次溝通中不可能說是一個個功能細(xì)節(jié)去對。作為甲方爸爸可以提前考慮已經(jīng)有了什么功能、有了什么業(yè)務(wù)，仍需要什么功能，需要什么服務(wù)，業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)是怎么樣的。

而甲方爸爸可將自己準(zhǔn)備內(nèi)容，編輯成簡短的文字供乙方初步了解，讓乙方對自己的內(nèi)容有預(yù)期，同時也可避免自己介紹功能點有遺漏。

備注：過于詳細(xì)的需求文檔會讓對方把握不到重點，在前期需求溝通的時候可以先講明白需求的大概，保證乙方明白需求內(nèi)容的大概之后再給予詳細(xì)的需求文檔讓對方根據(jù)需求評估工時和價格。

2）業(yè)務(wù)流程圖+頁面原型圖

業(yè)務(wù)流程圖和頁面原型圖可以在與外包溝通開始就給予外包，讓外包更易理解需求和功能。

3. 疑問梳理、確定需求

疑問梳理和確認(rèn)需求是同一步流程，在外包初步了解需求后，可以溝通詳細(xì)需求內(nèi)容、解決乙方疑惑、確認(rèn)最終需求范圍、確認(rèn)需求優(yōu)先級和項目進(jìn)展。

注：必要時可以和外包一點點講解需求，保證需求的溝通無誤。

4. 價格和工期確定、合同簽訂

需求確定之后，對方會根據(jù)需求內(nèi)容在內(nèi)部評估工期和價格，甲方爸爸可以根據(jù)自己內(nèi)部的工期表做一個比對，在多次對比確認(rèn)乙方之后可以簽訂合同。

5. 補(bǔ)充

在疑問梳理、確定需求時不僅是乙方在提問題，甲方也可以針對一些資歷、工期等內(nèi)容進(jìn)行提問。

特別是需要乙方研發(fā)一整套系統(tǒng)、使用乙方SASS系統(tǒng)時，可以通過試用乙方產(chǎn)品來了解乙方的真正實力。而在試用過程中若出現(xiàn)疑問，也可盡早提出和溝通避免簽訂合同后出現(xiàn)不可預(yù)期問題。

不論是外包還是自己公司實現(xiàn)項目都離不開需求確定、研發(fā)測試、項目驗收。

相較于常規(guī)項目外包項目增加了與外包對接的環(huán)節(jié)，項目管理的流程一般分為四步：前期準(zhǔn)備、外包篩選、研發(fā)測試、項目驗收。

1. 前期準(zhǔn)備：前期準(zhǔn)備主要是在公司內(nèi)部，是需求確認(rèn)的一個過程。主要流程為需求調(diào)研→需求分析→原型設(shè)計→需求完善->內(nèi)部評審->需求確認(rèn)。
2. 外包篩選：外包篩選是篩選外包、反復(fù)溝通、明確需求的過程，主要流程為外包初篩→需求溝通→疑問梳理→確定需求→價格和工期確定→合同簽訂→進(jìn)入開發(fā)（UI設(shè)計、產(chǎn)品開發(fā)）。
3. 研發(fā)測試：研發(fā)測試的工作主要在外包公司。
4. 項目驗收：項目驗收是對成品最終把握的節(jié)點。主要流程為：培訓(xùn)→項目驗收→文檔/代碼交接→尾款。

三、研發(fā)測試

研發(fā)測試的工作主要在外包公司，甲方能參與的有項目跟進(jìn)、問題解決、需求確認(rèn)等。

而問題解決和需求確認(rèn)都是乙方提出問題、甲方確認(rèn)。

真正需要甲方主動參與的工作就是項目跟進(jìn)，項目跟進(jìn)的常見兩個辦法是分步驗收和內(nèi)容同步。

1. 分步驗收

針對外包項目，最常見的問題就是項目拖期，因為前期工作量評估有誤、需求變更、交付質(zhì)量不過關(guān)等問題，在外包項目中很容易出現(xiàn)項目延期交付的情況。而避免項目延期交付的方法之一就是分布驗收。

1）驗收方法

驗收方法主要有兩個方法：

方法一是項目拆分，將項目拆分成多個里程碑的模塊，每一個模塊有自己的驗收時間，在規(guī)定時間對模塊進(jìn)行驗收，通過保證每個模塊的研發(fā)時間和質(zhì)量都符合預(yù)期來保證最終產(chǎn)品符合預(yù)期。

方法二是提前查驗，針對沒辦法拆分模塊的項目，且乙方未同步進(jìn)度，在項目進(jìn)展2/3和研發(fā)結(jié)束測試前兩個時間節(jié)點對項目進(jìn)行提前查驗來保證最終產(chǎn)品符合預(yù)期。

2）驗收方式

針對不同的驗收方法有不同的驗收方式：

針對項目拆分項目，可以在驗收前幾天和對方確認(rèn)驗收時間與內(nèi)容，到約定日期時根據(jù)里程碑節(jié)點進(jìn)行驗收。

針對無法拆分的項目，在項目初期主動詢問對方需求有什么疑問，有沒有什么技術(shù)難點。在項目中期做好查驗的準(zhǔn)備和信息同步，同時確保問題的及時同步。在項目后期針對需求細(xì)節(jié)，明確驗收細(xì)節(jié)。

3）優(yōu)點

分布驗收主要有三個優(yōu)點：

• 風(fēng)險前置：通過項目驗收節(jié)點前置，將風(fēng)險前置，既可以保證項目準(zhǔn)時驗收，又可保證項目的質(zhì)量。
• 功能一致：再完善的需求文檔和溝通都無法避免實現(xiàn)和需求不一致的情況，通過分布驗收，可以將不一致的內(nèi)容及時修復(fù)，保證最終產(chǎn)品和需求的一致性。
• 提前施壓：作為一個項目團(tuán)隊很容易出現(xiàn)前期松、后期緊的情況，通過分布驗收將后期緊時間提前，預(yù)留出更加充足時間解決不可知問題。

2. 進(jìn)度同步

乙方內(nèi)部也會有相應(yīng)的項目進(jìn)度文檔，通過每周或每雙周同步一次進(jìn)度的形式查驗乙方的進(jìn)度完成情況。

進(jìn)度同步和分布驗收的區(qū)別時進(jìn)度全部由乙方把握，甲方只需要在固定節(jié)點同步一下乙方的進(jìn)度，判斷一下和預(yù)估進(jìn)度是否有過大偏差或嚴(yán)重延期的情況。

四、項目驗收

項目驗收是對最終成品把握的最終流程，也是保證產(chǎn)品質(zhì)量，保證設(shè)計達(dá)到預(yù)期的最后保障。

主要流程為：培訓(xùn)→項目驗收→文檔/代碼交接→尾款。

1. 培訓(xùn)

若是購買了乙方的一套系統(tǒng)，或甲方未提供詳細(xì)的需求文檔，可以要求乙方對系統(tǒng)的內(nèi)容進(jìn)行簡單培訓(xùn)和講解。

通過培訓(xùn)可以減少交接內(nèi)容理解成本，同時根據(jù)對方描述可以有一個驗收前的溝通。

注：也有可能發(fā)現(xiàn)乙方待實現(xiàn)或者實現(xiàn)有問題的地方。

2. 項目驗收

項目驗收時需要根據(jù)最終驗收內(nèi)容進(jìn)行不同的驗收，而根據(jù)前期溝通的內(nèi)容

1）源代碼驗收

如果需要交付源碼則需要研發(fā)對代碼質(zhì)量、邏輯、語言等進(jìn)行驗收。

2）功能驗收

功能驗收是測試和產(chǎn)品都參與的過程。產(chǎn)品在拿到外包交付內(nèi)容時會進(jìn)行準(zhǔn)入驗收，查驗一下乙方產(chǎn)品是否達(dá)到測試標(biāo)準(zhǔn)，在準(zhǔn)入驗收通過后由測試介入。

測試對功能點和性能進(jìn)行驗收，具體的流程和內(nèi)容與內(nèi)部測試一致，在此就不單獨贅述了。

在測試通過后，如果時間允許還可進(jìn)行一個最終驗收，以用戶的角度去驗收。

3. 文檔/代碼交接（項目交付）

文檔/代碼交接（項目交付）的內(nèi)容理論上是在項目初期就定好的內(nèi)容，這一部分內(nèi)容每個公司要求不一樣，每一次和外包溝通之后的驗收內(nèi)容不一樣，在此小正就列出部分關(guān)鍵文檔。

1）需求列表及變更記錄

在與外包交接時會提供需求文檔，而在實際開發(fā)中會因為甲方和乙方的原因?qū)е滦枨笞兏?，從而?dǎo)致需求和最后不一致。

而甲方和乙方理應(yīng)記錄每一次變更內(nèi)容，這樣可以減少最后的battle環(huán)境。

2）代碼交接

代碼交接的內(nèi)容包含：編碼規(guī)范與數(shù)據(jù)庫設(shè)計規(guī)范、代碼文件架構(gòu)說明書、數(shù)據(jù)庫設(shè)計說明書、接口設(shè)計說明書、數(shù)據(jù)庫、源代碼等內(nèi)容。

通過交接代碼相關(guān)文件和代碼可供甲方留檔和二次開發(fā)使用。

注：代碼架構(gòu)和源代碼很重要，一個外包項目有代碼和無代碼的價錢相差很多，而代碼質(zhì)量的好壞決定了后期的維護(hù)容易程度，也決定了這部分錢到底值不值。

小正曾遇到過代碼不過關(guān)導(dǎo)致后期內(nèi)部無法維護(hù)、整體廢棄做的項目，也遇到過數(shù)據(jù)庫設(shè)計不合理且缺失相關(guān)文檔導(dǎo)致歷史數(shù)據(jù)難以遷移的項目。而每一次遇到這些項目都是淚兩行。

3）測試用例及執(zhí)行結(jié)果（測試報告）

已經(jīng)交付的項目在對方內(nèi)部肯定已進(jìn)行過內(nèi)部測試，而對方測試的測試用例及執(zhí)行結(jié)果（測試報告）可以供內(nèi)部驗收測試時參考和檢驗完整性。

4）BUG管理記錄與追蹤

這個內(nèi)容可提供可不提供，如果有可做歸檔用，不做強(qiáng)要求。

5）使用部署說明

使用部署說明是針對一套單獨系統(tǒng)提供的內(nèi)容，針對需要遷移和反復(fù)使用的系統(tǒng)可提供使用部署說明，便于二次遷移使用。

6）系統(tǒng)操作手冊與培訓(xùn)手冊

系統(tǒng)操作手冊和培訓(xùn)手冊一般和培訓(xùn)掛鉤，是培訓(xùn)時對方交付的相關(guān)文檔，供己方業(yè)務(wù)人員或技術(shù)支持使用/部署時使用。

4. 尾款交接

在所有的內(nèi)容均驗收交際之后便可以跟對方結(jié)尾款。

5. 補(bǔ)充

上文的項目驗收是只列出了部分內(nèi)容，而整體的項目驗收還可以分類的方式介紹。

1）驗收方式

• 交付型驗收：將系統(tǒng)/軟件部署完成，并完成調(diào)試和上線。
• 功能型驗收：業(yè)務(wù)驗收人員根據(jù)需求明細(xì)列表實現(xiàn)情況進(jìn)行驗收評價，研發(fā)驗收人員根據(jù)以下內(nèi)容進(jìn)行驗收評價。使用人員經(jīng)過培訓(xùn)后熟練使用軟件并已解決前期使用相關(guān)問題。

2）文檔驗收

• 文檔齊全：前期溝通或后期要求的文檔對方已全部提供。
• 文檔準(zhǔn)確：文檔內(nèi)容描述準(zhǔn)確，無缺少內(nèi)容或錯誤內(nèi)容。

3）功能驗收

• 功能：根據(jù)功能列表驗收相關(guān)內(nèi)容，如接口、頁面、數(shù)據(jù)庫等。
• 測試用例：乙方集成測試的測試用例和測試結(jié)果。
• 性能：乙方提供性能測試報告，并達(dá)到相關(guān)預(yù)期。

4）用戶驗收

用戶驗收是指以用戶的角度去驗收系統(tǒng)，從用戶使用，用戶操作，實際數(shù)據(jù)接入等方面進(jìn)行驗收。

5）安全驗收

• 安全性過關(guān)：軟件安全性符合相關(guān)規(guī)定。
• 日志保存：軟件有運(yùn)行日志和操作日志。

五、其他

1. 風(fēng)險

項目外包的風(fēng)險是不可避免的，前期反復(fù)溝通（溝通清楚需求等內(nèi)容），中期項目跟蹤（分布驗收等），后期仔細(xì)驗收（內(nèi)容完備且符合預(yù)期）可以極大的減少風(fēng)險的發(fā)生。

同時這些操作也可為一些不可預(yù)估的風(fēng)險做好防范如：甲方內(nèi)部需求反復(fù)變更、乙方進(jìn)度異常緩慢等。

2. 實際操作

在本文中列出的內(nèi)容是一個比較規(guī)范化的流程，在某些時候可能因為項目著急上線或者實際需求不明確，有一些步驟省略或者埋坑。

但是不論什么樣的步驟歸根到底還是想要一份符合預(yù)期的預(yù)期軟件/系統(tǒng)

3. 感觸

自己總結(jié)了外包產(chǎn)品的流程和自己公司內(nèi)部的流程，發(fā)現(xiàn)流程實際上是一樣的。但是在細(xì)節(jié)上的差別影響了最終的成品，其中最影響的是：外包篩選、需求對接、需求文檔、項目管理。

1）外包篩選

公司內(nèi)部的團(tuán)隊基本上是固定的，技術(shù)是固定，外包團(tuán)隊的不熟悉且可挑選，導(dǎo)致了很多不可控的因素，而在和外包對接過程中產(chǎn)品經(jīng)理是出和入的一環(huán)，所以更多的考慮，更細(xì)致的出和入可以避免后期很多問題

2）需求對接

在外包篩選提前對接時，可以通過大量的內(nèi)容來減少溝通成本。

3）需求文檔

需求文檔理論上內(nèi)部和外部的要求是一樣的，但是小正在對接時遇到一個問題就是公司內(nèi)部有現(xiàn)成工具和規(guī)范，自己寫需求文檔就直接寫使用XXX工具實現(xiàn)，然后給外包之后就出現(xiàn)了外包按他的思路開發(fā)，導(dǎo)致貨不對板的情況。

而與外包對接需求文檔時盡可能詳細(xì)，且如果使用內(nèi)部內(nèi)容，需要將內(nèi)部內(nèi)容描述清楚或額外提供相關(guān)文檔。

4）項目管理

外包項目項目管理和內(nèi)部項目管理是相似的，但其中最主要也最影響成品的部分是在外包公司是黑盒的，此時就需要格外注意項目進(jìn)展，保證項目正常延期；而公司內(nèi)部人員熟悉，所以進(jìn)度把握更容易。

本文由 @文靜的小正 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議