本文作者從一個(gè)合同審批流程角度對(duì)工作流的設(shè)計(jì)原理進(jìn)行了介紹，供大家一同參考和學(xué)習(xí)。

寫這篇文章的意圖并不是為成熟工作流引擎知識(shí)徒增一篇文章，也不是深入介紹JPBM、Aactivity等工作流引擎技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。而是因?yàn)楫?dāng)前轉(zhuǎn)ToB的產(chǎn)品經(jīng)理多了，但提及這塊兒就很難深入。雖然有不少介紹工作流的文章，但大多是直接介紹BPM的體系，很少有文章從業(yè)務(wù)角度出發(fā)介紹為什么這樣設(shè)計(jì)，下面我就試著從一個(gè)合同審批流程角度介紹工作流的設(shè)計(jì)原理，希望對(duì)大家有幫助。

工作流簡(jiǎn)介

工作流（Workflow），指“業(yè)務(wù)過(guò)程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動(dòng)化”。是對(duì)工作流程及其各操作步驟之間業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象、概括描述。在計(jì)算機(jī)中，工作流屬于計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作（CSCW）的一部分。其主要解決的主要問(wèn)題是：為了實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)，利用計(jì)算機(jī)在多個(gè)參與者之間按某種預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞文檔、信息或者任務(wù)。說(shuō)白了就是按照怎樣順序、做什么、由誰(shuí)來(lái)做。

1993年工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition，WfMC)作為工作流管理的標(biāo)準(zhǔn)化組織而成立，標(biāo)志著工作流技術(shù)逐步走向成熟。WfMC對(duì)工作流給出定義為：工作流是指一類能夠完全自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則，將文檔、信息或任務(wù)在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。工作流無(wú)論是減少人為操作，提供工作效率，還是優(yōu)化線下業(yè)務(wù)流程，提高管理水平均有很大的幫助。

工作流經(jīng)歷了第一個(gè)階段的“無(wú)紙化、重復(fù)工作、流程孤島、系統(tǒng)孤島、數(shù)據(jù)孤島”過(guò)程，目前正在實(shí)現(xiàn)“智能化、效率質(zhì)量提升、外部數(shù)據(jù)整合、消除信息孤島、內(nèi)部數(shù)據(jù)整合”的第二階段。

1. 合同審批流程

所有的信息化都是為了解決業(yè)務(wù)上需求，首先我們了解企業(yè)合同管理制度中審批流程是如何完成的。下面是一個(gè)比較通用合同審批流程圖。

1. 首先所有可以起草合同并發(fā)起合同申請(qǐng)流程的人，即使合同承辦人；
2. 合同承辦人將合同提交其部分負(fù)責(zé)人（實(shí)際情況可能部長(zhǎng)或副部長(zhǎng)均要審批、或順序?qū)徟?、或任一審批即可）?lái)審批，大部分還有內(nèi)部審核人把關(guān)再提交其部門負(fù)責(zé)人；他們都有權(quán)退回（不合格需要修改）或駁回（徹底不簽了）；如果承辦部分負(fù)責(zé)人同意，可以選擇相應(yīng)的會(huì)簽部分同步開始會(huì)簽，如財(cái)務(wù)部、技術(shù)部等等。有些事必須選擇，如涉及金額合同必須選擇財(cái)務(wù)部。
3. 會(huì)簽部門就更熱鬧了，三五個(gè)部分并行審批，部門內(nèi)部有各自審批流程，而且均可以同意、退回，有的需要退回合同承辦人，有的需要退回承辦部門負(fù)責(zé)人。而且有的情況是全部同意才能算通過(guò)，有的是三分之二同意才能算通過(guò)。
4. 必須經(jīng)過(guò)合同歸口部門審核。一般是法律部或風(fēng)險(xiǎn)部，他們也需要退回，可能是審批過(guò)的任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)，返回來(lái)的方式可能是從來(lái)一遍，也可以直接返回退回人。這里還有“是否重大合同”和“是否使用合同范本”的業(yè)務(wù)屬性判斷。
5. 根據(jù)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)類型和管轄范圍，自動(dòng)選擇分管領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)授權(quán)情況判斷合同流程是否到此終止，當(dāng)然分管領(lǐng)導(dǎo)可以退回、駁回等。
6. 總經(jīng)理可能會(huì)簡(jiǎn)單些，同意、退回、駁回。審批通過(guò)后自動(dòng)觸發(fā)用印或上報(bào)上級(jí)公司的審批流程。

這算是一個(gè)常規(guī)的大企業(yè)合同審批流程，如何利用信息化實(shí)現(xiàn)一份具體合同審批流程？簡(jiǎn)單，將每一步及其規(guī)則固化帶代碼中。如果換一份合同？如果換一種業(yè)務(wù)？如果規(guī)則變動(dòng)？如果需要每個(gè)節(jié)點(diǎn)觸發(fā)不同業(yè)務(wù)，顯現(xiàn)不同信息？如果人員變動(dòng)了？如何組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)了？這個(gè)時(shí)候就需要我們抽取其中的共性，將其引擎化，能夠通過(guò)配置實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的靈活性。

2. 工作流引擎設(shè)計(jì)

下面我們從業(yè)務(wù)的角度逐步抽象出工作流引擎的設(shè)計(jì)。遇到復(fù)雜問(wèn)題一方面我需要按照第一性原理尋找最本質(zhì)的需求，另一個(gè)更常規(guī)的思路就是分解，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分類分級(jí)處理，各個(gè)擊破。其實(shí)，還有一種完全交個(gè)用戶自己選擇，如釘釘審批流程。但大型企業(yè)流程的作用除了提高效率，還需要減少人為操作、控制合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，完全交個(gè)用戶選擇的自由流程使用較少。

從上文的流程圖中，可以簡(jiǎn)單抽取出流程、環(huán)節(jié)、連線、角色、組織等主要對(duì)象，還有一個(gè)就是與外部（業(yè)務(wù)）發(fā)生關(guān)系的接口。它們之間簡(jiǎn)單的關(guān)系就是流程由環(huán)節(jié)和聯(lián)系組織，環(huán)節(jié)上有角色和組織屬性，接口可以在連線上，也可以在環(huán)節(jié)上，下面一步步解釋。

（1）流程分類（流程太多）

如果設(shè)計(jì)一個(gè)通用的工作流引擎，面對(duì)的各種業(yè)務(wù)流程、審批流程可以說(shuō)成千上萬(wàn)，怎么辦？首先想到的就是對(duì)流程進(jìn)行分類，對(duì)相同類型的流程進(jìn)行統(tǒng)一處理，降低流程需求復(fù)雜度和耦合度。目前業(yè)務(wù)操作不同進(jìn)行分類的，如請(qǐng)假流程、報(bào)銷流程、合同審批流程等等。

（2）自定義具體流程（一種流程還是太復(fù)雜）

如何合同審批流程，不同企業(yè)、不同種類，審批流程還是不一樣。繼續(xù)細(xì)分類別可以解決問(wèn)題，但分到最后流程就需要多少個(gè)環(huán)節(jié)以及之間的關(guān)系是什么還是不確定，交個(gè)用戶和運(yùn)維人員搭建流程，由他們自己定義。?定義流程的名稱、流程的環(huán)節(jié)、環(huán)節(jié)順序（連線）、環(huán)節(jié)參與人員等。

（3）自定義具體環(huán)節(jié)（環(huán)節(jié)定義最復(fù)雜）

環(huán)節(jié)需要具體到做什么工作、誰(shuí)來(lái)做、怎么做等，但這三個(gè)主要因素都是變量，做什么工作（即查看什么表單，同意、退回、駁回等），誰(shuí)來(lái)做（通過(guò)組織、角色、群組框定出參與的候選人），怎么做（并行、串行等），這些都需要通過(guò)配置實(shí)現(xiàn)。另外，需要配置出發(fā)的其他業(yè)務(wù)事件等，如何合同審批完畢后自動(dòng)生成合同編號(hào)。

（4）環(huán)節(jié)間的連線

上文提到在實(shí)際業(yè)務(wù)審批中，涉及金額的合同必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)審批，說(shuō)明流程的走向與業(yè)務(wù)屬性發(fā)生了關(guān)系。因此，我需要設(shè)計(jì)在節(jié)點(diǎn)間連線上設(shè)置業(yè)務(wù)條件，或設(shè)計(jì)可以進(jìn)行業(yè)務(wù)判斷的節(jié)點(diǎn)，滿足這種業(yè)務(wù)需求。

（5）流程實(shí)例（每個(gè)流程）

上面講到的都是配置一種流程，即將審批制度步驟和規(guī)則放到系統(tǒng)中，但具體的一份合同審批流程信息即流程實(shí)例必須記錄下來(lái)，一是為了留痕，再者就是流程審批中發(fā)生退回和返回需要用到這些數(shù)據(jù)，每個(gè)流程審批的業(yè)務(wù)唯一標(biāo)識(shí)，每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)例需要記錄誰(shuí)在什么時(shí)間、什么意見等。

（6）流程版本（流程變更）

業(yè)務(wù)上流程變更了怎么辦？這就需要對(duì)流程進(jìn)行版本管理，可以實(shí)現(xiàn)流程變更前已經(jīng)提交的流程，按照之前的版本繼續(xù)進(jìn)行，而流程變更后提交的流程按照最新版本進(jìn)行。

（7）流程關(guān)聯(lián)

本單位的流程審批完畢后，符合上報(bào)條件需要啟動(dòng)上級(jí)工作流程；合同審批流程中，每個(gè)會(huì)簽部門內(nèi)部的流程本身就比較負(fù)責(zé)，需要為會(huì)簽部門搭建單獨(dú)的審批流程，嵌入到合同審批流程中。以上兩種情況就涉及到流程關(guān)聯(lián)和子流程的問(wèn)題，需要進(jìn)行設(shè)計(jì)。

（8）流程設(shè)計(jì)器

以上的操作如果沒(méi)有圖形化支持，根本無(wú)法完成，因此，一個(gè)圖形化的流程設(shè)計(jì)器是必須的。

這里只是簡(jiǎn)單介紹了一下工作的流程設(shè)計(jì)原理，還有很多復(fù)雜深入的需求和邏輯沒(méi)有提到，但是有了框架和整體認(rèn)識(shí)后，完全可以根據(jù)需求進(jìn)行改進(jìn)和設(shè)計(jì)。

本文由 @Being4 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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