近期受委托幫忙統(tǒng)籌某活動，三天時間零基礎(chǔ)（人員基礎(chǔ)和物料基礎(chǔ)）籌辦場幾十人的線下產(chǎn)品發(fā)布會。甲方大佬表示勉強合格，各項活動內(nèi)容和流程都基本順利走完。但客觀來說過程還是頗多紕漏，結(jié)果也差強人意。一地雞毛、一塌糊涂后的思考總結(jié)：線下活動前期籌備和過程管理。

一、統(tǒng)籌的自我修養(yǎng)

統(tǒng)籌，或者說活動的具體負責人、總執(zhí)行人，主要職責為組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督管理以及指導工作。組織成立活動項目組，穿針引線將公司各部門同事以及領(lǐng)導聯(lián)系起來分配活動的各項工作任務，監(jiān)督各項工作任務的落實情況，管理內(nèi)部、外部人員和物料。

指導工作這項非?？简灲y(tǒng)籌的溝通能力和技巧，注意統(tǒng)籌身份只是服務此次活動項目組，不代表調(diào)整在公司組織架構(gòu)的工作職能。另外，統(tǒng)籌切忌讓自己陷入某項具體的工作任務中。

二、前期籌備

當接到活動籌備任務時，應及時和任務發(fā)布人確認好活動主題，商討活動流程。根據(jù)主題和流程做好前期籌備任務安排表和活動預算表并審核通過，拿到此次活動的人事權(quán)和財政權(quán)才能大干、快干、放手干。

前期籌備任務安排表主要包括成立籌備委員會，統(tǒng)籌組長一定要是壓得住陣的公司領(lǐng)導或者直接老板/總經(jīng)理掛帥，統(tǒng)籌作為統(tǒng)籌組員負責執(zhí)行即可。前期籌備組一般包括場地租賃、設(shè)備購買，物料設(shè)計制作，活動推廣報名、邀請接待與會嘉賓，主持人選與撰寫主持稿，邀請演講嘉賓、確認演講主題與PPT，邀請新聞媒體渠道、撰寫官方新聞稿和發(fā)文。

活動預算表主要包含各項工作任務需要的費用，在此過程中涉及到第三方提供服務的要確定好合作細節(jié)。即甲方需要做些什么，乙方能提供什么，價格，時間節(jié)點以及注意事項。

前期籌備需要注意：

1. 做好與會人員預估，參會人員多寡直接和場地、支出相關(guān)，如有增減記得做好調(diào)整。
2. 選定的場地，盡量實地走訪測量一下，獲取各處所需物料設(shè)計的尺寸，以便整個活動宣傳物料、座位擺放。
3. 活動流程的變動是很正常的現(xiàn)象，要多討論、多交流、多開會，集體決策。
4. 設(shè)計物料、主持稿和活動流程緊密相連，注意變動及時修改。
5. 新聞稿可以根據(jù)主題、流程、主持稿內(nèi)容提前準備好，到時再根據(jù)實際活動內(nèi)容微調(diào)和配圖即可，這樣可以保證新聞稿及時發(fā)出，最好活動結(jié)束就發(fā)出，一般不過夜，最遲次日。
6. 與活動會議有關(guān)的圖片、文字、背景音樂、宣傳視頻等創(chuàng)意類偏主觀感受內(nèi)容，請讓相關(guān)創(chuàng)作人員向上級領(lǐng)導或老板多請示、多匯報、多修改，統(tǒng)籌人員不要瞎拍板決定。

三、過程管理

一般活動舉辦前三天就進入馬力全開狀態(tài)，此時各項籌備工作基本完工?；顒又黝}、活動流程已經(jīng)確定，與會人員與嘉賓名單確認，宣傳視頻、暖場、上下臺音樂、PPT、主持稿等都已搜集準備好，各項物資陸續(xù)到齊。此時做好并發(fā)布活動日程表、人員分配及安排表以及物料單，并開活動全員動員大會，調(diào)動大家的積極性，統(tǒng)一工作目標，分配工作任務，說明工作要求，指導工作細節(jié)。

活動日程表主要包含活動內(nèi)容流程，各項內(nèi)容的開始結(jié)束時間和主講人/負責人（細化到分鐘），標明各項內(nèi)容相關(guān)人員上下臺和活動進行中的背景音樂，身后屏幕主背景。備注好各項內(nèi)容的注意事項，如需要控場注意時間等。

人員分配及安排表需要包含工作分組，各組主要職責，組長和組員。工作分組一般有：主持人、應急安保組、禮儀接待組、音頻和PPT播放組、燈光設(shè)備組、財務物資后勤組、新聞宣傳組、直播拍照組等。明確各組工作任務，具體執(zhí)行人以及組長負責制。

物料單主要包含各類物料名稱，數(shù)量、單位、尺寸/用途、負責人，活動前注意清點是否全部到位，活動后可重復使用的物料記得整理收納入庫。更新預算表內(nèi)對應的各項項目的實際支出。

過程管理需要注意：

1. 統(tǒng)籌注意做好工作任務分配，確認各項任務的執(zhí)行人、責任人，確保每位工作人員知道自己該做什么、怎么做，對各項工作內(nèi)容查遺補漏，對工作結(jié)果監(jiān)督管理。
2. 出現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)各組解決，突發(fā)狀況有準備方案隨時救火，工作紕漏及時向上匯報并想辦法補救，你看來天大的事也許領(lǐng)導隨手就能解決或者無關(guān)緊要，你認為的小紕漏或者隱瞞掉的小細節(jié)卻可能讓整個活動前功盡棄。
3. 活動前一天晚上是決戰(zhàn)階段，會發(fā)現(xiàn)總有完善不完的細節(jié)，加班加點是一定的，但一定一定一定不要熬通宵，不要熬通宵，不要熬通宵，頭發(fā)、身體是自己的，健康才能打持久戰(zhàn)。
4. 一場高質(zhì)量、優(yōu)秀的活動是通過各處細節(jié)來體現(xiàn)：主背景用色不協(xié)調(diào)、主題不對拉低的是活動格調(diào)；各種展示的設(shè)計物料一處錯別字，瑕疵否定的是團隊心血；上下臺音效、活動背景音樂、PPT、宣傳片播放的不同步抹黑的是團隊的工作能力。這些細節(jié)無他，惟有用心、多練、多思考。

一場完整的活動還應該在活動后完美清場，將物料整理收納入庫。對活動進行復盤總結(jié)，表揚活動中表現(xiàn)突出的人和事，檢討活動中的錯誤，改進活動中的不足，彌補活動中的紕漏，核算活動各類數(shù)據(jù)以判斷是否達到活動目的。統(tǒng)籌一定要記得組織參加活動復盤總結(jié)會議，人在現(xiàn)場才能避免背鍋和少被人甩鍋，不然嘿嘿嘿~

多年踩坑經(jīng)驗，嘔心瀝血分享~

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