文件整理一是為了以最低成本管理新的文件，二是為了找已有的文件時(shí)好找。那么，有什么好的整理方法呢？

最近發(fā)現(xiàn)工作電腦里的文件整理方式有些問題：新建或者收到一個(gè)新的文件后不知道該放在哪；又或者找一個(gè)之前的文件時(shí)，我以為在A文件夾里，結(jié)果實(shí)際被我放在了B文件夾。

于是我用周末時(shí)間重新整理了一下所有文件，新整理方案試用了一星期，感覺效果不錯(cuò)，記錄下來和大家分享一下。

首先明確一下文件整理這件事的作用：

1. 為了以最低成本管理新的文件
2. 為了找已有的文件時(shí)好找。

講述我的整理方案之前先介紹下我的工作性質(zhì)，因?yàn)檫@決定了我對工作文件整理的思路。我是交互設(shè)計(jì)師，日常的工作會承接上游提出的設(shè)計(jì)需求，也會自己發(fā)起一些體驗(yàn)優(yōu)化項(xiàng)目。另外還和其他好幾個(gè)團(tuán)隊(duì)有工作交集。

我的方案簡單地說就是一套（文件夾命名+排列）+（文件命名+歸位）的方法。

首先是一級文件夾。最開始我是以最粗的顆粒度為標(biāo)準(zhǔn)，將所有文件分為若干個(gè)大類。后來發(fā)現(xiàn)某些二級文件夾我的使用頻率比想象的高，比如“發(fā)票”這個(gè)文件夾，之前我放在了“工作事務(wù)性文件”下，但由于我會不定期得到發(fā)票，有時(shí)一天就會打開好幾次這個(gè)文件夾，所以就把它提升為了一級文件夾。最后一級文件夾我的標(biāo)準(zhǔn)是，最粗的顆粒度+不定期頻繁使用。

之后將一級文件夾排序，按重要性和緊急程度分為三大組：

1. 與我手頭項(xiàng)目最相關(guān)的，就是我日常做的三大類項(xiàng)目是“重要&緊急”組；
2. 與我現(xiàn)在負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)的產(chǎn)品相關(guān)的其他文件歸為“重要不緊急”組，其中按使用頻率和相關(guān)度又分了兩個(gè)小組；
3. 與我的核心工作相關(guān)性較低的工作文檔歸為了“不重要不緊急”組。

一定有朋友會發(fā)現(xiàn)我這里沒有“緊急不重要”這個(gè)類別——我把這個(gè)類別的文件放在了“桌面”。桌面上我只放比較有時(shí)效性的文件。比如：同事同步的競品觀察周報(bào)，我收到后不一定馬上看，但會要求自己在一周內(nèi)看完，看完后我會把競品觀察周報(bào)移入“重要不緊急”類下的“其他團(tuán)隊(duì)報(bào)告”存檔。

另外桌面還會放用戶反饋給我的我們產(chǎn)品的bug截圖，我會報(bào)給相應(yīng)的同事。解決掉一個(gè)我就刪掉一個(gè)，現(xiàn)在只剩2個(gè)了哈哈~

所以桌面上我放的都是暫時(shí)性的文件，督促自己盡快讓桌面清空。

接下來是一級文件夾的內(nèi)部，是不是需要二級分類，也就是二級文件夾，視情況而定。

有時(shí)我會把一些常用的文件直接放出來，再把相對低頻使用的文件按類別歸入二級文件夾。有時(shí)一級分類下的某些文件不好分類或者同屬于某個(gè)分類的文件數(shù)量較少，我也把他們直接放出來，把能分類的放入二級文件夾。再往下以此類推，如果還需要分三級分類就再建立三級文件夾也無妨。

關(guān)于二級分類，再介紹一下我的有設(shè)計(jì)師職業(yè)特性的項(xiàng)目分類法。

我使用sketch軟件產(chǎn)出交互原型。因?yàn)榻?jīng)常會復(fù)用之前使用過的元素，所以我希望有盡量少的sketch文檔，以免需要打開多個(gè)sketch文檔調(diào)用元素。如果所有源文件都放在一個(gè)sketch文檔，文檔又會過大導(dǎo)致電腦運(yùn)行慢。

我現(xiàn)在根據(jù)我們產(chǎn)品需求的節(jié)奏，自己覺得合適的是一個(gè)季度建立一個(gè)新的sketch文檔。以我的“PC端需求”這一大類為例，從2018年初到現(xiàn)在我只建立了5個(gè)sketch文檔?↓

項(xiàng)目需求文檔和產(chǎn)出的圖片文件我按一個(gè)月一個(gè)文件夾分類，文件夾命名規(guī)則是“YYMM-項(xiàng)目名稱”。一般一個(gè)月2~3個(gè)項(xiàng)目，所以文件夾名稱不會太長，在這種視圖下能看得很清楚 ↓

注意上圖的文件夾和上上圖的源文件在同一個(gè)一級文件夾“PC端需求”下的。日后找某個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的文件時(shí)，要么直接進(jìn)入對應(yīng)文件夾找，要么通過文件夾中的項(xiàng)目名稱獲知對應(yīng)的時(shí)間，再打開相應(yīng)時(shí)間的sketch源文件就可以啦。

基于一個(gè)好的分類系統(tǒng)，能讓你清楚每個(gè)文件在哪個(gè)位置；另外要對每個(gè)文件好好命名，這樣即使想不起來文件在哪了，可以靠搜索找到。比如有些項(xiàng)目可能有好幾種叫法，你從不同渠道得到的這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的文件名稱都不一樣，最好在自己電腦里把相關(guān)的文件全都統(tǒng)一成一個(gè)項(xiàng)目名稱，這樣使用搜索功能時(shí)能一次性搜全。

上面講了如何將每個(gè)文件歸類和命名，接下來講講如何使用它們。其實(shí)前面已經(jīng)提到了一個(gè)時(shí)效性文件的使用方法。再講一個(gè)提高工作效率的方法。

mac電腦有一個(gè)很好的功能，在finder里有一欄“個(gè)人收藏”，可以把你經(jīng)常用的文件夾拖入這里。被拖到這里的文件夾所處的位置是不變的，只是相當(dāng)于一個(gè)快捷入口，我在這一欄會按照使用頻率由高到低將文件夾排序。

比如我寫這篇文章時(shí)是一邊寫一邊配圖的。本來這篇文章的配圖所在的文件夾“文件整理總結(jié)”是在“日常案例收集+思考”一級文件夾下的，但因?yàn)槲耶?dāng)前使用這個(gè)文件夾的頻率很高，就臨時(shí)把它拖到個(gè)人收藏的第一位了。寫完這篇文章后我就會把它從個(gè)人收藏中刪除。

Windows系統(tǒng)電腦我很久沒用了不知道有沒有類似的快捷入口。如果沒有的話，其實(shí)可以把當(dāng)前正在處理的項(xiàng)目的文件夾移到某個(gè)容易觸達(dá)的地方，比如桌面。處理完了這個(gè)項(xiàng)目，再把它移入它應(yīng)屬的位置。

以上就是我的整理方案啦~可能看上去很簡單，沒錯(cuò)就是很簡單，因?yàn)槲易非蟮氖?strong>低成本管理，所以我放棄了諸如mac電腦提供的“標(biāo)簽”這種標(biāo)記方式。

標(biāo)簽一是屬于錦上添花的，不是一個(gè)文件必有的屬性，二是我曾經(jīng)嘗試過用標(biāo)簽，我會建很多標(biāo)簽，但是mac不全都顯示出來，我經(jīng)常想看的標(biāo)簽還要點(diǎn)一下“所有標(biāo)簽”才能看到。

本文由 @哆啦易夢 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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