編輯導(dǎo)語(yǔ)：眾所周知，寫(xiě)作是對(duì)于產(chǎn)品經(jīng)理而言必不可缺的武器，那么我們?cè)撊绾螌?xiě)好一份工作文檔呢？本文從明確目標(biāo)、構(gòu)思結(jié)構(gòu)、撰寫(xiě)內(nèi)容、檢查細(xì)節(jié)四個(gè)方面全方位論述了有關(guān)寫(xiě)作的方法與技巧。推薦想要了解寫(xiě)作的童鞋閱讀。

說(shuō)到寫(xiě)作，我們可能會(huì)有這些誤解：寫(xiě)作，是文案類(lèi)崗位的專(zhuān)利，普通職場(chǎng)寫(xiě)作只要傳達(dá)信息，好不好都一樣。

事實(shí)并非如此，判斷一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理專(zhuān)業(yè)性的一個(gè)重要途徑就是看他的寫(xiě)的需求文檔。文檔好不好依賴寫(xiě)作基本功。因此，寫(xiě)作也是產(chǎn)品經(jīng)理必不可缺的武器。當(dāng)你掌握了寫(xiě)作本身，寫(xiě)一份漂亮的需求文檔就不是一件難的事情了。

寫(xiě)作是書(shū)面化表達(dá)，需要遵循這項(xiàng)重要的原則——Don‘t Make Me Think，從讀者角度出發(fā)，盡量增加可讀性、減少讀者理解障礙。

我們可以依據(jù)4個(gè)步驟來(lái)寫(xiě)好一份工作文檔：明確目標(biāo)、構(gòu)思結(jié)構(gòu)、撰寫(xiě)內(nèi)容、檢查細(xì)節(jié)。

一、明確目標(biāo)

why、what、who、when、where

• Why—明確目的，這篇文檔的目的是什么？希望讀者讀這篇文檔達(dá)到什么樣的效果？是溝通一個(gè)決定、匯報(bào)狀態(tài)、還是探討項(xiàng)目的某個(gè)方面？
• What—明確重點(diǎn)內(nèi)容，這篇文檔要回答哪些關(guān)鍵問(wèn)題？要回答的關(guān)鍵問(wèn)題決定你的文檔內(nèi)容及結(jié)構(gòu)。
• Who—明確讀者的需求，文檔是要給誰(shuí)看的，他們會(huì)關(guān)注什么？會(huì)有哪些疑問(wèn)？給你的直屬領(lǐng)導(dǎo)還是你的用戶？他們會(huì)關(guān)心項(xiàng)目的進(jìn)展還是具體的用戶體驗(yàn)？
• When 、Where—明確文檔的應(yīng)用場(chǎng)景，什么時(shí)候用這篇文檔，在哪些場(chǎng)景使用？用于項(xiàng)目開(kāi)始前還是結(jié)束后？是在匯報(bào)還是溝通？

如果一定要問(wèn)我如何知道這些問(wèn)題的答案？——溝通、調(diào)研與思考！

二、構(gòu)思結(jié)構(gòu)

當(dāng)我們通過(guò)以上5個(gè)W關(guān)鍵問(wèn)題梳理出文檔目標(biāo)后，我們需要搭建文檔嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)，因?yàn)樽x者不會(huì)直接主觀地評(píng)判你的答案正確與否，他們關(guān)注的是你是如何得出這樣的回答、決策？

我們可以通過(guò)4個(gè)要點(diǎn)幫助我們梳理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)：

1. 用SCQA的結(jié)構(gòu)聚焦范圍和問(wèn)題

用“SCQA”的框架來(lái)講故事，并將問(wèn)題澄清和聚焦。（SCQA：Situation情景、Complication沖突、Question疑問(wèn)、 Answer回答）

2. 用MECE架構(gòu)清晰的主題

在關(guān)鍵的主題層級(jí)上，要盡量追求不重復(fù)、不遺漏。（MECE: 各部分之間相互獨(dú)立（Mutually Exclusive）；所有部分完全窮盡（Collectively Exhaustive））

3. 結(jié)論的語(yǔ)句要放在文檔開(kāi)頭或者段首

提出一個(gè)信息，不斷地問(wèn)so what，直至找到最終結(jié)論。

塔尖的信息，不是原因而是結(jié)論，不是過(guò)程而是結(jié)果，不是細(xì)節(jié)而是全局，不是問(wèn)題，而是措施。

4. 用結(jié)構(gòu)化的方式總結(jié)關(guān)鍵性的結(jié)論

從一段信息中的主語(yǔ)/謂語(yǔ)找共性，把共性作為容器來(lái)裝后面的信息。

我們來(lái)看個(gè)案例：

比如“下面是我們公司要設(shè)立的三個(gè)目標(biāo)……”，我們找到三個(gè)目標(biāo)的共性后可以說(shuō)：“下面是我們公司要設(shè)立的三個(gè)組織變革目標(biāo)……”

“今年我們部門(mén)這兩個(gè)問(wèn)題愈發(fā)凸顯……”，我們找到兩個(gè)問(wèn)題的共性后可以說(shuō)：“今年我們部門(mén)這兩個(gè)資源流失問(wèn)題愈發(fā)凸顯……”

三、撰寫(xiě)內(nèi)容

梳理出文檔結(jié)構(gòu)后，下一步我們要填充文檔內(nèi)容了，如何判斷一篇文檔內(nèi)容是否合格？那就是易讀、有說(shuō)服力。

那究竟該如何讓內(nèi)容易讀又有說(shuō)服力呢？

文檔易讀有4個(gè)要點(diǎn)：完整、一致、清晰、簡(jiǎn)潔

1. 完整：文檔的結(jié)構(gòu)完整，句子要有主謂賓

使用主語(yǔ)-謂語(yǔ)-賓語(yǔ)，突出行為人和行動(dòng)。（沒(méi)錯(cuò)，小學(xué)語(yǔ)文考試病句修改經(jīng)?？?。）

2. 一致：整個(gè)文檔中，同級(jí)別的內(nèi)容所有措辭、格式、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容保持一致

例如，前后術(shù)語(yǔ)需保持一致；文章的語(yǔ)態(tài)要一致，如果使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，就不要用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。

3. 清晰：正確傳達(dá)信息，需要重視邏輯連接詞或追加說(shuō)明

用數(shù)字、事實(shí)、細(xì)節(jié)來(lái)呈現(xiàn)信息化的語(yǔ)言，明確抽象概念。

4. 簡(jiǎn)潔：使用簡(jiǎn)單語(yǔ)言和詞匯，刪去礙于傳遞文章中心內(nèi)容的段落或句子

簡(jiǎn)單就是美。

學(xué)習(xí)完內(nèi)容易讀的4個(gè)要點(diǎn)后，我們接著來(lái)看看4個(gè)讓內(nèi)容具備說(shuō)服力的技巧：

（1）分清楚事實(shí)和觀點(diǎn)，描述客觀事實(shí)

（事實(shí)）現(xiàn)在正在下雨。（觀點(diǎn)）看天氣，可能一會(huì)兒就要下雨了。

（2）用結(jié)論+理由的方式表述你的信息

（3）使用強(qiáng)有力的多種證據(jù)論證你的結(jié)論

4. 使用FAQ，把讀者關(guān)心的問(wèn)題放在FAQ（常見(jiàn)問(wèn)題）中

四、檢查細(xì)節(jié)

撰寫(xiě)完內(nèi)容后千萬(wàn)不要以為就結(jié)束了，我們需要對(duì)文檔進(jìn)行細(xì)節(jié)的檢查。

這一步，我們需要避免文檔中出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤：

文檔要有頁(yè)碼，如果是由多份材料拼成一個(gè)整體材料，需要有一個(gè)整體的頁(yè)碼。

放數(shù)據(jù)要有對(duì)比才有意義：

比如年比年的數(shù)字，比如歷史24個(gè)月的數(shù)字，比如試點(diǎn)群體和總體的對(duì)比。

少用“形容詞”和“副詞”：

諸如“顯著的”、“重大的”這類(lèi)詞，如果使用“多”或“經(jīng)?！敝?lèi)的詞，請(qǐng)說(shuō)明具體概率。

避免使用行話和術(shù)語(yǔ)：

假設(shè)讀者不熟悉任何縮寫(xiě)，首次使用縮寫(xiě)時(shí)要定義全稱。

仔細(xì)檢查錯(cuò)別字與數(shù)據(jù)：

避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、一個(gè)文檔前后數(shù)據(jù)對(duì)不上的問(wèn)題。

本文由 @產(chǎn)品飯爺 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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