導讀：產品經理的工作每天幾乎被各種大大小小的會議充斥著，隨著參與的會議越來越多，我們也能知道有些會議開得特別成功，有些會議根本就是在浪費時間。除了抱怨一些低效的會議外，我們作為參與者甚至有時是主導者，還可以思考下：如何組織或引導一場高質量的會議，如何做好會議管理。

一、為什么要做會議管理

1. 會議在幾乎任何的組織形態(tài)中都必不可少，而且至關重要

但很多組織/企業(yè)沒有足夠重視，甚至沒有建立起任何的會議制度及會議培訓，導致很大一部分人對會議的認知就是：一群人聚在一起討論一件事情。而很少認真思考召開和參加會議的方式和方法；

這樣真的科學嗎？

員工被大大小小的會議壓的苦不堪言，“上班時間開會，下班時間加班趕進度 ”， 類似現象在不少企業(yè)都是常態(tài)，再尋常不過了。

很多會議管理軟件應用而生，想要通過互聯網軟件的方式改善會議引發(fā)的一系列問題，但是軟件也只能是一個輔助工具，并不能完全的解決會議引發(fā)的所有問題；

再好的工具都只是一個拐杖而已，無法依賴其替代真正的管理，要從根本上解決組織管理的問題，關鍵是對人意識形態(tài)/協作認知的引導并達成共識；

2. 會議的效率決定了團隊的效率

一個團隊的運作狀態(tài)是高效還是低效，開一次會議就知道了。

低效的團隊是這樣開會的：已經到了會議預定時間，組織者幾乎還要挨個再叫一遍，有些人被叫以后本能反應是磨磨蹭蹭：接杯水帶過去？上個洗手間再過去？甚至有的直接不在工位上，還需要打電話叫人。等所有人都湊齊的時候，預定好的會議時間，已經過了十分鐘了。

看到這里，不要慶幸的認為可以跟自己團隊撇清關系，這種例子太普遍了。

會議的狀態(tài)只是一個縮影，如果在重要的會議上都是這樣浪費大家的時間，平時在看不見的地方懈怠浪費的時間就不可勝數了。

高效的團隊如何開會呢？臨近預定時間，參會人員都會提前幾分鐘陸續(xù)進入約定的會議地點，保證主講人在預定的時間內能夠按時開講，按時結束。

會議高效的團隊，其他方面也不會差到哪里去。確保會議的高效，是影響團隊運作效率的關鍵，也是影響員工工作效率和激情不可忽視的因素；

3. 低效的會議害人害己

成為一名產品經理開始，就不斷游走在與市場、運營、銷售、開發(fā)、客戶、其他產品、領導等的會議當中，我也是深深地體驗過各種會議，每天一兩個都是常態(tài)。不僅僅是產品經理，有時候開發(fā)也是大會小會不斷，上班時間開各種沒有意義的會，下班還要被項目經理各種追進度，沒辦法只能加班：不僅在公司加班，回去地鐵上還要加班，甚至坐在馬桶上加班···

一個個怨聲載道，真的痛恨開會。因為會議沒有給參與人帶來任何的價值，只有負累，覺得浪費時間。但召開會議的人還一直樂此不疲，熱衷于各種大會小會，卻從來沒有想過是自己的組織出了問題；這樣只會讓會議低效、團隊低效；

一個有意義的會議，討論主題永遠與參會人緊密相關、充分討論，不僅能夠有效的推進事情，有時候還能理清方向，為參會人員解決一些難題，甚至減輕很多多余復雜的工作量；這樣的會議有良性反饋，會讓人有激情全身心參與到每一次討論中，還能為會議之外的工作帶來信心和動力，員工之間也更加凝聚團結、充滿熱情，一定程度上也避免了低效加班的惡性循環(huán)；

二、會議管理機制

高效會議不是憑空而來，下面是我在各種大小的會議中摸爬滾打過來，經過實踐驗證的一些經驗總結，希望對您有所幫助：

1. 會議邀約

作為會議的發(fā)起者，有必要跟重要的參會人員提前協商并確定時間、地點，然后發(fā)出一份正式的會議邀請函給所有參會人員，并明確以下信息：

1）會議主題

必須要明確，參會人員據此評估自己與這個會議的相關性，判斷是否需要花一些時間和精力提前看會議材料準備一下。避免了所有人都只帶個耳朵來聽，臨場聽下來也僅僅是有一個大概的印象，并不能在會議上充分溝通討論，這樣的會議就變成了一次單項的宣講，效果會大打折扣。

會議主題也一定要準確，一些主講人不注意，隨便定一個主題，講的內容卻完全不是這些，聽得參會者云里霧里的，想要生拉硬扯跟這個主題扯上點關系，卻怎么都跟主講人的思維不同步，這就真的不能怪參會人了，完全是主講人的問題。很顯然，連共識都很難達成，更何況充分討論了。

2）主講人

有必要明確主講人，其他參會者就會給主講人留夠充分的發(fā)言時間和會議節(jié)奏的把控權。

主講人也是對組織這次會議、主導會議過程、對會議結果負責的人。

3）會議目標

很多會議組織者都誤把主題當成目標，而不講目標，這是非常錯誤的。

會議目標一定要在會議開始或之前，告知大家。

因為會議的結果是要達成目標，而不是沒有目標的按照主題發(fā)散，試想如果只有主題沒有目標，那么有幾個人開會就有幾個哈姆雷特吧，大家很努力的發(fā)言和參與討論，也不過是一群人把費勁的把”車“往不同的方向拉。一點都不夸張，沒有目標就沒有方向和參照，什么時候結束會議也是一個未知數，這個會議算成功還是不成功也無法判斷。只能下班時間已經過去太多了結束會議，或者大家說累了結束會議；

有明確的會議目標，在很大程度上能夠防止討論跑題，就算是跑題了也能快速的拉回來，大家一起向著同一個目標前進，也避免了一些無意義拖后腿的問題出現，這樣的會議才能是高效的。

而且很有必要把目標清晰的列在顯眼的地方時刻提醒，因為有時候主講人講著講著都忘了自己的目標或跟著人家走了。我遇到過這種沒有目標的會議，在一開始就詢問了主講人此次會議要達成什么目標呢？可能因為提前也沒有仔細想過這個問題，他隨口給我說了一個答案。然后我全程參與到會議當中，朝著這個方向積極思考并討論發(fā)言，后來發(fā)現主講人講的不是這個，又問他的時候答案已經不像起初告訴我的那樣。面對這樣的情況讓我挺無語的，感覺白白浪費了自己的腦細胞；

4）子主題和時長

子主題能夠讓參會者初步了解，在大主題的范圍框架里面，會重點討論哪幾個層面的問題，會讓人更加聚焦的思考；

也方便參會者知道此次會議是否包含自己關注的問題，如果沒有則可以在適合的時間節(jié)點拋出來，如果有則耐心等待即可；避免因為不知道主講人的順序，反復的詢問預計后面會提到的內容，擾亂講解節(jié)奏；

另一方面，不是每一個子主題都與參會者緊密相關，參會者也可以更合理的判斷：哪些主題需要重點參與，哪些僅僅聽一下有印象即可，或者不用參與；

子主題時長的提前預告，也方便參會者更好的配合主講人的安排，明確此次會議的重點，就不會在略講的部分太展開討論；

5）開始和結束時間、地點

參與者可據此提前協調自己的時間和手頭的工作，或告知自己是否可以參會；

開始會議的時候，可提前幾分鐘到場，等待主講人按時開會；

6）附件

會議講解的PPT等相關材料，如果可以，最好能夠提前發(fā)給參會人。參會人可提前查看，帶著腦子去開會總比僅僅帶著耳朵開會好。道理大家都懂，就不啰嗦了。

2. 會議過程管控

一些會議管理的工具或軟件，能夠輔助我們做一些會議邀約，但是會議過程卻很難靠機器管理，而這一塊兒往往也是最重要，最容易出問題的環(huán)節(jié)。這里對主講人的要求很高，不是隨便一個人不經過任何的學習思考，上來就能做好會議管理的。

1）必要的開場：主題、目標、子主題、背景介紹

如果沒有在會前講清楚這些，直接上來就進入細節(jié)和話題，勢必讓人聽的云里霧里的， 很多奇葩的問題也都會拋出來，費勁溝通了大半天以后才讓人明白： “ 哦，原來你是再說這個 ”，真的浪費了時間，也增加了溝通成本。

所以在會議的開場，主講人有必要強調會議主題、目標、子主題，甚至是此次會議召開的背景都介紹清楚，哪怕有人是已經知道的，只要有相關人不清楚也需要重申。如果某些成員之前的某些相關會議沒有參與其中，就有必要告知之前會議的結論，保證參會者的思維同頻；

畢竟組織會議是需要會議相關者從不同方面參與其中，組織者有義務給別人講清楚你的訴求，明確需要別人協助什么。而不是僅僅是給某一位領導做匯報而已，只要他知道就好了。

否則，其他參會者很難參與進來，無法有效討論，只是單方面的匯報和宣講，他人能消化理解多少就看情況了。勢必浪費了時間，也沒有達到一個好的會議效果；

2）掌握會議的節(jié)奏和方向

做為會議的發(fā)起者，有必要掌握會議的節(jié)奏，對于會議的開始結束時間，最好保證嚴格的誠信。

因為大家都很忙，時間都很寶貴。如果你的會議節(jié)奏比較拖沓，不能如期結束，就會導致一些參會者必須要在其他的事情安排上失信于人?；蛘咧荒苤型倦x開，后面的會議無法參與了。這樣的會議會讓高效和有時間觀念的人討厭，下次你再組織會議，就會考慮下要不要出席了。

對于會議討論的方向和子主題展開講解的時間，都要把控在預期內。

避免一些不準備重點講的話題，被展開討論收不住，導致重點內容沒有時間講解；另外會議中跑題，被無線拓展的現象也很常見，需要主講人及時打住，拉回主線；如果主講人沒這么做，反而讓事態(tài)蔓延，就是太不專業(yè)、不負責任了。

3. 總結會議結論

開會不是講完就ok了，對于會議達成的共識和后續(xù)安排，需要主講人在會后總結歸納告知參會全員，并詢問是否有異議和需要糾錯的地方。如果達成一致，按時結束會議，那么才算是一個比較好的結局。

會后也不要忘了把會議紀要發(fā)出來讓全員知曉，并按照約定的時間，持續(xù)追蹤會議結果執(zhí)行情況。

會議紀要需要包含的內容如下：

• 會議邀請包含的基本信息
• 討論內容分條概述
• 會議結論分條概述
• 會后安排分條概述，并標記執(zhí)行時間；（需在會議上明確好時間，避免無執(zhí)行）

4. 會后追蹤

如果有會后安排，主講人要負責按預期追蹤執(zhí)行情況。如果有下次會議，也需要將會后的執(zhí)行情況告知大家；

三、落地問題

如果是過于復雜的制度/機制，可能會出現落地困難的問題，還好這些都是最基本的內容并不復雜，但是我也就制度的落地，談幾點自己的看法：

1. 適當借助管理工具

適當借助會議管理工具，能夠更輕松容易的落地制度，并快速看到成效；

2. 會議制度的培訓

要讓相關人有共同的認知，一起努力打造高效的會議和工作氛圍。

3. 設置一個專門的“會議主持人”

如果無法通過培訓讓相關人員達成共識，可設置一位“會議主持人”，負責每次會議從組織發(fā)起、會議過程 、會議追蹤，甚至是定期的會議復盤。

（捂臉）寫的太累了，剩下的貼個圖吧，不展開說了。

本文由 @筱爻 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載

題圖來自Unsplash，基于 CC0 協議