編輯導(dǎo)讀：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該是每個(gè)職場人都曾經(jīng)經(jīng)歷過的，但是我們真的能把它寫好嗎？本文作者從產(chǎn)品思維的角度出發(fā)，從用戶思維、結(jié)構(gòu)化思維和閉環(huán)思維三個(gè)方面，分享了寫會(huì)議紀(jì)要的關(guān)鍵步驟和需要注意的問題，希望對(duì)你有用。

01?為什么要寫會(huì)議紀(jì)要？

會(huì)議紀(jì)要是將會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行概括提要，條理化、清晰化地整合輸出，以記錄和傳達(dá)會(huì)議情況及會(huì)議結(jié)論的文件。

基于會(huì)議紀(jì)要記錄的內(nèi)容：進(jìn)行會(huì)議信息的傳遞，讓相關(guān)人員知悉會(huì)議開展情況；統(tǒng)一與會(huì)者的共識(shí)，確認(rèn)對(duì)會(huì)議結(jié)論的認(rèn)知是一致的；

基于會(huì)議過程中制定的結(jié)論及接下來需要達(dá)成的目標(biāo)，指導(dǎo)后續(xù)工作的開展；后續(xù)如果發(fā)生問題時(shí)，作為可追溯的依據(jù)。

02?為什么要用產(chǎn)品思維寫會(huì)議紀(jì)要？

看似一份簡單的會(huì)議紀(jì)要，但是想要把它寫好卻不容易。

很有可能洋洋灑灑記錄了一大堆，一不小心就寫成沒有核心沒有重點(diǎn)的流水賬。

這樣的會(huì)議紀(jì)要，讓看的人不知所云，還需要自己再去記錄中抓重點(diǎn)，增加認(rèn)知負(fù)擔(dān)；也無法給下一步的執(zhí)行提供任何參考依據(jù)。

對(duì)他人來說，收到一份結(jié)構(gòu)清晰、結(jié)論及下一步計(jì)劃明確的會(huì)議紀(jì)要，能夠讓相關(guān)人員更快、更好、更準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)到會(huì)議精神，往下推動(dòng)工作開展。

對(duì)自己來說，給出這樣一份會(huì)議紀(jì)要，相關(guān)人員會(huì)對(duì)你的工作能力有所認(rèn)可，至少輸出能力、邏輯思維是清晰而明確的。

身為產(chǎn)品經(jīng)理的我們，是否可以思考用產(chǎn)品思維來解決這個(gè)問題，從而更好地輸出會(huì)議紀(jì)要呢？

而我們也可以從小事不斷地鍛煉我們的產(chǎn)品思維；訓(xùn)練自己的結(jié)構(gòu)化思維，從用戶的角度思考；鞏固自己的產(chǎn)品思維，提升自己的工作質(zhì)量和效率。

產(chǎn)品思維這個(gè)概念很寬泛，總的來說，是幫助我們更好地解決問題的思考方式。

在本文中，將結(jié)合會(huì)議紀(jì)要講一下，產(chǎn)品思維中的用戶思維、結(jié)構(gòu)化思維、閉環(huán)思維。

03?用戶思維：站在用戶視角，提升用戶體驗(yàn)

1. 什么是用戶思維？

用戶思維，是指站在用戶的角度去考慮問題。當(dāng)我們置身于用戶所處的境況中，才能更好地理解他們遇到的問題或者是訴求，再去給出合適的方案。

由于需要站在用戶的角度去考慮問題，這就需要我們換位去思考：用戶是誰，是什么角色，他在什么場景下，遇到了什么問題或想要達(dá)成什么目的。

2. 會(huì)議紀(jì)要中的用戶思維

會(huì)議紀(jì)要涉及的對(duì)象主要分為兩類，分別是發(fā)送對(duì)象和抄送對(duì)象，下面根據(jù)這兩類接收對(duì)象去分析他們的場景與訴求。

（1）發(fā)送對(duì)象：參會(huì)人員和目標(biāo)任務(wù)責(zé)任人

會(huì)議召開后，我們需要將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給與當(dāng)前事項(xiàng)有直接關(guān)系的人員，這其中就包括參與會(huì)議的人員，以及會(huì)議目標(biāo)中各任務(wù)的責(zé)任人。

他們查看會(huì)議紀(jì)要的場景和訴求為：在會(huì)議開完以后，查看記錄的內(nèi)容與參與會(huì)議時(shí)討論敲定的是否一致，如果有不一致的地方，需要提出來，以避免在推進(jìn)事情發(fā)展時(shí)，出現(xiàn)方向錯(cuò)了之類的問題。

其中，目標(biāo)任務(wù)責(zé)任人，還需要了解會(huì)議目標(biāo)中需要他認(rèn)領(lǐng)完成的任務(wù)，并將事項(xiàng)推動(dòng)落實(shí)下去。這是因?yàn)橛锌赡苁穷I(lǐng)導(dǎo)去參會(huì)討論，而實(shí)際需要去執(zhí)行任務(wù)的是其下屬。

（2）抄送對(duì)象：支持部門、領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)相關(guān)但沒能來參會(huì)的人員

會(huì)議紀(jì)要還要抄送給需要對(duì)當(dāng)前事項(xiàng)知情的相關(guān)人員，這其中包括支持部門、領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)相關(guān)但沒能來參會(huì)的人員。

他們查看會(huì)議紀(jì)要的場景和訴求為：在會(huì)議開完后，收到了同步會(huì)議情況的會(huì)議紀(jì)要，知曉一下事情的進(jìn)展和發(fā)展方向，如有問題可以及時(shí)提出，以確保事情順利推進(jìn)。

另外，所有角色都還會(huì)存在一個(gè)查看會(huì)議紀(jì)要的場景與目的：當(dāng)后續(xù)出現(xiàn)問題需要追責(zé)時(shí)，根據(jù)會(huì)議紀(jì)要追溯當(dāng)時(shí)約定的結(jié)論，看問題是出在哪里、哪個(gè)環(huán)節(jié)。

由于我們開完會(huì)后，會(huì)議結(jié)論是需要記錄并且同步給到相關(guān)人員，以傳達(dá)信息并且推動(dòng)事情進(jìn)一步發(fā)展；且會(huì)議往往都是有多人參與，或者會(huì)議后的結(jié)論是需要告知到多個(gè)人的。

所以會(huì)議紀(jì)要往往是通過郵件的方式發(fā)送。使用郵件的方式，會(huì)顯得比較正式，更容易引起重視；并且書面化的方式留底可追溯。

在會(huì)議紀(jì)要中，以下內(nèi)容可以結(jié)合會(huì)議紀(jì)要中的用戶思維去完成。

（3）標(biāo)題

結(jié)合上述提到的，會(huì)議紀(jì)要往往是通過郵件發(fā)送的。即收件人在收到會(huì)議紀(jì)要時(shí)，也可能會(huì)收到眾多其他郵件。

因此，收件人需要在看到郵件標(biāo)題時(shí)，就能夠一眼看出是講什么內(nèi)容的，以決定當(dāng)下是否要查閱該郵件。

另外，當(dāng)后續(xù)需要翻看郵件時(shí)，也可以通過關(guān)鍵詞方便地查到。

起郵件標(biāo)題的格式，可以參考：【會(huì)議紀(jì)要】+時(shí)間+主題。

其中，主題包括業(yè)務(wù)主題和環(huán)節(jié)主題，即同一個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，可能會(huì)在不同環(huán)節(jié)召開會(huì)議。為了便于區(qū)分不同會(huì)議內(nèi)容，是在什么環(huán)節(jié)召開的會(huì)議也要進(jìn)行說明。

舉例：【會(huì)議紀(jì)要】7月31日關(guān)于XXX業(yè)務(wù)需求評(píng)審

這樣，收件人在看到郵件標(biāo)題時(shí)，就可以知道是關(guān)于哪個(gè)業(yè)務(wù)的哪個(gè)環(huán)節(jié)召開的會(huì)議后記錄的會(huì)議紀(jì)要了。在后續(xù)如果有需要查找時(shí)，也能夠更加快速便捷地根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索。

（4）會(huì)議簡介

前面提到，會(huì)議紀(jì)要的接收人員包括參會(huì)人員、目標(biāo)任務(wù)責(zé)任人以及支持部門、領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)相關(guān)但沒能來參會(huì)的人員。

他們查看會(huì)議紀(jì)要的場景除了剛開完會(huì)議時(shí)，還包括后續(xù)出現(xiàn)問題時(shí)，需要翻看之前的記錄。

基于查看會(huì)議紀(jì)要的對(duì)象和場景，可以知道查看會(huì)議紀(jì)要的人未必去參會(huì)了，他可能并不清楚事情的背景以及開展情況；或者如果是過了一段時(shí)間翻看會(huì)議紀(jì)要的，可能也已經(jīng)記不清楚背景以及當(dāng)時(shí)的情況了。

因此，需要針對(duì)會(huì)議內(nèi)容做個(gè)簡要介紹，說明記錄一下會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等，讓相關(guān)人員能夠知道會(huì)議開展的背景和開展的情況，知道在什么時(shí)候，發(fā)生了什么事情，都有哪些人員參與。

如果是事后出現(xiàn)問題需要追溯時(shí)，會(huì)議簡介也可以幫助回憶當(dāng)時(shí)的情況。

會(huì)議時(shí)間的記錄格式可以為，XX年XX月XX日 XX點(diǎn)~XX點(diǎn)；例如2020年7月31日 13：00~14：00。記錄發(fā)生的具體的日期，以及一個(gè)大致的時(shí)間區(qū)間即可。

參會(huì)人員可以先介紹外部團(tuán)隊(duì)人員，再介紹內(nèi)部團(tuán)隊(duì)人員，最后再加上自己。有必要的話，可以在團(tuán)隊(duì)順序中再按照職級(jí)順序去介紹，讓他人感受到被重視。

會(huì)議內(nèi)容中可以簡要介紹會(huì)議溝通的背景，會(huì)議溝通的事項(xiàng)。讓沒有來參與會(huì)議的人員、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等能夠理解事情的來龍去脈。知道是基于什么背景發(fā)生了什么事情。

04?結(jié)構(gòu)化思維：結(jié)論先行，展開闡述

1. 什么是結(jié)構(gòu)化思維？

結(jié)構(gòu)化思維是指從多個(gè)角度全面而清晰的去思考、去梳理事物的一種思維方式。

先說整體結(jié)論，再依次展開論述，給出論據(jù)說明前面得出來的結(jié)論。

使用結(jié)構(gòu)化思維去進(jìn)行思考和表達(dá)時(shí)：結(jié)論先行，再去展開闡述，先突出重點(diǎn)，能夠讓對(duì)方更加輕松地理解我們想表達(dá)的觀點(diǎn)，

而不是接收信息者先聽一堆論據(jù)，還要自行去做信息歸納整理，才知道我們到底想表達(dá)什么；

在具體闡述時(shí)，將零碎的點(diǎn)進(jìn)行組織歸類后，信息變得更加有規(guī)律和有邏輯，能夠提高我們的思考和理解效率，從而更加高效地推進(jìn)和解決問題。

2. 會(huì)議紀(jì)要中的結(jié)構(gòu)化思維

（1）會(huì)議結(jié)論

針對(duì)會(huì)議討論的整體情況，先說總體的結(jié)論。

這樣能夠降低閱讀者的難度，讓他人最快速地掌握本次會(huì)議紀(jì)要的核心思想；再依次展開論述，給出論據(jù)說明前面得出來的結(jié)論，讓想要進(jìn)一步了解詳情的人員，可以再往下看。

如果會(huì)議中達(dá)成的結(jié)論較多且涉及不同類型，可以再做一下分類，比如按照不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的會(huì)議結(jié)論進(jìn)行分類，例如運(yùn)營側(cè)的相關(guān)會(huì)議結(jié)論、產(chǎn)品側(cè)的相關(guān)會(huì)議結(jié)論。這樣查看的人員可以根據(jù)自己的目的去查看其相關(guān)的內(nèi)容。

另外，會(huì)議結(jié)論是需要同步給相關(guān)人員的，如果有必要的話，可以艾特到具體人員。

舉例：會(huì)議結(jié)論：

1）合同管理業(yè)務(wù)的定位：

合同信息的集中管理和規(guī)范化管理，包括銷售合同和采購合同；

其中銷售合同需要記錄合同信息及合同相關(guān)的開票、收款、收入確認(rèn)信息。

2）財(cái)務(wù)工作臺(tái)、前臺(tái)產(chǎn)品、商務(wù)系統(tǒng)三者之間的協(xié)作關(guān)系

客戶經(jīng)理成單后，于財(cái)務(wù)工作臺(tái)和商務(wù)系統(tǒng)分別錄入合同與訂單（合同與訂單之間的關(guān)系、訂單收款信息、開票信息，由財(cái)務(wù)工作臺(tái)提供能力，能夠?qū)⒑贤c訂單進(jìn)行關(guān)聯(lián)記錄，和便捷的進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄）；

商務(wù)系統(tǒng)定期完成費(fèi)用計(jì)算與賬單結(jié)算（通過前臺(tái)產(chǎn)品提供的操作平臺(tái)，由用戶確認(rèn)結(jié)算；財(cái)務(wù)工作臺(tái)提供能力，能夠?qū)⒂?jì)費(fèi)數(shù)據(jù)與結(jié)算數(shù)據(jù)在財(cái)務(wù)工作臺(tái)中進(jìn)行便捷記錄）

05?閉環(huán)思維：有始有終，推動(dòng)問題解決

1. 什么是閉環(huán)思維？

閉環(huán)思維是指我們?cè)谧鲆患虑闀r(shí)，要做到有始有終。不是僅僅把事情做了，而是要保證事情做了以后，是能夠解決問題，或者有相應(yīng)的見效或進(jìn)展的。

貫徹閉環(huán)思維，即當(dāng)我們?cè)谧鲆患聲r(shí)，不僅是把當(dāng)下的事情做完了，還要對(duì)結(jié)果有促進(jìn)作用，形成一個(gè)良性循環(huán)，從而離目標(biāo)越來越近。

2. 會(huì)議紀(jì)要中的閉環(huán)思維

發(fā)起會(huì)議是有會(huì)議目的的，是要把事情做推進(jìn)落地的。

那么在會(huì)議過程中，如果有提出一些待確認(rèn)的問題，或者待執(zhí)行的事項(xiàng)，就需要跟進(jìn)并且去落實(shí)。

（1）會(huì)議目標(biāo)

會(huì)議開展過程中，達(dá)成了某些結(jié)論，也會(huì)達(dá)成一些接下來還要做哪些事情的共識(shí)，包括待確認(rèn)的問題或者完成的事項(xiàng)。

會(huì)議目標(biāo)中的這些任務(wù)，需要明確責(zé)任人跟進(jìn)和預(yù)期完成時(shí)間。

明確責(zé)任人是要把事情分配給到某個(gè)人，有人跟進(jìn)，事情才能往下推，不然就沒人管了。

明確預(yù)期時(shí)間也是同樣的，時(shí)間點(diǎn)如果不明確，那么就沒有概念說這個(gè)事情要什么時(shí)候完成，

可能就會(huì)一拖再拖，從此擱淺，那么這個(gè)待辦也是沒有意義的了。

另外，在給出待辦事項(xiàng)時(shí)，同樣要記得分類。讓看的人可以明確分別有哪些類型的待辦，

比如待確認(rèn)的問題，和待執(zhí)行的事項(xiàng)；或者可以按事項(xiàng)的類型分類，比如開發(fā)環(huán)節(jié)需要關(guān)注的，比如業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要關(guān)注的。

舉例：待辦事項(xiàng)：

1）請(qǐng)@市場同學(xué) 關(guān)注并及時(shí)確認(rèn)，請(qǐng)于本周五完成反饋：

關(guān)于贈(zèng)送給用戶的流量金額，在給用戶進(jìn)行直充時(shí)，需要審核后方可生效。直充訂單需流轉(zhuǎn)由誰完成審核？

2）待與@項(xiàng)目組 進(jìn)一步溝通達(dá)成共識(shí)，下周三會(huì)議討論：

計(jì)費(fèi)結(jié)算相關(guān)

• 預(yù)付費(fèi)業(yè)務(wù)是否流轉(zhuǎn)至計(jì)費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用計(jì)算；
• 明確履約、授權(quán)、計(jì)費(fèi)系統(tǒng)的定位問題

賬戶充值相關(guān)

• 直充審核是否需要使用工作流模式；
• 賬戶體系中，關(guān)于贈(zèng)送金額部分的形式是什么（優(yōu)惠賬戶？紅包？或其他）

小結(jié)

會(huì)議紀(jì)要是我們?nèi)粘９ぷ鏖_展過程中，很常見的需要撰寫并與他人協(xié)作的內(nèi)容之一。

用產(chǎn)品思維，做自己手頭的每一件工作，從小事著手，能夠幫助我們潛移默化地去培養(yǎng)自己的做事習(xí)慣和提升自己的思維方式。

讓我們從這一封封看起來不起眼的會(huì)議紀(jì)要開始吧~

作者：產(chǎn)品BBQ；公眾號(hào)：產(chǎn)品BBQ，歡迎溝通交流～

本文由 @產(chǎn)品BBQ 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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