作者從項目實踐出發(fā)，簡單講述了電子發(fā)票系統(tǒng)的建設步驟和方式，希望通過此文能夠加深你對電子發(fā)票系統(tǒng)的認識。

餐館就餐、網上購物、外出旅行都是電子發(fā)票了，看來這兩年電子發(fā)票真快普及了。那么，企業(yè)的電子發(fā)票系統(tǒng)都是如何建設的呢？

大多資料都是介紹在什么場景下，推薦采用什么樣的建設方案。但是，很少去講怎么搞能降低企業(yè)的使用成本？

怎么搞更讓企業(yè)使用起來更順手？今天，我以搞過的一個電子發(fā)票開票系統(tǒng)為例，說一下是如何降低企業(yè)電子發(fā)票系統(tǒng)使用成本，提升使用體驗的。

01 電子發(fā)票涉及的關鍵系統(tǒng)

在紙質發(fā)票年代，若想開票要么是ERP等業(yè)務系統(tǒng)直接對接稅控開票系統(tǒng)，要么是人工到稅控開票系統(tǒng)錄入信息開票。開票后把紙質發(fā)票交付給客戶。

簡單來說，開電子發(fā)票就多了開票信息生成電子發(fā)票文件、加蓋電子簽章、電子發(fā)票存儲、電子發(fā)票推送的過程。

因此，與紙質發(fā)票相比，就多了一個電子發(fā)票服務平臺。這個平臺一端連著稅控開票系統(tǒng)，以便把每筆電子發(fā)票信息第一時間傳到稅控系統(tǒng)；一端連著企業(yè)ERP或其他產生發(fā)票數據的業(yè)務系統(tǒng)。若業(yè)務量小，也可以手工到電子發(fā)票服務平臺錄入開票信息。因此他們三者的邏輯關系如下圖。

這里還需要說明三點。

一是、為了簡單明了的說明電子發(fā)票涉及哪些系統(tǒng)，上圖略去了每個系統(tǒng)的部署方式。

二是、電子發(fā)票服務平臺，都是需要稅務部門認證的服務商提供，要么怎么和稅控開票系統(tǒng)交互數據呢，怎么能隨意在電子發(fā)票文件上加蓋企業(yè)的電子簽章呢。

三是、有些企業(yè)外購的ERP或業(yè)務系統(tǒng)，已具備電子發(fā)票服務資質，比如用友、金蝶的ERP，相當于業(yè)務系統(tǒng)與電子發(fā)票服務平臺是一體的，這種情況下，業(yè)務系統(tǒng)直接對接稅控開票系統(tǒng)。有些企業(yè)自研的業(yè)務系統(tǒng)或購買的業(yè)務系統(tǒng)，沒有電子發(fā)票開票資質，就需要與具有電子發(fā)票資質的系統(tǒng)對接，比如與航信、百旺對接。航信、百旺的系統(tǒng)，再與稅控開票系統(tǒng)對接，他們的對接是非常簡單的，甚至企業(yè)是無感的。

02 常用開票方式及關鍵步驟

先給大家說一下常用的電子開票方式，然后在說一下如何節(jié)省成本，如何用著更舒服。

在開發(fā)票前，需要先把開票信息提供給電子發(fā)票服務平臺。在哪里提供呢？

超市購物、餐廳就餐、景區(qū)停車，一般可以掃描小票上的二維碼提交開票信息。

電商購物，一般可以在提交訂單時附帶發(fā)票信息，或訂單完成后基于訂單單獨提交開票信息。

還有些線下服務商，讓在他們的公眾號里，選擇訂單后提交發(fā)票信息。

對于這些發(fā)票信息的提交，我們可以理解為是在業(yè)務系統(tǒng)提交的，然后由業(yè)務系統(tǒng)提交給電子發(fā)票服務平臺。

很多時候，用戶提交開票數據后，并不能夠立刻拿到電子發(fā)票文件。

這地方就是花錢多少的一個重要點。

若想與電子發(fā)票平臺直連“秒開”發(fā)票，這種對接方式，用戶立等取票，也不用增加任何人工成本，缺點就是貴。

用戶不能直接拿到發(fā)票，一般是沒有與電子發(fā)票服務平臺直連，需要人工按一定格式把開票數據導進去。這種方式一是慢，二是還需要人工去干這個事兒，優(yōu)點是比直連的便宜的多。

電子發(fā)票開具后，一般會告訴用戶一下，電子發(fā)票開好了，可以拿到電子發(fā)票文件了。

怎么告訴用戶呢？一般由電子發(fā)票服務平臺短信通知用戶，或由其發(fā)郵件給用戶。企業(yè)稍作二次開發(fā)，也可以把開好的發(fā)票文件掛到自己業(yè)務系統(tǒng)的訂單下，供用戶備查或二次收票。讓客人通過短信接收電子發(fā)票時，短信中會帶有發(fā)票鏈接，同時會帶有電子發(fā)票服務商的名稱。

這里有兩個細節(jié)需要交代清楚，一是讓用戶通過短信接收發(fā)票文件，需要把用戶的手機號提供給電子發(fā)票服務平臺；二是發(fā)送的短信中默認帶有電子發(fā)票服務商的公司名稱，這讓用戶收到短信后會很詫異，這是哪里開的票？

若想去掉短信中電子發(fā)票服務商名稱，可以，但需要定制短信，這涉及到多花錢。大概原來發(fā)三條短信的錢，現在只能發(fā)一條。通過郵件接收電子發(fā)票，也會存在電子發(fā)票服務商品牌露出的問題，若想定制，可能也要單獨付出成本。

上述就是常用的電子開票方式及關鍵步驟。這里面對于企業(yè)來講，有如下幾個問題，考慮考慮是否可以降低成本或提升體驗？

把每一單用戶的手機號都提供給電子發(fā)票服務商，你是否樂意？

不讓電子發(fā)票服務平臺給用戶發(fā)短信，能否自己發(fā)？這樣也能避免電子發(fā)票服務商的品牌露出。

人工導入方式便宜，但需要耗人工，且用戶拿到發(fā)票的時間長，有沒有其他的便捷方式？

除稅控系統(tǒng)外，企業(yè)能否自己構建一個電子發(fā)票后臺，方便按訂單查詢開票情況？

03 降低成本提升體驗的方式

本部分文字不多，但是是本文的重頭戲。

電子發(fā)票服務平臺，有專門的接口獲取發(fā)票文件的地址。建議企業(yè)獲取電子發(fā)票文件后，在把發(fā)票文件掛到自己系統(tǒng)訂單下面的同時，通過自己的消息系統(tǒng)給用戶發(fā)送短信、郵件，告訴用戶發(fā)票已經開好。這樣，短信模板、郵件模板可以自由定制，且短信成本低。更不用擔心泄露用戶手機號的事兒。

既然能夠獲取發(fā)票文件的地址，業(yè)務系統(tǒng)是自己的，自己搞一個電子發(fā)票后臺，提供發(fā)票查詢，甚至提供申請開票功能也不是什么難事兒。按照自己想法做的東西，肯定比稅控后臺用著順手。

至于人工導入方式，要不想多花錢還想解決。請多想想，看看自己能否搞一個自動申請開票的工具，這樣把開票及時性的問題也一并解決的。

04 結束語

對于電子發(fā)票的接入方式，接入過程，電子發(fā)票服務商及網上都有資料，本文沒有提供。

本文主要是講站在企業(yè)角度，如何降低電子發(fā)票的開票成本，并且提升自己的使用體驗，用著更順手。如有問題，歡迎交流。