筆者在文中講述了身處大規(guī)模團(tuán)隊(duì)之中，如何利用流程和工具減少溝通成本。

上兩篇中，我們探討了大規(guī)模團(tuán)隊(duì)中可能會(huì)出現(xiàn)的溝通問題，以及可采用的溝通模式。

本文將給大家分享：我們團(tuán)隊(duì)為減少溝通成本而采用的一些流程工具，希望能給大家?guī)硪恍椭?/p>

一、流程的定義

流程的定義和執(zhí)行，主要是為了能夠保證輸出結(jié)果穩(wěn)定，每一個(gè)環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)明確，自動(dòng)按照預(yù)定的工作路線進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

在溝通層面上的解釋是：為了明確分割好每個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和職責(zé)，減少或避免持續(xù)與其他人員溝通的工作。因?yàn)檩敵龅膬?nèi)容和約定的工作都是固定的，只需要按照約定的流程做好要做的事情并轉(zhuǎn)交到下一個(gè)環(huán)節(jié)。

云計(jì)算是個(gè)龐大的平臺(tái)型系統(tǒng)，如果沒有一定的流程進(jìn)行約束和分工，在重復(fù)的工作中就會(huì)承擔(dān)巨大的溝通成本甚至于出現(xiàn)各種問題。

項(xiàng)目管理上，我們有一個(gè)總體的流程：以半年為一個(gè)完整的里程碑周期，而里程碑周期中又會(huì)有以月為周期的迭代，這樣滾動(dòng)式開發(fā)流程前進(jìn)。

除了這個(gè)總體流程，我們還有其他各種小的流程來進(jìn)行補(bǔ)充，針對各種不同的重要事件進(jìn)行流程規(guī)范：

上線流程

環(huán)境部署流程

故障恢復(fù)流程

二、定期會(huì)議和報(bào)告

網(wǎng)易PMO針對會(huì)議和報(bào)告成本過高的現(xiàn)狀，有過一次討論：大團(tuán)隊(duì)下是否有必要開周會(huì)和提交周報(bào)？如果要開，如何才能開好周會(huì)、利用好周報(bào)？

最終都沒有一個(gè)很明確的定論，但是有那么幾點(diǎn)是可以肯定的：

• 在團(tuán)隊(duì)還未達(dá)到理想的溝通狀態(tài)之前， 為了能夠同步信息，傳達(dá)精神，互相學(xué)習(xí)、借鑒甚至于解決全局性問題，周會(huì)還是有必要的。
• 周會(huì)不是討論過多細(xì)節(jié)性問題的地方， 需要在會(huì)議前做好充分的準(zhǔn)備；同時(shí)，控制好周會(huì)節(jié)奏，提高周會(huì)的效率。
• 周報(bào)也還是有必要的，但周報(bào)不能只是單純的記錄，需要精煉易懂，突出重點(diǎn)，起到效果。

云計(jì)算根據(jù)目前團(tuán)隊(duì)的狀況，也制定了一系列的定期會(huì)議和報(bào)告制度，特別是在跨組織的背景下，是有效同步整體信息和傳達(dá)精神、規(guī)劃的途徑之一。

圍繞云計(jì)算的整體的項(xiàng)目管理流程，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都會(huì)有相應(yīng)的會(huì)議：

• 里程碑計(jì)劃會(huì)（各模塊組，半年一次）
• 里程碑評審會(huì)（各模塊組和相關(guān)評審人，半年一次）
• 迭代計(jì)劃會(huì)（各模塊組，一月一次）
• 迭代發(fā)布會(huì)（云計(jì)算模塊負(fù)責(zé)人，一月一次）
• 迭代總結(jié)會(huì)（各模塊組，一月一次）
• 周會(huì)（云計(jì)算模塊負(fù)責(zé)人，一周一次）

伴隨著這些會(huì)議，也同樣會(huì)有報(bào)告輸出：

• 里程碑報(bào)告（模塊負(fù)責(zé)人，半年一次）
• 周報(bào)（模塊負(fù)責(zé)人提交各自模塊的周報(bào)，項(xiàng)目經(jīng)理匯總總結(jié)，一周一次）
• 月報(bào)（項(xiàng)目經(jīng)理，一月一次）

這些是云計(jì)算整體會(huì)議和報(bào)告制度，每個(gè)模塊組的內(nèi)部也會(huì)根據(jù)不同的情況和要求，會(huì)對模塊組成員要求定期的日站會(huì)，周會(huì)，日報(bào)，周報(bào)等不同形式的會(huì)議和報(bào)告。

三、工具

任何的流程制度都是人為的約束，團(tuán)隊(duì)大了約束起來就會(huì)更加困難。

管理者的目的并不是為了約束并展示權(quán)威，而是希望大家的每日工作能夠切實(shí)地按照所定流程制度執(zhí)行到位，讓工作順暢起來，效率提升起來。而另一方面，流程和制度本身就是為了要讓重復(fù)性的工作輸出更加穩(wěn)定。但是人不是機(jī)器，天生地會(huì)對重復(fù)性勞動(dòng)逐漸會(huì)失去興趣且容易犯錯(cuò)。

那么，有效的工具對我們來說就是提高重復(fù)工作的效率、減少重復(fù)工作出錯(cuò)， 甚至在出錯(cuò)之后能夠得到提醒和糾正的必不可少的手段之一。

網(wǎng)易云計(jì)算中就使用了不少的工具，在大規(guī)模團(tuán)隊(duì)下，幫助和減少了溝通的成本。

1. JIRA

這是一個(gè)任務(wù)管理和Bug跟蹤的工具，但任何一個(gè)管理工具的使用必定需要帶上項(xiàng)目本身的管理理念于其中，才能充分發(fā)揮工具本身的價(jià)值。

云計(jì)算從里程碑任務(wù)開始，到迭代計(jì)劃任務(wù)，到每個(gè)人的日常任務(wù)層層分解全部都會(huì)記錄在JIRA系統(tǒng)中，且都有明確的交付定義和責(zé)任人。

除了任務(wù)本身，還有bug的跟蹤，改進(jìn)意見的記錄，甚至是風(fēng)險(xiǎn)的跟蹤都會(huì)完全通過JIRA進(jìn)行管理，這也是對團(tuán)隊(duì)工作進(jìn)行量化的一個(gè)前提，數(shù)據(jù)積累的重要過程。

2. POPO、易信和郵件

通訊工具自然是必不可少，但不同響應(yīng)級別的通訊工具都需要具備，這樣才能夠在有需要的時(shí)候聯(lián)系到正確的人。

但無論怎么搭配和混合使用，郵件始終還是最為官方且正式的通訊方式，作為郵件的重要性始終還是無法替代，通常都會(huì)發(fā)送郵件并且配合使用POPO、易信，或者是口頭和電話。

3. 持續(xù)集成和其他自動(dòng)化工具

這是一個(gè)開發(fā)測試集成的工具，從另一個(gè)角度講可以減少和避免因?yàn)闇贤ú粫扯鴮?dǎo)致的問題出現(xiàn)，在問題最早的時(shí)候就發(fā)現(xiàn)并解決他，減少溝通成本。

如果說，流程是減少了人與人合作之間的不必要溝通；那么，自動(dòng)化工具卻可以減少人與人合作之間的流程，徹底解決在合作過程中因?yàn)樾畔⒉灰恢露鴮?dǎo)致的錯(cuò)誤發(fā)生。

而針對持續(xù)集成和自動(dòng)化工具還是一塊很大的內(nèi)容，此時(shí)我還是暫且按下不表。

有了流程制度以及相關(guān)工具，溝通是不是順暢無阻了呢？

在我們制定流程或采納工具的時(shí)候，都有一個(gè)假設(shè)：團(tuán)隊(duì)成員都會(huì)準(zhǔn)確嚴(yán)格執(zhí)行，可我們面對的不是機(jī)器而是活生生的人。

我們還能做些什么？

這個(gè)問題我們會(huì)在以后進(jìn)行詳細(xì)講解。

作者：鐘欣，微信公眾號：NetEasePM，網(wǎng)易杭研項(xiàng)目管理部資深項(xiàng)目經(jīng)理。

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